Il verbale di revisione delle cooperative è il documento ufficiale redatto dal revisore legale o dal collegio sindacale al termine delle attività di controllo contabile e amministrativo: riporta le verifiche effettuate sui libri sociali e sul bilancio, le eventuali irregolarità riscontrate, le osservazioni sulla gestione e le proposte correttive, fungendo da base formale per le decisioni dell’assemblea e per eventuali adempimenti normativi o ispettivi.
Come scrivere un Verbale di revisione cooperative
Nel redigere un verbale di revisione per una cooperativa occorre innanzitutto identificare in modo univoco l’entità oggetto della revisione, indicando la ragione sociale, la sede legale, il codice fiscale e la partita IVA, il numero di iscrizione al registro delle imprese, nonché il periodo amministrativo sottoposto a verifica; vanno specificati i soggetti che hanno richiesto la revisione o a cui il verbale è destinato, ad esempio il consiglio di amministrazione, il collegio sindacale o l’assemblea dei soci, e la data in cui il verbale viene redatto. È essenziale richiamare il mandato e lo scopo della revisione, precisando se si tratta di un controllo legale dei conti, di una revisione limitata, di una verifica concordata o di un controllo specifico su aspetti particolari (ad esempio sulla regolarità delle quote sociali, sulla legittimità delle distribuzioni degli utili, o sull’impiego di contributi pubblici), nonché il quadro normativo e regolamentare di riferimento che è stato applicato, con riferimento alle disposizioni del codice civile, alle norme che regolano le cooperative e, se pertinente, alla normativa fiscale, previdenziale e alle regole del Terzo Settore o della disciplina delle cooperative sociali.
Il verbale deve descrivere in maniera dettagliata la metodologia impiegata e le procedure svolte: l’attività istruttoria, le verifiche di conformità documentale, le indagini sui sistemi di controllo interno, i test di validità e di sostanza, le procedure analitiche e i campionamenti effettuati, nonché ogni limitazione riscontrata nell’accesso ai dati o nella disponibilità di documentazione. È opportuno indicare i criteri di materialità adottati per la valutazione delle risultanze e la logica di selezione dei campioni, oltre a riportare i nominativi e le qualifiche dei revisori o dei componenti del collegio sindacale che hanno condotto le verifiche, con riferimento alla loro indipendenza e a eventuali incompatibilità rilevate.
Nel contenuto del verbale devono essere ricostruiti gli elementi probatori esaminati: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e rendiconto gestionale per il periodo considerato, gli estratti conto bancari, i registri soci e delle quote sociali, i verbali delle assemblee e del consiglio di amministrazione, i contratti significativi, le pratiche relative a rapporti con parti correlate, le convenzioni con enti pubblici, i documenti relativi a finanziamenti, garanzie e fideiussioni, la documentazione fiscale e previdenziale, i libri contabili e i rapporti con i revisori legali esterni se presenti. Per le cooperative è particolarmente importante verificare la corretta tenuta del libro soci, la regolare iscrizione e la consistenza delle quote sociali, la corretta costituzione e destinazione delle riserve indivisibili e mutualistiche, l’osservanza delle limitazioni alla distribuzione degli utili previste dallo statuto o dalla normativa e la corretta applicazione di eventuali vincoli legati a contributi pubblici o agevolazioni.
Il verbale deve poi documentare in modo puntuale le risultanze emerse dalle verifiche, distinguendo tra osservazioni di carattere formale e contestazioni di rilievo economico o giuridico; vanno descritti i rilievi su errori contabili, inesattezze nella classificazione degli elementi di bilancio, omissioni nella nota integrativa, incongruenze tra rendiconti e documentazione giustificativa, anomalie nei flussi finanziari o nell’utilizzo di risorse destinate a specifici progetti, nonché eventuali episodi di irregolarità amministrativa o di mala gestione. Devono essere motivate la natura e l’entità degli scostamenti riscontrati, con indicazione dell’impatto quantitativo se determinabile, e l’analisi delle cause che hanno generato le non conformità, con separata attenzione ai rischi rilevati per la continuità aziendale, per la solvibilità o per l’osservanza delle norme di settore.
Accanto ai rilievi devono essere fornite raccomandazioni concrete e proporzionate, orientate a correggere le anomalie riscontrate e a rafforzare i controlli interni; il verbale dovrebbe riportare le azioni correttive proposte, i tempi stimati per la loro attuazione e, se possibile, indicare chi in sede aziendale è responsabile delle attività di rimedio. È buona prassi riportare nel documento anche le eventuali osservazioni e le controdeduzioni fornite dagli organi amministrativi o dalla direzione della cooperativa, consentendo così di registrare l’avvenuto confronto e l’accordo o il dissenso rispetto alle conclusioni del revisore.
Il documento conclusivo deve esprimere una valutazione sintetica sulla regolarità e correttezza delle scritture contabili e sulla rispondenza dei prospetti contabili alla situazione documentale, precisando se la revisione ha evidenziato elementi tali da richiedere segnalazione a organi esterni o l’adozione di misure urgenti. Devono essere riportate eventuali limitazioni al giudizio, come l’impossibilità di ottenere evidenze sufficienti, e ogni fatto successivo rilevante emerso fino alla data di redazione del verbale. È opportuno inserire una dichiarazione di indipendenza del revisore rispetto all’ente verificato e contestualmente indicare la data in cui le verifiche sono state completate e la data di emissione del verbale.
Per rendere il verbale utilizzabile come documento probatorio e operativo, è indispensabile corredarlo con l’elenco degli allegati e delle evidenze documentali di supporto, indicare i nominativi e le firme dei redattori e del responsabile di approvazione, nonché le eventuali annotazioni circa la distribuzione del verbale ai soggetti interessati e le modalità di conservazione. Infine il verbale dovrebbe definire le modalità e i tempi per eventuali verifiche di follow‑up, specificando come sarà monitorato l’adempimento delle azioni correttive e come saranno recepite le risultanze nella pianificazione delle successive attività di controllo, mantenendo sempre un livello di riservatezza compatibile con gli obblighi normativi e le esigenze di trasparenza verso gli organi sociali.
Fac simile Verbale di revisione cooperative
VERBALE DI REVISIONE DELLA COOPERATIVA
Verbale n.: ______________
Data: ______________
Luogo: ______________
Cooperativa: ______________
Sede legale: ______________
Codice fiscale / Partita IVA: ______________
Numero REA / Iscrizione Registro Imprese: ______________
Esercizio oggetto della revisione: dall’__ / __ / ____ al’__ / __ / ____
Persone presenti:
– Presidente del Consiglio di Amministrazione / Legale Rappresentante: ______________
– Presidente del Collegio Sindacale / Responsabile della Revisione: ______________
– Revisore/i legale/i incaricato/i: ______________
– Direttore Amministrativo / Responsabile Amministrazione e Finanza: ______________
– Altro/i (specificare): ______________
Oggetto: Verifica e revisione contabile della documentazione e del bilancio della cooperativa riferito all’esercizio indicato, nonché valutazione del sistema di controllo interno e delle eventuali criticità emerse.
Normativa e principi di riferimento:
– Codice Civile: artt. relativi alla contabilità e al bilancio societario: ______________
– Normativa vigente in materia di cooperazione: ______________
– Principi di revisione professionale nazionali/internazionali: ______________
– Altri riferimenti normativi e regolamentari: ______________
Premessa
Il presente verbale riporta le attività di revisione svolte, i documenti esaminati, le procedure applicate, le risultanze, le eventuali anomalie e le raccomandazioni emesse in esito alla revisione dell’esercizio indicato.
Attività svolte e procedure applicate
1. Esame del bilancio di esercizio (Stato patrimoniale, Conto economico, Nota integrativa): ______________
2. Verifica delle scritture contabili principali e della riconciliazione contabile: ______________
3. Controllo delle movimentazioni bancarie e riconciliazione estratti conto: ______________
4. Verifica della cassa e dei valori liquidi: ______________
5. Esame dei contratti principali (fornitori, clienti, finanziamenti, leasing): ______________
6. Verifica delle buste paga e delle obbligazioni verso il personale: ______________
7. Analisi delle pratiche fiscali e contributive: ______________
8. Verifica delle note e dei verbali assembleari e del consiglio di amministrazione: ______________
9. Ispezione dei cespiti e delle immobilizzazioni (inventario, ammortamenti): ______________
10. Verifica delle poste patrimoniali rilevanti (crediti, debiti, fondi rischi e oneri): ______________
11. Valutazione del sistema di controllo interno e delle procedure amministrativo-contabili: ______________
12. Audit delle operazioni con parti correlate: ______________
13. Eventuali verifiche straordinarie e controlli a campione su documentazione integrativa: ______________
Documenti e informazioni esaminati (elenco principale)
– Bilancio d’esercizio chiuso al: ______________
– Libro giornale e mastrini contabili: ______________
– Estratti conto bancari periodo: ______________
– Inventario cespiti: ______________
– Contratti principali e convenzioni: ______________
– Verbali assemblee soci e del CdA: ______________
– Buste paga e libro unico del lavoro: ______________
– Dichiarazioni fiscali e modelli inviati (es. IVA, Unico): ______________
– Documentazione relativa a debiti e crediti: ______________
– Polizze assicurative: ______________
– Relazione della direzione e note illustrative: ______________
– Altro materiale documentale: ______________
Rilevazioni e riscontri principali
1. Conformità formale del bilancio alle disposizioni normative: ______________
2. Accuratezza e completezza delle registrazioni contabili: ______________
3. Riscontro su liquidità e disponibilità bancarie: ______________
4. Situazione crediti verso clienti (esposizione, scaduto, svalutazioni): ______________
5. Situazione debiti verso fornitori e finanziatori: ______________
6. Adeguatezza dei fondi rischi e accantonamenti: ______________
7. Correttezza delle politiche di ammortamento applicate: ______________
8. Rilevamento di errori, omissioni o irregolarità (descrivere): ______________
9. Valutazione della continuità aziendale (going concern): ______________
10. Operazioni con parti correlate e conflitti di interesse: ______________
11. Valutazione del rispetto delle normative fiscali e contributive: ______________
12. Note su controlli interni e proposte di miglioramento: ______________
Rilievi e osservazioni
– Rilievo n. 1: ______________
– Rilievo n. 2: ______________
– Rilievo n. 3: ______________
(Ulteriori rilievi: ______________)
Raccomandazioni
– Raccomandazione n. 1: ______________
– Raccomandazione n. 2: ______________
– Raccomandazione n. 3: ______________
(Programma di intervento e termini consigliati: ______________)
Giudizio finale
In base alle attività di revisione svolte e ai documenti esaminati, il giudizio complessivo sul bilancio e sulla situazione contabile della Cooperativa relativamente all’esercizio indicato è: ______________ (es. conforme / conforme con rilievi / non conforme). Motivazione sintetica del giudizio: ______________
Eventuali controdeduzioni ricevute (se applicabile)
– Data ricezione controdeduzioni: ______________
– Sintesi controdeduzioni: ______________
– Valutazione delle controdeduzioni: ______________
Termini per l’attuazione delle raccomandazioni e per il riscontro
– Termine proposto per la chiusura delle non conformità / attuazione raccomandazioni: ______________
– Persona/e responsabile/i per l’attuazione: ______________
Allegati al presente verbale
1. Copia del bilancio e della nota integrativa: ______________
2. Elenco documenti esaminati dettagliato: ______________
3. Estratti conto e riconciliazioni: ______________
4. Verbali con rilievi specifici: ______________
5. Altro materiale allegato: ______________
Chiusura
Il presente verbale è redatto e sottoscritto in data ______________. Per la Cooperativa e per i soggetti partecipanti alla revisione, copia del verbale sarà conservata agli atti e trasmessa alle parti interessate secondo quanto previsto dallo statuto e dalla normativa vigente.
Firme
Revisore/i incaricato/i:
Nome e cognome: ______________
Firma: ______________
Data: ______________
Presidente del Collegio Sindacale / Responsabile della revisione:
Nome e cognome: ______________
Firma: ______________
Data: ______________
Legale rappresentante della Cooperativa:
Nome e cognome: ______________
Firma: ______________
Data: ______________
Altre firme (se applicabile):
Nome e cognome: ______________
Qualifica: ______________
Firma: ______________
Data: ______________