Si tratta del verbale del Consiglio di Amministrazione che registra e formalizza la presa d’atto e l’eventuale ratifica delle dimissioni del presidente: il documento riporta le dichiarazioni, la decisione del CdA e le conseguenze operative e societarie, come la vacanza dell’incarico, la gestione provvisoria delle deleghe e gli adempimenti statutari e normativi necessari per la sostituzione e le comunicazioni agli uffici competenti. Il verbale ha valore probatorio e rende ufficiale e opponibile a terzi la cessazione dell’incarico, secondo quanto previsto dallo statuto e dalla normativa societaria.
Come scrivere un verbale CDA ratifica dimissioni presidente
Nel verbale del consiglio di amministrazione che ratifica le dimissioni del presidente devono essere registrati in modo completo e chiaro tutti gli elementi che consentano di ricostruire esattamente la successione degli eventi, la legittimazione degli intervenuti e le decisioni adottate, tenendo presente che alcune formalità possono variare in funzione dello statuto societario e della normativa nazionale applicabile. Occorre innanzitutto indicare i dati identificativi della società, la sede legale, il numero di iscrizione al registro delle imprese o altro registro competente, la data, l’ora e il luogo in cui la riunione si è tenuta, nonché il modo in cui la convocazione è stata effettuata, così da comprovare la regolarità dell’adunanza. Devono essere riportati i nomi completi e le qualità delle persone presenti e assenti, specificando se partecipano a titolo di amministratori, sindaci, segretario verbalizzante o con ruolo diverso, e ogni procura o delega esercitata, con riferimento alla documentazione che ne prova il conferimento.
Il verbale dovrebbe descrivere la circostanza che ha dato luogo alla discussione: la presentazione formale delle dimissioni, allegando per trasparenza e integrità il testo della lettera di dimissioni o la dichiarazione rassegnata dal presidente, e la data di efficacia indicata dallo stesso dimissionario. È importante riportare come il consiglio abbia preso atto delle dimissioni, se abbia proceduto all’accettazione formale o alla sola conoscenza, e la formulazione precisa della deliberazione adottata, riportando testualmente la proposta, il contenuto della risoluzione e la data di efficacia delle dimissioni così come decisa o confermata dal consiglio. Il verbale deve altresì documentare l’esatta modalità di votazione adottata (per alzata di mano, voto palese o segreto, voto elettronico) e l’esito numerico della votazione, con l’indicazione dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni, in modo da rendere incontestabile la volontà assembleare e la regolarità del procedimento deliberativo.
È necessario descrivere le determinazioni collegate alla cessazione del mandato presidenziale: le misure transitorie per la rappresentanza legale della società, le eventuali deleghe revocate o mantenute in via temporanea, la nomina di un presidente facente funzioni o di un amministratore pro-tempore ove lo statuto lo preveda, e le conseguenti modifiche o conferme delle procure e dei poteri di firma a terzi. Se il consiglio decide anche su aspetti economici connessi alle dimissioni, come liquidazione di emolumenti, buonuscite, clausole di non concorrenza o accordi di transizione, tali accordi devono essere esplicitati nel verbale con il dettaglio essenziale (natura, importi, termini e eventuali condizioni sospensive) e con l’allegazione dei relativi atti o contratti. La presenza di eventuali conflitti di interesse rilevanti dei partecipanti va registrata, con l’indicazione delle persone coinvolte e delle modalità con cui esse si sono astenute o non hanno partecipato al voto, conformemente alle regole statutarie e di legge.
Il verbale dovrebbe anche prevedere la registrazione delle istruzioni relative agli adempimenti successivi: l’annotazione del provvedimento nel libro delle deliberazioni del consiglio, la trasmissione agli organi sociali e ai revisori se richiesto, la comunicazione tempestiva al registro delle imprese o all’autorità competente per l’aggiornamento della carica sociale e dei dati rappresentativi, nonché la notifica ai terzi rilevanti (banche, clienti, fornitori) e la cancellazione o aggiornamento delle firme abilitate. Per garantire prova probatoria e opponibilità a terzi, è opportuno che il verbale indichi chi redige e sottoscrive il verbale, con la firma del segretario verbalizzante e del presidente o dell’amministratore che presiede la seduta, ovvero le firme prescritte dallo statuto, e la data di sottoscrizione; se la legge richiede forme particolari come l’intervento del notaio o la sottoscrizione autenticata, il verbale deve darne conto e contenere gli estremi dell’atto notarile.
Infine, affinché il verbale sia uno strumento utile in caso di contestazioni future, la redazione deve privilegiare chiarezza e completezza: il linguaggio dovrà essere preciso e non equivoco, ogni allegato richiamato va numerato e conservato insieme al verbale nella documentazione societaria, e deve risultare la volontà del consiglio circa l’approvazione del verbale stesso in occasione della successiva riunione o immediatamente contestuale, con l’annotazione dell’eventuale conferma o rettifica. Poiché le implicazioni giuridiche di una ratifica possono essere complesse e dipendono dalle norme applicabili e dalle clausole statutarie, è consigliabile integrare il verbale con una breve indicazione della consulenza legale eventualmente ricevuta o, in alternativa, consultare un professionista prima della sua definitiva formalizzazione e registrazione.
Fac simile verbale CDA ratifica dimissioni presidente
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
________________ della Società ________________________________________________________________________
In data ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale in ___________________________________________________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della società ________________________________________________________________________, reg. imprese di ______________ n. ______________, su convocazione regolarmente effettuata.
Presiede la riunione il Sig./la Sig.ra __________________________________________________ (in qualità di ______________), che nomina per il ruolo di Segretario il Sig./la Sig.ra __________________________________________________.
Sono intervenuti i signori:
– __________________________________________________ (carica: ______________) — presente/assente ______________
– __________________________________________________ (carica: ______________) — presente/assente ______________
– __________________________________________________ (carica: ______________) — presente/assente ______________
– __________________________________________________ (carica: ______________) — presente/assente ______________
(assumere eventuali ulteriori nominativi in foglio allegato)
Constatato che è presente il numero legale per la validità delle deliberazioni, il Presidente dichiara aperta la seduta e propone l’ordine del giorno:
1) Ratifica e presa d’atto delle dimissioni del Presidente del Consiglio di Amministrazione Sig./Sig.ra __________________________________________________;
2) Eventuali determinazioni correlate, ivi comprese le comunicazioni agli organi competenti e la nomina del Presidente pro tempore o la convocazione dell’Assemblea per la nomina del nuovo Presidente;
3) Varie ed eventuali.
Il Presidente sottopone all’attenzione del Consiglio la lettera di dimissioni, datata ______________ e protocollata n. ______________, con la quale il Sig./la Sig.ra __________________________________________________ ha rassegnato le proprie dimissioni dalla carica di Presidente del Consiglio di Amministrazione, con decorrenza ______________ (o con effetto immediato a far data da ______________), allegata al presente verbale quale parte integrante.
Dopo opportuna discussione, il Consiglio, con votazione unanime / a maggioranza (voti favorevoli ______________; contrari ______________; astenuti ______________), DELIBERA
1) di prendere atto e ratificare le dimissioni del Sig./della Sig.ra __________________________________________________ dalla carica di Presidente del Consiglio di Amministrazione della società __________________________________________________, con decorrenza ______________;
2) di esprimere al Sig./alla Sig.ra __________________________________________________ ringraziamento per l’attività svolta durante il periodo di carica;
3) di dare mandato al Presidente pro tempore / al Direttore Generale / al Segretario (barrare e compilare) __________________________________________________ di compiere tutte le formalità necessarie per l’esecuzione della presente deliberazione, ivi compresa la comunicazione agli organi sociali e la trasmissione dell’atto al Registro delle Imprese per le annotazioni di competenza, nonché di depositare copia della lettera di dimissioni agli atti sociali;
4) di nominare quale Presidente pro tempore il Sig./la Sig.ra __________________________________________________ con effetto immediato e fino alla convocazione e deliberazione dell’Assemblea degli Azionisti per la nomina del nuovo Presidente / oppure di convocare entro i termini statutari l’Assemblea degli Azionisti per la nomina del nuovo Presidente (barrare e compilare) __________________________________________________;
5) di conferire al Sig./alla Sig.ra __________________________________________________ (carica ______________) ogni più ampio mandato e potere necessario per l’esecuzione delle predette determinazioni, con facoltà di delega secondo quanto previsto dallo statuto sociale e dalla normativa vigente.
Non essendovi altre questioni all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Il presente verbale viene redatto, letto e approvato e sottoscritto come segue.
Luogo __________________________________________________, data ______________.
Il Presidente __________________________________________________
Il Segretario __________________________________________________
Per accettazione e presa d’atto del dimissionario (se richiesto):
Il dimissionario __________________________________________________
Allegati:
– Lettera di dimissioni datata ______________ e protocollata n. ______________;
– Elenco presenze firmato ______________;
– Copia statuto sociale aggiornata ______________.