È il documento ufficiale redatto al termine dell’assemblea dei soci che certifica l’approvazione del bilancio d’esercizio della cooperativa; in forma chiara e sintetica attesta quando e dove si è svolta l’assemblea, chi vi ha partecipato, l’esito della discussione e della votazione nonché le decisioni sulla destinazione dell’utile o sulla copertura delle perdite. Sottoscritto dal presidente e dal verbalizzante o segretario, assume valore probatorio negli atti sociali ed è necessario per il deposito del bilancio al Registro delle Imprese e per gli adempimenti fiscali e di controllo.
Come scrivere un Verbale approvazione bilancio cooperativa
Nel redigere il verbale dell’assemblea che approva il bilancio di una cooperativa è indispensabile riportare in modo chiaro, completo e verificabile tutte le informazioni che consentano di ricostruire l’ordinamento, lo svolgimento e l’esito della seduta nonché le decisioni assunte. Occorre quindi identificare senza ambiguità la società interessata, indicando la ragione sociale nella sua forma completa, la sede legale e, se pertinente, il numero di iscrizione al registro delle imprese o altro archivio ufficiale; vanno specificati con precisione il giorno, la data, l’ora di inizio e di chiusura dell’assemblea e la sede reale della riunione, nonché l’eventuale svolgimento in modalità telematica o mista, con indicazione degli strumenti utilizzati per garantire partecipazione, riconoscimento e voto. Devono essere annotate le modalità di convocazione dell’assemblea, con richiamo alla lettera di convocazione o all’avviso pubblicato, la data di invio e i soggetti ai quali è stato rivolto, in modo da comprovare la regolarità formale della convocazione.
Il verbale deve poi descrivere la composizione dell’assemblea: la presenza fisica o per delega dei soci, con l’indicazione, ove necessario ai fini del calcolo delle maggioranze, della quota di capitale o del numero di quote rappresentate da ciascuno o complessivamente dai presenti; è opportuno far figurare l’elenco dei partecipanti o, se troppo lungo, allegare l’elenco presenze e le eventuali deleghe, con la precisazione delle modalità con cui sono state verificate. Vanno inoltre riportati i nomi delle persone che hanno assunto le cariche assembleari, in primo luogo il presidente dell’assemblea e il segretario verbalizzante, o, se diverso, il notaio rogante, con la dichiarazione che sono state effettuate le verifiche inerenti alla loro legittimazione e alla loro nomina ai fini della regolarità della verbalizzazione.
La parte centrale del verbale deve descrivere dettagliatamente gli argomenti posti all’ordine del giorno e la documentazione esaminata: il progetto di bilancio (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa), la relazione sulla gestione del consiglio di amministrazione, il parere del collegio sindacale o la relazione sindacale, la relazione della società di revisione quando prevista, nonché ogni altro documento contabile o informativo messo a disposizione dei soci in vista dell’assemblea. È necessario indicare se tali documenti sono stati depositati o resi disponibili nei termini previsti dallo statuto e dalla normativa, e se sono stati letti o sintetizzati in sede assembleare; quando opportuno, il verbale dovrebbe ripercorrere i punti salienti emersi dalla relazione sulla gestione o dall’istruttoria degli amministratori, evidenziando, con parole non ambigue, gli elementi di rilievo economico e patrimoniale che hanno costituito oggetto di discussione. Se sono stati espressi rilievi dal collegio sindacale o dalla società di revisione, il contenuto essenziale di tali rilievi dovrà trovare riscontro integrale o sintetizzato nel testo del verbale, così come eventuali repliche o chiarimenti forniti dagli amministratori.
Nella parte relativa alle deliberazioni occorre riportare in modo analitico la proposta formulata dal consiglio di amministrazione inerente all’approvazione del bilancio e alla destinazione dell’utile o alla copertura delle perdite, includendo la formulazione testuale della delibera adottata. Devono essere registrate le modalità di votazione adottate, specificando se il voto è avvenuto per alzata di mano, per appello nominale, per scrutinio segreto o con strumenti elettronici, e deve risultare il computo dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni; se la cooperativa utilizza un sistema di voto ponderato in ragione delle quote sociali o di categorie, questo principio e i relativi numeri o percentuali devono essere chiaramente riportati per rendere verificabile la legittimità dell’esito. Qualora siano state espresse posizioni dissenzienti o voti contrari di rilievo, il verbale dovrebbe contenere le dichiarazioni di voto o, se richiesto, il riferimento alla richiesta dei soci dissenzienti a che la loro protesta sia verbalizzata, nonché eventuali sottoscrizioni o dichiarazioni presentate. Se l’assemblea ha altresì deliberato la concessione di liberatoria o la revoca del mandato agli amministratori, la liquidazione delle responsabilità, la nomina o la conferma del collegio sindacale o della società di revisione, o altre decisioni accessorie connesse all’approvazione del bilancio, tali atti e i relativi esiti di votazione devono essere descritti con la stessa chiarezza e completezza.
È importante che nel verbale siano menzionati i documenti allegati che fanno parte integrante della verbalizzazione: copia del bilancio approvato, rapporto sulla gestione, relazione del collegio sindacale e della società di revisione, elenco presenze e deleghe, eventuali dichiarazioni scritte presentate da soci o organi sociali, nonché ogni atto che la società ritenga opportuno allegare per giustificare la decisione. Vanno inoltre annotate le eventuali limitazioni o condizionamenti posti all’approvazione, eventuali riserve interpretative sollevate in assemblea e le istruzioni per l’espletamento di adempimenti successivi, come la pubblicazione, il deposito presso il Registro delle Imprese, l’iscrizione di modifiche statutarie o l’esecuzione della destinazione dell’utile.
Infine il verbale deve recare la sottoscrizione delle persone autorizzate: normalmente quella del presidente dell’assemblea e del segretario, con indicazione della data e del luogo della sottoscrizione; se il verbale è redatto da notaio, il riferimento al repertorio e la firma notarile sostituiscono la sottoscrizione assembleare. È utile specificare dove verrà conservato l’originale del verbale e le modalità di accesso da parte dei soci, nonché eventuali scadenze previste per l’adempimento delle formalità successive all’approvazione. Tutte queste informazioni, riportate con precisione e coerenza, sono necessarie non solo per la corretta tenuta della documentazione societaria ma anche per garantire la trasparenza e la tracciabilità delle decisioni rispetto agli obblighi statutari e a quelli previsti dalla normativa applicabile.
Fac simile Verbale approvazione bilancio cooperativa
VERBALE DI ASSEMBLEA ORDINARIA PER L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________ alle ore ______________, in ______________ (Comune), presso la sede sociale della Cooperativa ____________ ______________, in ______________ (indirizzo), si è riunita in prima/seconda convocazione (barrare la voce corretta) l’Assemblea dei soci della Cooperativa ______________, codice fiscale/partita IVA ______________, iscritta al Registro delle Imprese di ______________ al n. ______________, ai sensi dello statuto sociale.
Presiede l’Assemblea il Sig./la Sig.ra ______________, nella sua qualità di Presidente del Consiglio di Amministrazione, il quale nomina a verbale il/la Sig./Sig.ra ______________ quale segretario/a verbalizzante.
Sono presenti personalmente/mandatari (specificare) i soci di seguito elencati e risultanti dall’apposito registro delle presenze:
– ______________ (Nome e cognome / Numero quote)
– ______________
– ______________
(Totale presenti/soci rappresentati: ______________; Totale quote/voti presenti: ______________ su ______________ totali)
Constatata e dichiarata la regolarità della convocazione e la validità dell’Assemblea ai fini delle deliberazioni, il Presidente passa alla trattazione del seguente ordine del giorno:
1) Approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al ______________ (esercizio sociale: dal ______________ al ______________), comprensivo di Stato Patrimoniale, Conto Economico, Nota Integrativa e Relazione sulla gestione;
2) Destinazione dell’avanzo di gestione/utile di esercizio o copertura della perdita;
3) Concessione della liberatoria (delibera di approvazione e scarico) agli amministratori per il periodo amministrativo;
4) Varie ed eventuali.
Il Presidente illustra il bilancio d’esercizio chiuso al ______________ e la relativa Relazione sulla gestione, depositati e posti a disposizione dei soci nei termini di legge e statutari, riportando i principali risultati economici e patrimoniali, nonché gli eventi di rilievo intervenuti nel corso dell’esercizio. La relazione del Collegio Sindacale/Organo di controllo (se presente) e la relazione della Società di Revisione (se presente) vengono lette/commentate dal Presidente/Segretario (barrare se applicabile).
Dopo un’ampia discussione, durante la quale prendono la parola i soci:
– ______________
– ______________
– ______________
Si procede alla votazione sull’intero bilancio d’esercizio chiuso al ______________.
VOTAZIONE
Il bilancio è approvato con il seguente esito di votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Delibera n. __/____________
L’Assemblea, con la maggioranza sopra indicata, DELIBERA:
1) di approvare il bilancio d’esercizio chiuso al ______________, corredato di Stato Patrimoniale, Conto Economico, Nota Integrativa e Relazione sulla gestione, così come presentato e discusso;
2) di destinare l’utile di esercizio/avanzo di gestione pari a € ______________ (oppure di prendere atto della perdita pari a € ______________) come segue:
– a riserva indivisibile obbligatoria € ______________;
– a riserva legale € ______________;
– a riserva volontaria € ______________;
– distribuzione ai soci € ______________ (se consentito dallo statuto e dalla normativa vigente);
– altre destinazioni (specificare) ______________;
(Nota: compilare le destinazioni previste dallo statuto e dalla normativa applicabile)
3) di dare mandato al Presidente/amministratori pro tempore per compiere tutti gli adempimenti necessari per il deposito del bilancio e dell’atto di approvazione presso il Registro delle Imprese, nonché per la pubblicazione e comunicazione agli organi competenti, entro i termini di legge;
4) di concedere la liberatoria (discharge) agli amministratori per la gestione dell’esercizio chiuso al ______________ (se previsto) con il seguente esito:
– Voti favorevoli alla liberatoria: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________.
Non essendovi altre questioni inscritte all’ordine del giorno, si passa alla trattazione delle eventuali “Varie ed eventuali”, durante le quali intervengono i soci:
– ______________
– ______________
Null’altro essendovi da deliberare e nessuno chiedendo la parola, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto come segue.
Firma del Presidente: ________________________________
Nome e Cognome: ______________
Qualifica: Presidente del CdA
Firma del Segretario verbalizzante: ________________________________
Nome e Cognome: ______________
Qualifica: Segretario
Eventuali firme dei soci intervenuti (facoltative):
1) ________________________________ Nome e Cognome ______________
2) ________________________________ Nome e Cognome ______________
3) ________________________________ Nome e Cognome ______________
Luogo e data: ______________, ______________ (firma di convalida e timbro della Cooperativa, se richiesto) ________________________________