È il documento formale redatto dall’assemblea o dal consiglio di amministrazione di una cooperativa che registra la valutazione della perdita rilevata e la decisione sulle modalità per coprirla. Nel verbale vengono indicate le ragioni della perdita, le opzioni ammesse dallo statuto e dalla normativa e la misura concreta adottata, con le conseguenze contabili, patrimoniali e sui diritti dei soci. Ha valore probatorio e deve rispettare le formalità previste dalla legge e dallo statuto, perché le scelte prese possono comportare obblighi di comunicazione, adeguamenti contabili o modifiche del capitale sociale.
Come scrivere un Verbale cooperativa copertura perdita
Il verbale deve iniziare con l’identificazione puntuale della cooperativa e della riunione: occorre indicare la ragione sociale completa, la sede legale, la tipologia di assemblea convocata (ordinaria o straordinaria), la data, l’ora e il luogo in cui si svolge la seduta, nonché l’indicazione del presidente dell’assemblea e della persona incaricata di redigere il verbale. È essenziale poi descrivere i soggetti presenti e rappresentati, con la precisazione del loro titolo (soci, amministratori, sindaci o revisori) e, quando rilevante, la percentuale di partecipazione al capitale sociale o le quote di voto effettivamente rappresentate, in modo da comprovare il raggiungimento del quorum necessario per le deliberazioni in materia di ricomposizione delle perdite.
La parte narrativa del verbale deve ricostruire con chiarezza il contesto che ha portato alla perdita: deve essere riportata la documentazione esaminata durante la seduta, quale il bilancio di esercizio o il rendiconto finanziario, la relazione dell’organo amministrativo e, se presente, la relazione dei sindaci o del revisore. È indispensabile quantificare la perdita in termini assoluti e relativi rispetto al patrimonio netto e al capitale sociale, indicando l’impatto sui singoli valori patrimoniali e sulle riserve disponibili e vincolate. Il verbale dovrebbe altresì esplicitare le cause accertate o sospettate della perdita, la loro natura (straordinaria, gestionale, fiscale, crediti inesigibili, svalutazioni, eventi eccezionali, ecc.) e l’eventuale esito di verifiche o indagini interne, oltre alle conclusioni preliminari sui rischi residui per la continuità aziendale.
Deve seguire la ricostruzione delle opzioni prospettate per la copertura delle perdite, con l’indicazione delle soluzioni valutate dagli organi societari alla luce dello statuto e della normativa applicabile: ad esempio l’utilizzo di riserve, la riduzione del capitale sociale, richiami di conferimenti o sottoscrizione di conferimenti supplementari, la destinazione degli utili di esercizi futuri, oppure misure di riorganizzazione. Per ciascuna opzione va riportata la descrizione tecnica della modalità di attuazione, l’effetto contabile previsto, l’eventuale incidenza sui diritti dei soci, nonché i limiti statutari o normativi rilevanti. Il verbale deve inoltre contenere il richiamo esplicito alle norme statutarie e di legge alle quali ci si riferisce per le deliberazioni adottate, con la precisazione delle maggioranze richieste e delle eventuali condizioni sospensive o tempi necessari per l’esecuzione delle misure scelte.
La parte deliberativa del verbale ha particolare importanza e deve riportare fedelmente il testo delle proposte sottoposte al voto e il risultato della votazione: è necessario indicare quale proposta/risoluzione è stata approvata o respinta, il numero di voti favorevoli, contrari e gli eventuali astenuti nonché la percentuale rispetto al capitale rappresentato, in modo che emerga chiaramente la legittimità della decisione assunta. Quando la copertura della perdita comporta variazioni formali del capitale sociale o delle clausole statutarie, il verbale deve registrare la deliberazione nella forma prescritta dalla legge per la validità (ad esempio assemblea con poteri straordinari e, nei casi previsti, verbalizzazione notarile), e precisare le successive formalità di deposito presso il Registro delle Imprese o altri adempimenti pubblicitari e amministrativi.
Devono essere esplicitati gli incarichi e le deleghe conferiti per l’attuazione della delibera: occorre descrivere le azioni operative da intraprendere, i soggetti responsabili dell’esecuzione, i termini temporali entro i quali procedere e i criteri di rendicontazione e controllo che verranno applicati. Il verbale dovrebbe altresì prevedere l’eventuale nomina di consulenti esterni, revisori, commissari ad acta o altri professionisti incaricati di predisporre piani di ricapitalizzazione, piani industriali o relazioni tecniche e di certificare l’esercizio delle misure concordate.
Dal punto di vista documentale, il verbale deve fare esplicito riferimento agli allegati necessari a comprovare le scelte effettuate: bilanci, situazione analitica delle riserve, prospetti di calcolo delle perdite, eventuali pareri legali o fiscali, piani di rientro o documentazione assicurativa. È importante che ogni documento richiamato sia identificato in modo univoco e sia conservato unitamente al verbale quale parte integrante della documentazione societaria. Infine il verbale deve concludersi con la sottoscrizione del presidente e del redattore del verbale, con l’indicazione del luogo e della data di sottoscrizione, e con la precisazione delle modalità di conservazione e di comunicazione ai terzi interessati, specificando gli adempimenti successivi quali iscrizioni, notifiche o pubblicazioni agli organi competenti.
Considerata la rilevanza giuridica, economica e fiscale delle decisioni relative alla copertura delle perdite, è opportuno che il contenuto del verbale sia redatto con precisione tecnica e coerenza formale e che, prima dell’adozione definitiva, venga verificato da consulenti legali e contabili per assicurare la conformità alle norme civilistiche, statutarie e fiscali applicabili e per evitare conseguenze pregiudizievoli per la continuità della cooperativa e per i diritti dei soci.
Fac simile Verbale cooperativa copertura perdita
VERBALE DELLA RIUNIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE / ASSEMBLEA
Cooperativa: ______________
Luogo: ______________
Data: ______________
Ora inizio: ______________
Ore fine: ______________
Presenze:
– Presidente: ______________
– Vicepresidente: ______________
– Consigliere/i: ______________
– Segretario verbalizzante: ______________
– Altri presenti (specificare ruolo): ______________
Assume la presidenza il/la Sig./Sig.ra: ______________
Assume la funzione di segretario verbalizzante il/la Sig./Sig.ra: ______________
Ordine del giorno:
1) Valutazione e decisione sulla copertura della perdita subita da: ______________
2) Determinazione dell’importo da coprire: ______________
3) Individuazione delle modalità e fonti di copertura: ______________
4) Nomina dei responsabili per l’esecuzione delle decisioni: ______________
5) Varie ed eventuali
Premesse
Il/La Presidente espone i fatti relativi alla perdita registrata in data ______________, riguardante ______________, con le seguenti circostanze e documentazione presentata: ______________.
Si allegano al presente verbale i seguenti documenti:
– Documento 1: ______________
– Documento 2: ______________
– Documento 3: ______________
Discussione
Dopo ampia discussione, si rilevano i seguenti elementi rilevanti:
– Natura della perdita: ______________
– Causa e responsabilità (se accertate): ______________
– Impatto economico stimato: ______________
– Necessità di copertura immediata: ______________
Decisioni
All’unanimità / con la seguente votazione (barrare la voce corretta):
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Si delibera quanto segue:
1) Approvare la copertura della perdita pari a euro: ______________
2) Destinare le seguenti risorse per la copertura: ______________ (es. riserva cooperativa, fondo sociale, contributi straordinari)
3) Modalità di corresponsione e tempistica: ______________
4) Eventuali rimborsi o recupero somme da terzi (specificare modalità legali o assicurative): ______________
5) Iscrizione della voce contabile: ______________ (conto dare/avere)
6) Nomina del responsabile incaricato di eseguire la decisione: Nome e ruolo: ______________
– Compiti assegnati: ______________
– Termine per l’esecuzione: ______________
Garanzie e condizioni (se applicabili):
– Condizioni per l’erogazione: ______________
– Garanzie richieste: ______________
– Clausole particolari: ______________
Comunicazioni
Si stabilisce di comunicare la presente decisione a:
– Soci interessati: ______________
– Collegio Sindacale / Revisore: ______________
– Autorità o assicurazione (se previsto): ______________
Entro la data: ______________
Varie ed eventuali
Argomenti emersi: ______________
Decisioni aggiuntive: ______________
Chiusura
Non essendovi altro da discutere, il/la Presidente dichiara chiusa la riunione alle ore: ______________
Letto, confermato e sottoscritto.
Firma del Presidente: ____________________________ ______________
Firma del Segretario verbalizzante: ____________________________ ______________
Firma dei Consiglieri presenti:
1) ____________________________ ______________
2) ____________________________ ______________
3) ____________________________ ______________
Allegati:
– Elenco documenti allegati: ______________
Data di deposito/registrazione del verbale: ______________