Il verbale di esclusione di un socio in una cooperativa è l’atto formale redatto dall’organo competente che registra la decisione di espellere un socio, con l’indicazione delle ragioni (ad esempio gravi inadempienze, comportamento contrario agli scopi sociali o persistente morosità), delle fasi procedurali seguite, dell’audizione del socio e dell’esito del voto. Questo documento ha valore probatorio e deve rispettare le norme statutarie e le garanzie del Codice civile; stabilisce anche le conseguenze pratiche dell’esclusione, come la perdita dei diritti sociali e le modalità di liquidazione della quota, e indica i termini e le modalità per eventuali impugnazioni.
Come scrivere un Verbale esclusione socio cooperativa
Il verbale di esclusione di un socio in una cooperativa deve documentare con chiarezza processuale e sostanziale tutto ciò che è avvenuto e le ragioni giuridiche che hanno condotto alla deliberazione, affinché il provvedimento sia esercitabile, opponibile e verificabile in sede amministrativa o giudiziaria. In apertura il verbale deve identificare in modo inequivocabile la riunione: la natura della convocazione (assemblea ordinaria, straordinaria, consiglio di amministrazione o organo specifico previsto dallo statuto), la data, il luogo e l’ora di inizio e di chiusura della seduta, nonché la modalità di svolgimento qualora si tratti di meeting telematico; la denominazione sociale completa della cooperativa, la sede legale e ogni riferimento identificativo utile per contestualizzare l’atto. Devono essere indicate le persone intervenute con qualifica e ruolo, inclusi presidente della seduta, segretario verbalizzante e componenti dell’organo deliberante, precisando eventuali assenze, deleghe e conflitti di interesse manifestati e come sono stati gestiti. È essenziale annotare l’avvenuta regolare convocazione dei partecipanti, il contenuto della convocazione stessa e la prova dell’avviso trasmesso al socio interessato dall’esclusione, con indicazione della data e della modalità di notifica, in modo da attestare il rispetto delle procedure statutarie e dei termini previsti per l’invito a comparire e per la difesa.
Il verbale deve identificare il soggetto oggetto della deliberazione con nome, cognome, codice fiscale o partita IVA se pertinente, domicilio o indirizzo per le notifiche e l’eventuale qualifica sociale (ad esempio numero di quote o azioni detenute, categoria di socio). La ricostruzione fattuale che motiva la proposta di esclusione deve essere completa, circostanziata e documentata: non bastano enunciati generici, ma occorre descrivere i fatti posti a base della decisione, riferire le prove prodotte o acquisite (comunicazioni scritte, documenti contabili, rapporti di controllo, verbali precedenti, denunce, pareri tecnici), indicare date e modalità dei comportamenti contestati e richiamare le norme statutarie e le disposizioni di legge ritenute violate. Se l’esclusione si fonda su inadempimenti patrimoniali o sul mancato versamento di quote, il verbale deve riportare gli importi dovuti, le scadenze non rispettate, gli eventuali solleciti e il conto aggiornata della posizione economica del socio.
La forma procedurale dell’istruttoria va descritta punto per punto: l’avviso al socio interessato della proposta di esclusione, l’indicazione dei termini e delle modalità previste dallo statuto per esercitare il diritto di difesa, l’effettiva comparizione del socio e le sue dichiarazioni rese in sede di audizione, con annotazione delle eventuali prove a sua difesa; qualora il socio non si sia presentato, il verbale deve segnalare l’avvenuta comunicazione del diritto di difesa e l’assenza di riscontri. È opportuno riportare testualmente le dichiarazioni rilevanti, o comunque sintetizzarle con precisione, e allegare al verbale la documentazione prodotta o ricevuta in riunione.
La parte decisoria del verbale deve contenere il testo integrale della deliberazione adottata: la formula con cui viene dichiarata l’esclusione, il richiamo alle norme statutarie e alla normativa applicata, la motivazione giuridico-fattuale che collegata prova e norma conduce all’esclusione, eventuali misure transitorie (come sospensioni o adempimenti a carico del socio prima dell’uscita), e la determinazione degli effetti patrimoniali conseguenti. È indispensabile rendere conto del procedimento di votazione, con la registrazione del risultato numerico della votazione (numero dei votanti, numero dei sì, dei no, eventuali astenuti), della maggioranza richiesta dallo statuto per deliberare e del rispetto o meno dei quorum prescritti; vanno annotate eventuali dichiarazioni di voto o motivazioni dei voti dissenzienti che si vogliano lasciare a verbale. Per le questioni economiche connesse all’esclusione, il verbale deve specificare le modalità di liquidazione delle quote sociali o di restituzione del capitale, i criteri di valutazione adottati, i termini per il pagamento, gli eventuali atti di compensazione contro crediti del socio, e ogni decisione relativa a ritenute o garanzie da trattenere.
Dal punto di vista formale, il verbale deve indicare gli atti amministrativi conseguenti e le responsabilità operative: chi è incaricato di notificare l’esclusione al socio, di aggiornare il libro dei soci e gli altri registri obbligatori, di effettuare le comunicazioni al Registro delle imprese o ad altri enti pubblici quando previsto e i termini entro i quali tali adempimenti devono essere eseguiti. È importante inserire nel verbale l’avvertimento circa i rimedi esperibili dal socio escluso, con il richiamo ai termini per l’impugnazione e alle sedi competenti, così come la registrazione di eventuali pattuizioni conciliative raggiunte in riunione. Il verbale deve essere sottoscritto dal presidente della seduta e dal segretario, con l’indicazione della data e, se previsto dallo statuto o dalla prassi, anche dalle persone che abbiano partecipato alla votazione; quando lo statuto o la legge lo richiedano, o quando si renda necessaria una maggiore garanzia di efficacia probatoria, potrà essere prevista anche l’autenticazione notarile della sottoscrizione.
È fondamentale che al verbale siano allegati tutti i documenti richiamati o prodotti durante la procedura: copie delle comunicazioni di convocazione, degli avvisi e delle ricevute di notifica, documentazione probatoria, dichiarazioni rese dal socio, pareri legali o tecnici acquisiti, e ogni altra memoria utile a ricostruire il percorso decisionale. Il verbale deve infine contenere una nota sul trattamento dei dati personali dei soggetti coinvolti, attestando il rispetto della normativa sulla privacy nella gestione e conservazione degli atti, nonché le modalità di conservazione e di accesso ai documenti, così da garantire trasparenza e tutela dei diritti delle parti interessate. Una redazione accurata, completa e coerente con lo statuto e la normativa vigente è l’unica garanzia che la deliberazione di esclusione sia valida, esecutiva e immune da contestazioni formali evitabili.
Fac simile Verbale esclusione socio cooperativa
VERBALE DELL’ASSEMBLEA DELLA COOPERATIVA ______________
Verbale n. ______________
Luogo: ______________
Data: ______________
Ora inizio: ______________
Ora fine: ______________
Presidente dell’assemblea: ______________
Segretario verbalizzante: ______________
Composizione del Consiglio di Amministrazione (se presente): ______________
Sono presenti:
– Soci presenti n.: ______________
– Quote/voti rappresentati: ______________
– Percentuale del capitale sociale rappresentata: ______________
Assenti: ______________
Ordine del giorno:
1) Esame della proposta di esclusione del socio ______________;
2) Deliberazioni conseguenti;
3) Varie ed eventuali.
Il Presidente, ______________, constatata la regolarità della convocazione e il rispetto delle norme statutarie, dichiara aperta la seduta alle ore ______________ e sottopone all’assemblea l’ordine del giorno.
Premesso che:
– La proposta di esclusione nei confronti del socio ______________ è stata formulata da ______________ in data ______________;
– I motivi che giustificano la proposta di esclusione sono i seguenti: ______________;
– L’azione è proposta ai sensi dell’art. ______________ dello Statuto sociale e, ove applicabile, dell’art. ______________ del Codice Civile;
Il Presidente dà comunicazione agli intervenuti che il socio interessato ______________ (è presente / non è presente) e che gli sono stati garantiti i diritti di partecipazione e difesa secondo quanto previsto dallo Statuto. Il socio interessato ha (reso dichiarazioni / non ha rilasciato dichiarazioni): ______________.
Dopo ampia discussione, si procede alla votazione della proposta di esclusione del socio ______________.
Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Con la maggioranza prevista dallo Statuto, la proposta di esclusione è stata: ______________ (approvata / respinta).
Delibera
L’assemblea, con il voto n. ______________ favorevole e n. ______________ contrario, delibera di ______________ (escludere / non escludere) il socio ______________ dalla Cooperativa ______________, con effetto dal ______________.
Si delibera inoltre:
– Di dare mandato a ______________ (Presidente / Consiglio di Amministrazione / Amministratore Delegato) di notificare la presente deliberazione al socio interessato entro il termine di giorni ______________ dalla data odierna;
– Di procedere, in caso di esclusione, alle operazioni contabili e amministrative necessarie per la liquidazione della quota sociale e per il rimborso, se dovuto, secondo le modalità e i termini previsti dallo Statuto e dalla normativa vigente: ______________;
– Di provvedere agli adempimenti verso il Registro delle Imprese e/o altri uffici competenti entro i termini di legge: ______________;
– Di allegare alla presente delibera eventuali documenti comprovanti i fatti e le comunicazioni effettuate: ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Data: ______________
Luogo: ______________
Il Presidente: ____________________________ ______________
Il Segretario: ____________________________ ______________
Per presa visione (socio interessato): ____________________________ ______________
Allegati:
1) Copia della proposta di esclusione presentata da ______________ in data ______________;
2) Comunicazioni inviate al socio interessato in data ______________;
3) Documentazione probatoria: ______________;
4) Altro: ______________