È il documento ufficiale redatto al termine della riunione dell’assemblea o dell’organo competente in cui si registra la deliberazione con cui i soci approvano il regolamento interno della cooperativa. Nel verbale vengono riportati data, luogo, partecipanti, il contenuto essenziale della decisione e l’esito della votazione; viene sottoscritto dagli organi preposti e costituisce prova formale dell’avvenuta approvazione, utile per la trasparenza interna, per adempiere agli obblighi statutari e per eventuali rilevanze amministrative o legali.
Come scrivere un Verbale approvazione regolamento interno cooperativa
Nel verbale di approvazione del regolamento interno di una cooperativa occorre riportare con chiarezza e precisione tutte le informazioni necessarie a ricostruire la legittimità della convocazione, lo svolgimento della seduta, la decisione adottata e gli adempimenti successivi: innanzitutto deve comparire l’identificazione completa della cooperativa (denominazione sociale, forma giuridica, sede legale e, se rilevante, numero di iscrizione al Registro delle Imprese o altro registro pubblico) e l’indicazione del tipo di riunione che si tiene, specificando se si tratta di assemblea ordinaria o straordinaria dei soci o di una riunione del consiglio di amministrazione, nonché la data, l’ora e il luogo esatto della convocazione. Devono essere descritti i soggetti presenti e le rispettive qualità (presidente dell’assemblea o del consiglio, segretario verbalizzante, componenti del consiglio, sindaci o sindaco unico, amministratori, eventuali delegati o rappresentanti tramite procura), con riferimento anche alle eventuali deleghe o procure presentate e alla modalità di loro verifica, perché la composizione della presenza è fondamentale per dimostrare il raggiungimento del quorum richiesto dallo statuto e dalla normativa applicabile. Il verbale deve ricordare come e quando è stata effettuata la convocazione, citando il mezzo usato (lettera raccomandata, PEC, avviso pubblicato, ecc.) e la data di invio, e deve indicare l’ordine del giorno così come formulato nella comunicazione ai soci o agli amministratori, evidenziando che l’approvazione del regolamento interno era tra i punti sottoposti a deliberazione.
È importante dare conto del contenuto del regolamento sottoposto all’approvazione, allegando al verbale copia integrale del testo approvato o indicando esplicitamente che il regolamento è stato letto, distribuito e messo a disposizione dei partecipanti in aula; il verbale deve poi riportare in modo sintetico ma fedele gli interventi rilevanti emersi durante la discussione, le osservazioni principali e le eventuali proposte di modifica presentate, incluse le eventuali valutazioni di carattere giuridico o tecnico rese da consulenti o dagli organi sociali, e annotare se sono state sollevate situazioni di conflitto di interessi da parte di alcuni intervenuti. Per la validità della delibera è cruciale che il verbale espliciti il riferimento alle norme statutarie e alle eventuali disposizioni di legge applicabili che disciplinano le maggioranze e i quorum necessari; dovrà quindi essere indicato se tali requisiti sono stati verificati e in che misura sono stati raggiunti, con la precisazione delle percentuali o dei numeri richiesti e di quelli effettivamente presenti.
La parte del verbale relativa all’esito della votazione deve contenere la descrizione della procedura di voto adottata (voto palese, scrutinio segreto, votazione per alzata di mano, voto elettronico, ecc.), e la quantificazione netta dei voti favorevoli, contrari e di astensione, con l’indicazione di eventuali schede o documenti di voto conservati come allegati; se sono state approvate modifiche al testo originario, il verbale deve riportare la formulazione finale del regolamento approvato o allegare la versione definitiva, e dichiarare in modo inequivocabile la delibera adottata con la formula che ne sancisce l’approvazione. Deve altresì essere precisata la data di efficacia del regolamento, ossia se la norma entra in vigore immediatamente, dopo un termine stabilito o subordinata a un adempimento formale, e devono risultare le eventuali deleghe conferite a organi o soggetti specifici per l’esecuzione delle attività necessarie all’attuazione del regolamento (ad esempio l’incarico al consiglio di amministrazione o all’amministratore delegato per predisporre gli atti esecutivi o per il deposito).
Il verbale deve anche indicare gli adempimenti amministrativi successivi ritenuti necessari, specificando chi è incaricato del deposito, della comunicazione o della registrazione del regolamento, con riferimento alla tenuta del libro dei verbali e alla conservazione documentale: va annotato il luogo, il metodo e il termine entro cui il verbale e gli allegati saranno conservati, oltre all’obbligo, se previsto dallo statuto o dalla legge, di depositare copia del regolamento o della delibera presso il Registro delle Imprese, l’Albo delle cooperative o altro ente competente. Infine il documento deve terminare con la sottoscrizione del presidente della seduta e del segretario verbalizzante, con l’indicazione dell’eventuale approvazione del verbale della seduta stessa in calce o in seduta successiva, e con la menzione degli allegati che costituiscono parte integrante del verbale (testo del regolamento, liste di presenza, procure, documenti tecnici o pareri ottenuti), in modo che il fascicolo contenga tutta la documentazione necessaria a ricostruire a fini probatori la regolarità formale e sostanziale dell’adozione del regolamento interno.
Fac simile Verbale approvazione regolamento interno cooperativa
VERBALE N. ______________
Verbale dell’Assemblea dei Soci della Cooperativa ______________
sede legale: ______________
In data ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale in ______________, si è riunita l’Assemblea dei soci della Cooperativa ______________, regolarmente convocata ai sensi dello Statuto.
Sono presenti:
– Presidente dell’Assemblea: Sig./Sig.ra ______________
– Verbalizzante/Segretario: Sig./Sig.ra ______________
– Soci presenti in proprio: ______________ (elenco nominativi o numero)
– Soci rappresentati per delega: ______________ (indicare deleganti e delegati o numero)
– Totale soci presenti e rappresentati: ______________
– Capitale sociale rappresentato: ______________
Preso atto che la convocazione è stata effettuata in conformità a quanto previsto dallo Statuto (art. ______________) e che risulta valido il numero degli intervenuti ai fini della costituzione dell’Assemblea, il Presidente dichiara aperta la seduta e illustra l’ordine del giorno.
Ordine del giorno:
1) Approvazione del Regolamento Interno della Cooperativa ______________;
2) Varie ed eventuali.
Il Presidente procede con l’illustrazione del testo del Regolamento Interno, allegato al presente verbale quale Allegato A, illustrandone finalità, contenuti e modalità di applicazione. Segue discussione tra i soci, con gli interventi di: ______________ (indicare nominativi e sintesi degli interventi, se necessari).
Terminata la discussione si passa alla votazione della proposta di deliberazione:
Proposta di deliberazione:
“L’Assemblea dei soci della Cooperativa ______________ delibera di approvare, con effetto a decorrere dal ______________, il testo del Regolamento Interno, così come presentato e allegato al presente verbale (Allegato A), e conferisce al Consiglio di Amministrazione ogni mandato necessario per l’attuazione, la comunicazione e la pubblicazione del medesimo.”
Esito della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Essendo raggiunta la maggioranza richiesta dallo Statuto (art. ______________) l’Assemblea delibera all’unanimità / con la maggioranza sopra indicata di approvare il Regolamento Interno secondo la proposta formulata.
L’Assemblea inoltre determina che:
– il testo del Regolamento Interno venga allegato al Libro delle Delibere dell’Assemblea con numero di registro ______________;
– il Regolamento Interno entri in vigore a decorrere dal ______________;
– il Consiglio di Amministrazione provveda alle comunicazioni previste dalla normativa vigente e dallo Statuto, nonché alla pubblicazione sul sito sociale (se previsto) e alla diffusione ai soci, entro il termine di ______________ giorni dalla data odierna.
Null’altro essendovi da discutere, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________
Il Presidente dell’Assemblea
______________________
Il Verbalizzante / Segretario
______________________
Firma del Presidente del Consiglio di Amministrazione (se diverso)
______________________
Allegati:
– Allegato A: Testo del Regolamento Interno approvato ______________
– Eventuali altri allegati: ______________