Il verbale dell’assemblea che tratta la copertura delle perdite in una cooperativa è il documento formale che riporta le discussioni e le decisioni dei soci relative alla situazione economica negativa e alle misure per risanarla. Deve descrivere lo stato patrimoniale, le proposte emerse per coprire le perdite — ad esempio utilizzo di riserve, eventuali conferimenti integrativi, riduzione del capitale o altre soluzioni previste dallo statuto e dalla normativa — e il risultato delle votazioni, indicando quorum e maggioranze raggiunte. Ha valore probatorio e amministrativo, perché costituisce la base per eventuali adempimenti verso il registro delle imprese, creditori e controllori, e determina gli obblighi e i diritti dei soci coinvolti nelle misure approvate.
Come scrivere un Verbale assemblea copertura perdite cooperativa
La verbalizzazione di un’assemblea chiamata a deliberare sulla copertura di perdite in una cooperativa deve dare conto in modo completo, chiaro e verificabile di tutti gli elementi formali, sostanziali e documentali che giustificano e rendono esecutiva la decisione. In apertura il verbale deve recare la data, l’ora e il luogo precisi della riunione e l’indicazione della natura della convocazione (ordinarIa o straordinaria), con riferimento al mezzo e alla data di invio della convocazione e al rispetto dei termini e delle modalità previste dallo statuto e dalla normativa vigente; ciò serve a documentare la legittimità della convocazione e la regolarità della procedura. Occorre poi riportare l’elenco dei presenti, precisando per ciascun partecipante la qualifica sociale (socio, delegato, rappresentante di ente), l’eventuale carica (es. presidente del consiglio di amministrazione, sindaco, revisore) e le eventuali deleghe o rappresentanze, con l’indicazione delle modalità con cui sono state esercitate; se presenti, devono essere annotate le assenze giustificate e ogni conflitto di interesse emerso e l’eventuale astensione o ricusazione da parte di componenti dell’assemblea o del consiglio.
Il verbale deve ricostruire in modo sostanziale il percorso istruttorio e motivazionale che ha portato alla proposta di copertura delle perdite: la lettura e l’allegazione del bilancio, del conto economico, della relazione degli amministratori e della relazione del collegio sindacale o del revisore legale, nonché dei prospetti integrativi e delle note illustrative che spiegano l’origine delle perdite, la loro incidenza sul patrimonio sociale e le eventuali poste straordinarie. È importante che il verbale riporti le valutazioni economiche e patrimoniali svolte dall’organo amministrativo, con riferimento alle cause delle perdite (gestione corrente, eventi eccezionali, svalutazioni, contenziosi, investimenti non produttivi) e alle conseguenze sulla continuità aziendale, in modo che la decisione assunta risulti supportata da elementi tecnici e contabilI. Devono essere inoltre richiamate le norme statutarie e le disposizioni di legge applicabili che disciplinano le diverse opzioni di copertura, segnalando esplicitamente eventuali profili che richiedano quorum o maggioranze qualificati per la modifica statutaria o per l’adozione di misure straordinarie.
Il verbale deve descrivere le proposte concrete presentate all’assemblea per la copertura delle perdite, con il testo integrale delle deliberazioni proposte o l’allegazione di questi testi; tale descrizione deve includere tutte le ipotesi esaminate, ad esempio l’utilizzo di riserve disponibili, la conferma o la ripartizione delle perdite sull’esercizio, la proposta di aumento dei conferimenti o del capitale sociale, la riduzione o ricostituzione del capitale, la conversione di finanziamenti in capitale, l’esercizio di forme di ricapitalizzazione sottoscritte da soci o terzi, nonché, se rilevante, la proposta di scioglimento e liquidazione della società. Per ciascuna proposta va ricostruito il dibattito intervenuto: le osservazioni dei soci, le repliche dell’organo amministrativo, gli interventi del collegio sindacale o del revisore che attestino l’adeguatezza delle misure proposte rispetto alla situazione patrimoniale e alla salvaguardia della mutualità e dei diritti dei soci.
La documentazione dell’esito del voto deve essere precisa e completa: il verbale deve indicare le modalità con cui si è proceduto alla votazione, il numero dei votanti e dei presenti ammessi al voto, le eventuali deleghe, le risultanze numeriche del voto con conteggio di favorevoli, contrari e astenuti, e l’indicazione di eventuali maggioranze qualificate richieste e raggiunte o non raggiunte. È opportuno che il verbale riporti anche le dichiarazioni di voto rilevanti, le opposizioni formalizzate e, se richiesto dallo statuto o dalla legge, le dichiarazioni dei partecipanti in merito a riserve o condizioni. Va poi precisato quale organo è delegato all’esecuzione della delibera, con l’indicazione puntuale dei poteri conferiti agli amministratori per l’attuazione delle misure decise, comprese le eventuali facoltà di sottoscrivere atti, accettare offerte, stipulare contratti di finanziamento o procedere a modifiche statutarie.
Dal punto di vista formale il verbale deve essere sottoscritto dal presidente dell’assemblea e da chi svolge le funzioni di segretario o da altri soggetti previsti dallo statuto, e deve indicare l’avvenuta lettura e approvazione dello stesso, ovvero le modalità con cui viene redatto e conservato. È fondamentale l’allegazione e la numerazione dei documenti che formano parte integrante del verbale: copia del bilancio, relazioni tecniche e contabili, pareri del collegio sindacale o del revisore, testi delle delibere, elenchi dei soci presenti e delle deleghe, eventuali procure notarili, nonché ogni documento che l’assemblea abbia preso in esame. Il verbale dovrebbe altresì annotare gli adempimenti successivi alla delibera: le modalità e i termini per la registrazione nei pubblici registri competenti, la comunicazione ai creditori e agli organi di controllo, e le eventuali pubblicazioni richieste dalla normativa o dallo statuto.
Infine, per assicurare la validità e l’efficacia della decisione, il verbale deve consentire a terzi e agli organi di controllo di ricostruire in modo univoco la responsabilità delle scelte adottate; per questo motivo è opportuno che la redazione sia sufficientemente dettagliata da rendere intellegibili le motivazioni economiche e giuridiche alla base della copertura delle perdite, le alternative valutate e le ragioni della scelta definitiva, nonché qualsiasi impegno assunto dai soci o dalla cooperativa nei confronti di terzi.
Fac simile Verbale assemblea copertura perdite cooperativa
VERBALE DELL’ASSEMBLEA DEI SOCI
(specifica: Assemblea straordinaria/ordinaria per copertura perdite)
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale della cooperativa ______________, in ______________ (via/piazza ______________, CAP ______________, Comune ______________, Provincia ______________), si è riunita l’Assemblea dei soci della Cooperativa ______________, codice fiscale/partita IVA ______________.
Presiede l’Assemblea ______________ in qualità di Presidente ed assume la funzione di Segretario ______________.
Constatata e verbalizzata la regolarità della convocazione, effettuata in data ______________ mediante ______________ (es.: avviso raccomandato, PEC, affissione, pubblicazione su sito, altro ______________), si procede all’accertamento delle presenze e dei poteri di rappresentanza.
Sono presenti o rappresentati n. ______________ soci che rappresentano n. ______________ quote/azioni per un ammontare complessivo di capitale sociale di € ______________, corrispondente al ______________% del capitale sociale sottoscritto e versato. Quorum richiesto dallo statuto: ______________. Quorum presente: ______________.
Ordine del giorno:
1) Esame e approvazione del bilancio chiuso al __/__/____ e presa d’atto delle perdite di esercizio;
2) Proposte e deliberazioni per la copertura delle perdite;
3) Eventuali e successive determinazioni inerenti e conseguenti.
Il Presidente dichiara aperta la seduta e presenta il bilancio d’esercizio relativo all’esercizio chiuso al __/__/____ allegato al presente verbale e visibile ai soci, nonché la situazione analitica delle perdite ammontanti complessivamente a € ______________.
Discussione
Intervengono, prendendo la parola, i signori: ______________ (socio), ______________ (socio), con gli interventi e le osservazioni di cui si dà atto nel presente verbale. Vengono illustrate le possibili modalità di copertura delle perdite, tra le quali:
– utilizzo delle riserve disponibili per l’importo di € ______________;
– riduzione o ricostituzione del capitale sociale mediante ______________ (es.: riduzione e successivo aumento, conferimenti supplementari dei soci, sottoscrizione di nuove quote) per l’importo di € ______________;
– ricorso a mutuo/finanziamento per l’importo di € ______________;
– altre misure indicate ______________.
Dopo ampia discussione, l’Assemblea procede alle votazioni sulle singole proposte come segue.
Deliberazioni
1) L’Assemblea, con voti favorevoli n. ______________, contrari n. ______________, astenuti n. ______________, con la maggioranza richiesta dallo statuto/legge, prende atto delle perdite risultanti dal bilancio chiuso al __/__/____, che ammontano a complessivi € ______________ e dichiara che tali perdite devono essere coperte secondo la seguente modalità:
Delibera n. 1: Di coprire la perdita per € ______________ mediante (barrare\indicare la/e opzione/i scelta/e):
– utilizzo delle riserve disponibili per € ______________ ______________
– ricorso a conferimenti supplementari dei soci per € ______________ con le seguenti modalità: ______________
– riduzione e ricostituzione del capitale sociale mediante ______________ per € ______________ ______________
– ricorso a finanziamento/mutuo di importo € ______________ alle seguenti condizioni: ______________
– altra modalità: ______________
2) L’Assemblea, con voti favorevoli n. ______________, contrari n. ______________, astenuti n. ______________, delibera di dare mandato al Consiglio di Amministrazione (o al Legale Rappresentante) di porre in essere tutti gli atti necessari e consequenziali per l’esecuzione della presente deliberazione, ivi compreso l’adempimento delle formalità previste dallo statuto e dalla normativa vigente, nonché la convocazione di eventuali ulteriori assemblee per le operazioni che richiedano specifica approvazione e la predisposizione dei documenti contabili integrativi.
3) L’Assemblea conferisce altresì mandato al Presidente/Consiglio di Amministrazione di stipulare eventuali contratti, convenzioni o atti con terzi (banche, consulenti, notaio, ecc.) per l’attuazione delle misure deliberate, alle condizioni ritenute più idonee.
Varie ed eventuali
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno e non avendo i soci richiesto la parola, il Presidente dichiara chiusa la discussione.
Il presente verbale, dopo lettura, viene approvato e sottoscritto come segue:
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente ______________
Il Segretario ______________
Presenze e firme dei Soci intervenuti o dei delegati:
1) Nome e cognome ______________ – quota/azioni ______________ – firma ______________
2) Nome e cognome ______________ – quota/azioni ______________ – firma ______________
3) Nome e cognome ______________ – quota/azioni ______________ – firma ______________
(continua elenco se necessario)
Eventuali allegati:
– Bilancio d’esercizio al __/__/____ (allegato n. ______________)
– Situazione analitica perdite (allegato n. ______________)
– Proposte scritte dei soci/consiglio (allegato n. ______________)
– Documentazione bancaria/contrattuale rilevante (allegato n. ______________)
Data redazione verbale: ______________
Firma del Presidente ______________
Firma del Segretario ______________