Il verbale di nomina del consiglio di amministrazione di una cooperativa è il documento formale che attesta la riunione in cui sono stati eletti o designati i membri del consiglio, fissando data, luogo, partecipanti e la decisione adottata; ha valore probatorio e amministrativo perché costituisce la base per l’iscrizione delle cariche negli atti societari e presso il Registro delle Imprese. Nel testo si registrano i nominativi degli amministratori, la durata del mandato, l’eventuale accettazione dell’incarico e le dichiarazioni di insussistenza di cause di ineleggibilità o incompatibilità, nonché le firme del presidente della seduta e del segretario; il verbale va conservato nel libro delle adunanze e delle deliberazioni e può essere richiesto per atti ufficiali o controlli.
Come scrivere un Verbale nomina consiglio di amministrazione cooperativa
Il verbale di nomina del consiglio di amministrazione di una cooperativa deve essere redatto in modo tale da consentire una ricostruzione completa e incontestabile della riunione che ha portato all’elezione degli amministratori e delle conseguenti delibere, e deve quindi contenere tutti gli elementi formali e sostanziali che ne consentano l’efficacia legale e la tempestiva annotazione presso il Registro delle Imprese. In apertura il verbale riporta il luogo, la data e l’ora di inizio della riunione e indica la persona che presiede l’assemblea o la seduta; viene descritta la convocazione, con riferimento a chi l’ha indetta, alla modalità con cui è stata effettuata e, se prevista dallo statuto, alla forma e ai termini di deposito delle liste per la candidatura. È fondamentale che il testo documenti l’accertamento della regolarità della convocazione e la constatazione del numero dei soci presenti e rappresentati, riferendo in maniera chiara la composizione dell’assemblea in termini di quorum partecipativo e dei diritti di voto esercitati, così da giustificare la validità delle deliberazioni poste in essere.
La parte centrale del verbale rende conto della procedura seguita per la nomina degli amministratori: va indicato il meccanismo elettorale adottato, cioè se l’elezione è avvenuta mediante voto palese o segreto, per appello nominale, sulla base di liste o per altra modalità prevista dallo statuto, nonché il testo delle risultanze di voto con il numero di voti favorevoli, contrari e astenuti ove rilevante ai fini della verifica della maggioranza. Se il sistema è listino, il verbale deve riprodurre il contenuto e la sottoscrizione delle liste depositate, le eventuali dichiarazioni di presentazione, la diversa ponderazione dei voti e la modalità di attribuzione dei seggi; se sono intervenute candidature spontanee o sostituzioni, occorre documentare l’ordine e le motivazioni delle sostituzioni e l’eventuale decorso di termini statutari. Per ogni amministratore eletto il verbale annota i dati identificativi necessari per la successiva iscrizione nel Registro delle Imprese: nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, cittadinanza e indicazione della residenza o domicilio eletto agli effetti sociali. A corredo devono essere riportate le dichiarazioni rese dagli eletti relative all’accettazione della carica, all’assenza di cause di ineleggibilità o incompatibilità e, se richiesto dallo statuto o dalla normativa, l’indicazione di eventuali rapporti con la cooperativa che possano costituire un conflitto di interessi.
Va inoltre riportata ogni deliberazione relativa all’assegnazione delle cariche interne al consiglio e alla definizione dei poteri di rappresentanza e di firma, con l’indicazione precisa delle attribuzioni conferite al presidente, all’amministratore delegato o ad altri membri del consiglio, nonché la determinazione dell’eventuale compenso a loro spettante e le modalità di rimborso spese. Se la nomina comporta la revoca o la cessazione anticipata di amministratori precedenti, il verbale documenta anche la presa d’atto delle dimissioni o della revoca e la data di cessazione dell’incarico, allegando le eventuali lettere di dimissioni o dichiarazioni di rinuncia. È opportuno che il verbale riporti ogni documentazione esibita in sede di assemblea, come le deleghe o le procure conferite dai soci, le dichiarazioni sostitutive di certificazione e i curricula professionali degli amministratori candidati, in modo che il documento costituisca il fascicolo probatorio completo dell’operazione elettorale.
Sul piano formale il verbale deve indicare l’ora di chiusura della seduta e viene sottoscritto secondo le modalità richieste dallo statuto: normalmente la firma del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante è necessaria per la sua validità; se la riunione è verbalizzata con atto pubblico, il notaio redattore appone la propria sottoscrizione e il verbale assume natura di documento pubblico. Il testo dovrebbe altresì chiarire eventuali voci rilevanti ai fini della pubblicità legale, come la richiesta di iscrizione o aggiornamento dell’ufficio del Registro delle Imprese, e indicare gli allegati che vengono depositati a corredo della pratica da trasmettere all’Ufficio Registro, tenendo conto dei requisiti documentali previsti per l’iscrizione degli amministratori, ovvero la documentazione anagrafica, le dichiarazioni di accettazione e di insussistenza di cause ostative e le Procure o dichiarazioni di accettazione dei poteri conferiti.
Infine è buona prassi che il verbale sia redatto in forma chiara e non contraddittoria, numerato e archiviato secondo le procedure societarie, con l’indicazione di ogni eventuale passo successivo da compiere per adempiere agli obblighi di legge e statutari, e che venga conservato insieme alle copie dei documenti allegati necessari per l’iscrizione nei pubblici registri e per eventuali controlli amministrativi o giudiziari. Poiché lo statuto della cooperativa o specifiche normative settoriali possono prevedere adempimenti o contenuti ulteriori, è consigliabile verificare sempre le disposizioni statutarie e, se del caso, rivolgersi a un professionista per adeguare il verbale alle esigenze di legge e di registro.
Fac simile Verbale nomina consiglio di amministrazione cooperativa
VERBALE DI ASSEMBLEA PER LA NOMINA DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELLA COOPERATIVA
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________ (Comune), presso ______________ (sede/luogo dell’assemblea),
Avanti a me ______________, in qualità di ______________ (notaio/segretario verbalizzante/presidente di assemblea), si è riunita l’assemblea dei soci della Cooperativa ______________ (ragione sociale), con sede legale in ______________ (indirizzo), codice fiscale/partita IVA ______________, reg. imprese n. ______________.
Presenti:
– Numero soci presenti in proprio: ______________
– Numero soci presenti per delega: ______________
– Totale soci presenti: ______________
– Totale soci aventi diritto di voto: ______________
Constatata la regolarità della convocazione ai sensi dello Statuto sociale e delle norme vigenti, il signor/la signora ______________ assume la presidenza dell’assemblea e propone quale segretario verbalizzante il/la signor/a ______________, che accetta.
Ordine del giorno:
1) ________________________________________________________________
2) ________________________________________________________________
3) Nomina del Consiglio di Amministrazione e determinazione del numero dei membri e della durata in carica.
4) Varie ed eventuali.
Il presidente illustra i punti all’ordine del giorno e, dopo le discussioni, propone di procedere alla nomina del Consiglio di Amministrazione.
Si procede quindi alla votazione sulla seguente proposta:
– Numero componenti del Consiglio di Amministrazione: ______________
– Durata in carica (anni/mandato): ______________ (fino a ______________)
Candidati alla carica di componente del Consiglio di Amministrazione (eventuale elenco e ordine di presentazione):
1) ______________ (nato/a il ______________ a ______________, codice fiscale ______________)
2) ______________ (nato/a il ______________ a ______________, codice fiscale ______________)
3) ______________ (nato/a il ______________ a ______________, codice fiscale ______________)
4) ______________
5) ______________
Modalità di votazione: ______________ (ad esempio: voto palese, voto segreto, appello nominale, etc.)
Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
– Voti nulli: ______________
Elezione:
Sono eletti membri del Consiglio di Amministrazione per la Cooperativa ______________ i signori/signore:
1) ______________
2) ______________
3) ______________
4) ______________
5) ______________
Il Presidente del Consiglio di Amministrazione eletto risulta: ______________
Eventuale Vicepresidente: ______________
Eventuali incarichi (segretario, tesoriere, deleghe particolari): ______________
I nominati dichiarano di accettare l’incarico e di non trovarsi in cause di incompatibilità o ineleggibilità ai sensi di legge e di Statuto: ______________ (dichiarazione di accettazione allegata: Sì/No)
Si stabiliscono i poteri e le deleghe del Consiglio/Del Presidente come segue:
– Poteri del Consiglio: ___________________________________________________________
– Delega al Presidente: ___________________________________________________________
– Durata delle deleghe: ___________________________________________________________
Si prende atto che il nuovo Consiglio di Amministrazione rimarrà in carica sino al ______________ (data di scadenza del mandato) e che la prossima assemblea per il rinnovo è fissata per il giorno ______________, salvo anticipi o proroghe nei termini di Statuto.
Non essendovi altre questioni da trattare, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta e redige il presente verbale, che letto e confermato viene sottoscritto come segue.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente dell’assemblea: ________________________________ (firma)
Il Segretario verbalizzante: ________________________________ (firma)
Elenchi allegati:
– Lista presenze e deleghe: ______________
– Proclamazione dei voti e verbali di scrutinio: ______________
– Dichiarazioni di accettazione e incompatibilità dei nominati: ______________
Luogo ______________, data ______________.