È il documento ufficiale che registra le decisioni dell’assemblea o dell’organo competente circa la nomina o il rinnovo degli amministratori di una cooperativa: certifica data, luogo, partecipanti, svolgimento delle operazioni di voto, l’esito delle nomine, l’accettazione delle cariche e la durata dei mandati, e viene sottoscritto per garantirne la validità. Il verbale costituisce prova giuridica della legittimità delle nomine, serve come titolo per gli adempimenti interni (iscrizione nel libro dei verbali) e per eventuali iscrizioni o comunicazioni verso l’esterno (registro delle imprese, banche, terzi) necessari perché i nuovi amministratori possano esercitare i loro poteri.
Come scrivere un Verbale rinnovo cariche consiglio di amministrazione cooperativa
La verbalizzazione del rinnovo delle cariche del consiglio di amministrazione di una cooperativa deve consentire, con chiarezza e precisione, la ricostruzione integrale della riunione, tanto sotto il profilo formale quanto sostanziale. Deve dunque indicare innanzitutto il giorno, l’ora e il luogo della riunione e la natura della stessa come seduta del consiglio di amministrazione convocata per la nomina o il rinnovo delle cariche; è opportuno precisare se si tratta di prima convocazione o di eventuale seconda convocazione e richiamare la modalità di convocazione adottata, richiamandone data, mezzo e destinatari o allegando la relativa convocazione come documento integrativo. Il verbale deve poi ricostruire la composizione della riunione, riportando i nominativi dei presenti e dei membri assenti, e l’eventuale presenza di persone invitate a partecipare senza diritto di voto; quando siano intervenute deleghe, occorre dare evidenza delle stesse e del soggetto delegante, richiamando per quanto necessario le previsioni statutarie sulla rappresentanza e il diritto di voto. Fondamentale è la constatazione del numero dei consiglieri presenti e la dichiarazione del presidente del consiglio o del presidente della riunione circa il raggiungimento del quorum di legge e statutario necessario per deliberare, con esplicito richiamo alle norme e alle disposizioni statutarie applicate.
Il verbale deve descrivere il procedimento seguito per la nomina delle cariche: la fase di proposta, le eventuali candidature formalizzate, le modalità di votazione adottate (ad esempio votazione palese, scrutinio segreto o altra procedura prevista dallo statuto), nonché l’eventuale intervento di commissioni o scrutatori e le modalità di verbalizzazione delle preferenze. La registrazione dei risultati deve essere precisa: i nominativi dei candidati eletti devono essere riportati senza ambiguità insieme all’esito della votazione, indicato con il numero di voti favorevoli, contrari e le astensioni, o con altra rappresentazione numerica conforme alle pratiche adottate, in modo che il verbale consenta di verificare l’applicazione delle regole di maggioranza previste. Quando lo statuto preveda forme particolari di nomina o di ripartizione di incarichi (presidente, vicepresidente, amministratore delegato, consiglieri con particolari deleghe), il verbale deve esplicitare l’attribuzione dei singoli incarichi, le attribuzioni di poteri e le eventuali limitazioni o condizioni collegate.
È essenziale che il verbale riporti l’accettazione da parte degli eletti dell’incarico e le eventuali dichiarazioni rese da essi, quali rinunce, contestazioni di incompatibilità o cause di ineleggibilità, situazioni di conflitto di interessi e la relativa astensione dalle votazioni quando sia avvenuta; nel caso si siano effettuati accertamenti preventivi sulla sussistenza di cause impeditive, il verbale dovrebbe darne conto e allegare le eventuali autodichiarazioni o documenti prodotti. Se la nomina si è svolta mediante cooptazione oppure in esito a dimissioni o revoche, il verbale deve ricostruire le circostanze che hanno reso necessaria la procedura straordinaria e la base statutaria o normativa che l’ha autorizzata.
Dal punto di vista formale e di pubblicità, il verbale dovrà indicare la modalità di tenuta dei libri sociali e il luogo in cui il presente atto viene depositato, nonché l’impegno a provvedere alle comunicazioni e agli adempimenti verso il Registro delle Imprese, la Camera di Commercio e altri enti competenti nei termini previsti dalla normativa e dallo statuto. È opportuno che il verbale specifichi chi è delegato a sottoscrivere e presentare i documenti amministrativi conseguenti alla nomina e, se del caso, i poteri di firma conferiti ai nuovi amministratori per la rappresentanza legale della cooperativa. Va inoltre indicato se il verbale è redatto in forma ordinaria o, laddove la legge o lo statuto lo richiedano, in forma di atto pubblico o con verbalizzazione notarile.
Infine, la chiusura del verbale deve contenere la dichiarazione di redazione, il luogo e l’ora di chiusura della seduta e le sottoscrizioni. È necessario che il documento sia firmato dal presidente della riunione e dal segretario verbalizzante o, in mancanza di quest’ultimo, dalla persona incaricata di redigere il verbale; le firme devono essere accompagnate dall’indicazione del ruolo rivestito. Possono essere allegati al verbale tutti i documenti ritenuti probatori del corretto svolgimento della procedura: copie della convocazione, deleghe, schede di votazione, dichiarazioni di accettazione, autocertificazioni, eventuali pareri legali o certificati. In ogni sua parte il verbale deve risultare completo e congruente, in modo da fornire una prova documentale inoppugnabile della regolarità della deliberazione e consentire, se necessario, la verifica da parte degli organi di controllo, dell’autorità giudiziaria o degli enti pubblici competenti.
Fac simile Verbale rinnovo cariche consiglio di amministrazione cooperativa
VERBALE DI ASSEMBLEA PER RINNOVO CARICHE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
Luogo: ______________
Data: ______________
Ora: ______________
Cooperativa: ______________
Sede legale: ______________
Codice fiscale / Partita IVA: ______________
Numero iscrizione Registro Imprese / Sezione: ______________
Convocazione effettuata da: ______________
Modalità convocazione: ______________ (es. avviso scritto, PEC, pubblicazione)
Presiede l’Assemblea: ______________ (nome e cognome)
Nomina del Segretario verbalizzante: ______________ (nome e cognome)
Numero soci presenti: ______________
Numero soci rappresentati per delega: ______________
Totale soci presenti e rappresentati: ______________
Totale quote/azioni presenti o rappresentate: ______________ (eventuale indicazione di capitale sociale o quote)
Quorum richiesto dallo Statuto: ______________
Ordine del giorno:
1) ______________
2) Rinnovo delle cariche del Consiglio di Amministrazione e determinazione del compenso (se previsto): ______________
3) ______________
Svolgimento:
Il Presidente dichiara aperta la seduta alle ore ______________ e constata la regolare costituzione dell’Assemblea ai sensi dello Statuto sociale.
Si procede alla trattazione del punto all’ordine del giorno relativo al rinnovo delle cariche del Consiglio di Amministrazione.
Modo di votazione: ______________ (es. voto palese, voto segreto, appello nominale)
Candidature presentate: ______________
Eventuali candidature integrative proposte durante l’Assemblea: ______________
Votazione per la nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione:
– Numero votanti: ______________
– Voti validi: ______________
– Schede bianche: ______________
– Schede nulle: ______________
Esiti votazioni e nomina componenti:
1) Presidente del Consiglio di Amministrazione:
Candidato nominato: ______________
Voti favorevoli: ______________
Voti contrari: ______________
Astenuti: ______________
2) Vice Presidente (se previsto):
Candidato nominato: ______________
Voti favorevoli: ______________
Voti contrari: ______________
Astenuti: ______________
3) Consiglieri:
– Consigliere 1: ______________ (Nome e Cognome) – Voti favorevoli: ______________
– Consigliere 2: ______________ (Nome e Cognome) – Voti favorevoli: ______________
– Consigliere 3: ______________ (Nome e Cognome) – Voti favorevoli: ______________
– Consigliere 4: ______________ (Nome e Cognome) – Voti favorevoli: ______________
(Inserire ulteriori righe se necessario)
Durata del mandato e relative decorrenze:
Durata del mandato: ______________ (es. anni)
Decorrenza dell’incarico: ______________
Scadenza dell’incarico: ______________
Dichiarazioni di accettazione:
I sopraindicati nominati dichiarano di accettare la carica e di non trovarsi in cause di ineleggibilità o incompatibilità, ai sensi dello Statuto e della normativa vigente.
Dichiarazione di accettazione del Presidente: ______________ (firma o dichiarazione verbale)
Dichiarazione di accettazione dei Consiglieri: ______________ (firme o dichiarazioni verbali)
Determinazione dei compensi (se deliberato dall’Assemblea):
Compenso per il Presidente: ______________
Compenso per i Consiglieri: ______________
Eventuali rimborsi spese: ______________
Poteri conferiti:
Si conferiscono ai nuovi amministratori i poteri di cui allo Statuto e alle delibere assembleari, con facoltà di rappresentanza legale della Cooperativa nei limiti stabiliti: ______________
Varie ed eventuali: ______________
Nulla altro essendovi da deliberare, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta.
Letto, approvato e sottoscritto.
Data redazione verbale: ______________
Il Presidente dell’Assemblea: ______________ (firma)
Il Segretario verbalizzante: ______________ (firma)
I membri del nuovo Consiglio di Amministrazione:
1) Presidente: ______________ (firma)
2) Vice Presidente: ______________ (firma)
3) Consigliere: ______________ (firma)
4) Consigliere: ______________ (firma)
5) Consigliere: ______________ (firma)
Eventuali note o allegati:
Allegato A – Elenco soci presenti e deleghe: ______________
Allegato B – Schede di votazione: ______________
Allegato C – Documenti di accettazione della carica: ______________