In qualità di esperto, il verbale dell’assemblea per la nomina del vicepresidente di una cooperativa è il documento ufficiale che registra in modo formale lo svolgimento della riunione in cui i soci procedono alla designazione della carica, indicando data, luogo, partecipanti, svolgimento delle operazioni di voto e l’esito della nomina. Assume valore probatorio nei confronti di terzi e degli organi societari, deve rispettare le previsioni statutarie e le norme del codice civile applicabili, essere sottoscritto dagli organi competenti e, se previsto, depositato o comunicato al registro delle imprese o ad altri enti competenti, garantendo così trasparenza e validità giuridica della nomina.
Come scrivere un Verbale assemblea nomina del vicepresidente cooperativa
Nel verbale di un’assemblea convocata per la nomina del vicepresidente di una cooperativa devono comparire, in forma chiara e completa, tutti gli elementi che consentano di ricostruire senza ambiguità la regolarità della procedura e il contenuto della deliberazione. Occorre innanzitutto indicare con precisione la data, l’ora e il luogo in cui l’assemblea si è tenuta, specificando se si tratta di una convocazione in prima o in seconda convocazione e se l’assemblea è ordinaria o straordinaria; va riportato anche il richiamo alla convocazione effettuata (modalità e data di invio), così da attestare il rispetto dei termini e delle forme previste dallo statuto e dalla normativa vigente. È fondamentale dar conto dell’apertura dell’adunanza, con l’indicazione del presidente dell’assemblea e della persona incaricata di redigere il verbale (segreteria o segretario), nonché delle modalità con cui è stata verificata l’identità e la legittimazione dei partecipanti, comprensive delle eventuali deleghe o procure, che devono essere descritte o allegate.
Nel corpo del verbale va essere specificato l’elenco dei partecipanti alla riunione con l’indicazione della qualifica (socio, delegato, componente di organi sociali), oppure va fatto riferimento a un elenco allegato firmato dai partecipanti, così come devono essere annotate eventuali assenze rilevanti. Deve essere descritta la situazione del quorum di costituzione e del quorum deliberativo richiesto dallo statuto, con la precisazione del numero dei presenti e dei votanti e del rispetto o meno delle maggioranze previste per la validità della nomina; la verifica della regolarità della costituzione dell’assemblea e del conseguente diritto di deliberare non può mancare, e qualsiasi riferimento agli articoli statutari o alle norme di legge invocate per la procedura andrà trascritto esplicitamente nel testo. Quando la nomina deriva da candidature presentate in assemblea o previamente comunicate, il verbale deve riportare il testo della proposta di nomina così come è stato sottoposto al voto, con l’indicazione dei nomi dei candidati e delle dichiarazioni eventualmente rese dai medesimi (accettazione dell’incarico, dichiarazioni di incompatibilità, conflitto di interessi, curricula o esperienze ritenute rilevanti).
È indispensabile descrivere in modo dettagliato la procedura di votazione adottata: va precisato se la votazione è avvenuta per appello nominale, per alzata di mano, per scrutinio segreto o con altra modalità, e devono essere riportati i risultati numerici del voto, cioè il numero dei voti favorevoli, contrari e le astensioni, con ogni eventuale voto nullo o non valido. Il verbale dovrà riportare il testo formale della deliberazione adottata, con l’indicazione esplicita della persona nominata vicepresidente, dell’eventuale termine dell’incarico, delle attribuzioni, dei poteri e delle eventuali deleghe operative o rappresentative conferite, nonché dell’eventuale corrispettivo o indennità prevista; se lo statuto o le norme societarie richiedono particolari clausole di conferimento o limiti, queste devono essere richiamate e annotate. Qualora la nomina comporti modifiche alle deleghe di firma o alla rappresentanza verso terzi, il verbale dovrebbe contenere la dizione precisa delle deleghe revocate e di quelle conferite, indicando eventuali condizioni e limiti.
Devono essere annotate anche eventuali dichiarazioni particolari, contestazioni o osservazioni sollevate da soci o partecipanti durante la seduta, nonché la risposta data dal presidente o dall’assemblea, al fine di preservare trasparenza e prova nelle successive verifiche. È buona prassi inserire l’accettazione dell’incarico da parte del vicepresidente nominato, attestando se essa è stata resa oralmente in assemblea o se è allegata per iscritto; nel caso in cui il nominato non fosse presente, il verbale dovrà specificare la modalità con la quale è avvenuta l’accettazione successiva e allegare la relativa dichiarazione firmata. Al termine del testo della deliberazione il verbale dovrà essere sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario incaricato della redazione; ove lo statuto o la prassi lo richiedano, possono essere necessarie firme aggiuntive da parte del vicepresidente nominato o di altri organi sociali.
Oltre al testo descrittivo, il verbale deve prevedere l’eventuale allegazione di documenti che costituiscono parte integrante della deliberazione: l’elenco dei partecipanti e delle deleghe, copia della convocazione, curriculum o dichiarazioni del candidato, eventuali procure, nonché la proposta di delibera nella sua formulazione integrale. Va inoltre indicato il luogo di deposito del verbale e il numero di protocollo o della registrazione nel libro dei verbali, nonché ogni adempimento successivo necessario per l’efficacia esterna della nomina, come la comunicazione e l’aggiornamento dei dati presso il Registro delle Imprese, la modifica delle iscrizioni camerali, e la tempestiva esecuzione delle formalità previste dallo statuto o dalla legge per rendere opponibile la nomina a terzi. Per evitare vizi formali, il verbale dovrebbe altresì richiamare le norme statutarie e legislative applicate per la nomina, specificando eventuali condizioni particolari richieste dalla normativa sulle cooperative; in caso di profili complessi o di possibili incompatibilità è opportuno allegare anche le autodichiarazioni del candidato e, se necessario, una relazione dell’organo di controllo o del collegio sindacale.
Infine, il linguaggio del verbale deve essere preciso e non equivoco: la formulazione della deliberazione, la trascrizione dei risultati di voto e la descrizione delle attribuzioni devono permettere una immediata e inequivocabile verifica delle decisioni assunte e della loro conformità allo statuto e alla normativa applicabile, con la conservazione degli allegati che costituiscono prova dell’avvenuta nomina e degli adempimenti collegati.
Fac simile Verbale assemblea nomina del vicepresidente cooperativa
VERBALE DELL’ASSEMBLEA DEI SOCI
(Cooperativa __________________________________________________)
Il giorno ______________ del mese ______________ dell’anno ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale della Cooperativa __________________________________________________, sita in __________________________________________________, si è riunita l’Assemblea dei Soci, regolarmente convocata nei modi e nei termini previsti dallo Statuto sociale.
Assume la presidenza dell’Assemblea il Sig./La Sig.ra __________________________________________________, il quale/la quale nomina a Segretario dell’Assemblea il Sig./La Sig.ra __________________________________________________.
Il Presidente dichiara aperta la seduta e, accertata la regolare costituzione dell’Assemblea, procede a constatare la presenza dei soci o dei loro delegati come segue:
– Soci presenti in proprio: n. ______________, rappresentanti complessivamente ______________ quote/quote sociali pari al ______________% del capitale sociale;
– Soci rappresentati per delega: n. ______________, rappresentanti complessivamente ______________ quote/quote sociali pari al ______________% del capitale sociale;
TOTALE soci presenti o rappresentati: n. ______________, rappresentanti complessivamente ______________ quote/quote sociali pari al ______________% del capitale sociale.
Il Presidente dichiara, pertanto, che l’Assemblea è validamente costituita ai fini della trattazione del seguente ordine del giorno:
1) Nomina del Vicepresidente della Cooperativa.
Svolgimento della seduta
Il Presidente illustra i motivi della convocazione e propone all’Assemblea la nomina del Sig./Della Sig.ra __________________________________________________ quale Vicepresidente della Cooperativa, indicandone i curricula e i requisiti di legge e statutari.
Dopo le dichiarazioni del candidato e gli interventi dei soci presenti, si passa alla votazione della proposta.
Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Deliberazione
Con il seguente risultato: voti favorevoli ______________, voti contrari ______________, astenuti ______________, l’Assemblea nomina quale Vicepresidente della Cooperativa il/la Sig./Sig.ra __________________________________________________, con decorrenza dal ______________, per la durata di ______________ (o fino a revoca/termine del mandato), con i poteri e i compiti previsti dallo Statuto sociale e dalle normative vigenti.
Il/la nominato/a dichiara di accettare la carica e di possedere i requisiti di legge e statutari necessari per l’assunzione dell’incarico.
Non essendovi altro da trattare, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta e si redige il presente verbale, che, dopo lettura, viene approvato e sottoscritto come segue.
Luogo e data: __________________________________________________
Il Presidente dell’Assemblea
__________________________________________________
Il Segretario dell’Assemblea
__________________________________________________
Il/La Vicepresidente nominato/a
__________________________________________________
Eventuali annotazioni per il registro delle imprese / adempimenti successivi:
__________________________________________________