Si tratta del documento formale redatto al termine della riunione del consiglio di amministrazione in cui si decide e si registra l’attribuzione dei ristorni ai soci della cooperativa: il verbale descrive le motivazioni e i criteri adottati per ripartire l’avanzo o i proventi mutualistici, indica gli importi destinati a ciascuna categoria di soci e riporta le modalità di erogazione, la data della deliberazione, la composizione del consiglio presente e l’esito delle votazioni. Assume valore probatorio e contabile, serve a dimostrare la conformità della distribuzione alle norme statutarie e di legge, a fornire elementi per la tenuta dei libri sociali e per gli obblighi fiscali e può essere richiesto da soci, revisori o autorità per verifiche.
Come scrivere un Verbale consiglio amministrazione distribuzione ristorni ai soci di cooperativa
Nel verbale redatto dal consiglio di amministrazione in merito alla distribuzione dei ristorni ai soci devono emergere con chiarezza e completezza tutti gli elementi che consentono di comprendere non solo la decisione adottata, ma anche la sua legittimità, la fondatezza economica e i criteri applicativi, così da renderla verificabile a terzi (organi di controllo, soci, autorità fiscali) e opponibile in sede amministrativa e contabile. Occorre innanzitutto identificare in modo inequivocabile la società cooperativa cui si riferisce la riunione: i dati identificativi dell’impresa così come risultano dallo statuto e dal registro (denominazione sociale, forma giuridica, sede legale, eventuale numero di iscrizione), accompagnati da data, ora e luogo in cui si è svolto il consiglio, nonché dall’indicazione della regolare convocazione e del presupposto della validità della seduta. Nel corpo del verbale va poi riportata la composizione della sala: i nomi dei consiglieri presenti e assenti, gli eventuali procuratori, chi ha presieduto la seduta e chi ha verbalizzato, e la verifica del quorum costitutivo e deliberativo; devono essere annotate eventuali dichiarazioni di conflitto d’interesse, astensioni o voti contrari e ogni diversa modalità di partecipazione (teleconferenza o delega), con la registrazione puntuale delle votazioni e del risultato numerico della deliberazione.
La parte essenziale del verbale deve contenere una descrizione articolata e motivata della proposta di distribuzione dei ristorni: la fonte normativa e statutaria che autorizza la distribuzione e i limiti prescritti dalla legge e dallo statuto, il richiamo alle eventuali delibere assembleari che abbiano delegato o definito i criteri, l’indicazione del periodo di attività al quale i ristorni si riferiscono e l’esposizione della documentazione economico-contabile che ha costituito il presupposto della decisione. È indispensabile che il verbale indichi il bilancio o la situazione patrimoniale e economica approvata o assunta a riferimento, con l’esplicitazione dell’utile disponibile o della quota di avanzo distribuibile, nonché delle destinazioni obbligatorie previste dalle norme cooperative e dallo statuto (riserva legale, riserve indivisibili, accantonamenti); se la distribuzione attinge a riserve o ad utili di esercizi precedenti, la provenienza dei mezzi deve essere chiaramente precisata.
Il metodo di calcolo dei ristorni e i criteri di ripartizione devono essere descritti in modo puntuale: va indicato il parametro preso a riferimento per la misura del ristoro (volumi di affari, acquisti, contributi, prestazioni fornite, o altri criteri statutari), la formula applicata per determinare l’importo complessivo da distribuire e la modalità di attribuzione per singolo socio, con esplicitazione dei casi particolari (soci usciti durante il periodo di riferimento, soci sospesi, soci per i quali sussistono trattenute o pretese). Il verbale deve inoltre registrare eventuali limiti o condizioni per il pagamento (soglie minime, tempi e modalità di erogazione, compensazioni con crediti sociali) e indicare se l’erogazione è prevista in denaro, in credito verso la cooperativa, o in altra forma riconosciuta dallo statuto.
Devono essere riportati i riscontri documentali allegati alla delibera: copia del bilancio approvato o della situazione contabile adottata, tabelle di calcolo dei ristorni, prospetti nominativi con l’indicazione degli importi spettanti a ciascun socio, pareri o relazioni dei revisori legali o del collegio sindacale, nonché ogni altro documento tecnico che abbia formato oggetto di valutazione da parte del consiglio. Se la decisione comporta effetti fiscali o obblighi di comunicazione verso terzi, il verbale dovrebbe indicare la valutazione fatta sul profilo fiscale e le istruzioni operative per l’adempimento (ritenute, dichiarazioni fiscali, comunicazioni ai soci), con l’attribuzione di responsabilità per la gestione degli aspetti amministrativi e contabili collegati all’erogazione.
La deliberazione va formulata con un testo decisionale chiaro e inequivocabile, contenente l’esatto importo complessivo deliberato a titolo di ristorni, la percentuale o i criteri applicati, l’indicazione dei singoli importi ove previsto, le condizioni di pagamento e l’autorizzazione a compiere gli adempimenti necessari. Il verbale deve altresì specificare chi è autorizzato a dare esecuzione alla delibera, firmare la documentazione e compiere gli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali conseguenti, nonché il termine entro cui tali attività devono essere completate. È buona prassi, e in molti casi un obbligo formale, che il verbale riporti l’impegno a iscrivere la deliberazione nell’apposito libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio e, se necessario, a depositare o comunicare la delibera agli organi competenti o al registro cooperativo.
Infine il verbale deve essere sottoscritto dal presidente della seduta e dal segretario verbalizzante; vanno annotate eventuali osservazioni finali, le firme dei presenti ove richiesto e la data di redazione. La redazione deve risultare chiara, completa e congrua rispetto alla documentazione allegata, in modo che a lettura del verbale emergano in modo univoco le ragioni economiche e giuridiche della decisione, la sua conformità allo statuto e alla legge, e la piena tracciabilità delle responsabilità nell’esecuzione.
Fac simile Verbale consiglio amministrazione distribuzione ristorni ai soci di cooperativa
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
COOPERATIVA ______________________________________________________
Oggi, ______________ giorno del mese di ______________ dell’anno ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale in ______________________________________________________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della Cooperativa ______________________________________________________, regolarmente convocato.
1. Presenze e costituzione del Consiglio
– President(e) del Consiglio: ______________________________________________________
– Amministratore/i presenti: ______________________________________________________
– Amministratore/i assente/i: ______________________________________________________
– Segretario verbalizzante: ______________________________________________________
Il Presidente constata che sono presenti ______________ consiglieri su ______________ componenti del Consiglio, pertanto il Consiglio è validamente costituito ai sensi dello Statuto.
2. Ordine del giorno
– Distribuzione dei ristorni agli associati per l’esercizio sociale chiuso al ______________
– Determinazione criteri e modalità di calcolo e pagamento
– Varie ed eventuali
3. Relazione introduttiva
Il Presidente/Amministratore ______________________________________________________ illustra ai presenti i risultati economici dell’esercizio sociale chiuso al ______________, evidenziando l’utile/disponibilità complessiva destinabile ai ristorni pari a Euro ______________, come risultante dal bilancio e dalle voci di riparto approvate dall’Assemblea/Consiglio (se diverso indicare delibere).
4. Determinazione della somma destinata ai ristorni
Il Consiglio, esaminata la situazione economica e le eventuali riserve statutarie, delibera di destinare a ristorni agli associati la somma complessiva di Euro ______________ (in lettere: ______________________________________________________).
5. Criteri di riparto
Il Consiglio approva i seguenti criteri per la ripartizione dei ristorni tra gli associati:
– Criterio 1: ______________________________________________________ (es.: proporzionale al volume di affari annuo; al capitale sociale; alle prestazioni rese; ecc.)
– Criterio 2: ______________________________________________________
– Eventuali franchigie/minimi/percentuali speciali: ______________________________________________________
6. Elenco e importi individuali
Si prende atto che l’elenco dettagliato dei soci beneficiari e degli importi spettanti, redatto secondo i suddetti criteri, è allegato al presente verbale come Allegato A: “Elenco soci e importi ristorni”, composto da ______________ fogli.
7. Modalità e termini di pagamento
Il Consiglio stabilisce che il pagamento dei ristorni avverrà con le seguenti modalità:
– Modalità di pagamento: ______________________________________________________ (es.: bonifico bancario, assegno, accredito su conto sociale, ecc.)
– Termine di esecuzione: entro il ______________/a partire dal ______________
– Eventuali trattenute fiscali/obblighi contributivi a carico della Cooperativa o del socio: ______________________________________________________
8. Approvazione e attribuzione delle deleghe
Il Consiglio, all’unanimità/a maggioranza (voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________), delibera di:
– Approvare la distribuzione dei ristorni per l’importo complessivo sopra indicato e secondo i criteri approvati.
– Delegare il/lla Presidente/Amministratore ______________________________________________________ e il/lla Direttore/Responsabile amministrativo ______________________________________________________ a porre in essere gli adempimenti necessari per l’esecuzione della presente deliberazione, ivi compresa la sottoscrizione dei documenti e l’effettuazione dei pagamenti, nei limiti delle competenze statutarie.
9. Comunicazioni agli interessati
Il Consiglio stabilisce che ogni socio verrà informato dell’importo a lui spettante mediante invio di comunicazione individuale e che copia dell’Allegato A sarà conservata agli atti sociali.
10. Varie ed eventuali
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta.
Il presente verbale, redatto in data ______________, viene letto, approvato e sottoscritto come segue.
Il Presidente: ________________________________________________ (firma)
Il Segretario verbalizzante: __________________________________ (firma)
Per presa visione e accettazione:
Gli Amministratori presenti:
1) __________________________________________________________ (firma)
2) __________________________________________________________ (firma)
3) __________________________________________________________ (firma)
(aggiungere righe se necessario)
Allegati:
– Allegato A: Elenco soci e importi ristorni (fogli ______________)
– Eventuali documenti di calcolo: ______________________________________________________
Documenti depositati agli atti sociali in data ______________ presso la sede legale.