Il verbale di ammissione di un socio in una cooperativa è l’atto scritto che documenta la decisione dell’organo competente di accettare una nuova adesione, riportando gli elementi essenziali come l’identità del socio, l’approvazione formale secondo lo statuto, le condizioni economiche e la data di decorrenza della qualità di socio. Ha valore probatorio e amministrativo, serve a dimostrare l’avvenuta iscrizione nel libro dei soci e a regolare l’esercizio dei diritti e degli obblighi del nuovo membro; deve essere redatto con chiarezza, sottoscritto dagli organi che lo hanno adottato e conservato tra gli atti sociali per eventuali controlli e adempimenti contabili e fiscali.
Come scrivere un Verbale ammissione socio cooperativa
Come esperto, posso descrivere in modo approfondito e operativo le informazioni che un verbale di ammissione di un socio in una cooperativa deve contenere perché sia completo, valido e facilmente utilizzabile sia ai fini societari interni sia ai fini di eventuali obblighi verso il Registro delle Imprese o altri enti. Il verbale deve identificare con precisione la riunione che ha deciso l’ammissione riportando la data, l’ora e il luogo in cui si è tenuta la seduta; occorre inoltre indicare la natura dell’organo che ha deliberato (assemblea dei soci, consiglio di amministrazione o altro organo previsto dallo statuto) e richiamare, anche sinteticamente, la convocazione fatta, per dimostrare la regolarità della procedura. È fondamentale che nel corpo del verbale compaiano l’elenco nominale dei partecipanti alla seduta e, se previsto o presente, l’indicazione di eventuali deleghe o rappresentanti che operano per conto di soci assenti, con la precisazione del quorum costitutivo e deliberativo risultante, così che sia possibile riscontrare la legittimità della votazione.
La parte descrittiva del verbale deve dedicare un’attenzione particolare all’identificazione del candidato socio: nome e cognome o ragione sociale, luogo e data di nascita o codice fiscale/partita IVA, residenza o sede legale, documento di identità e, se del caso, dati del rappresentante legale o del procuratore che ha firmato la domanda. È consigliabile che il verbale riporti anche i principali elementi documentali prodotti dall’aspirante, quali domanda d’ammissione sottoscritta, copia dello statuto ricevuta, eventuale domanda di sottoscrizione di quote o azioni sociali, attestazioni di versamento del conferimento iniziale e ogni dichiarazione sulla situazione professionale o lavorativa quando rilevante (ad esempio nei casi di cooperative di lavoro o di produzione e lavoro).
Deve essere chiaramente descritto il percorso istruttorio seguito prima della votazione: la verifica dei requisiti di ammissibilità richiesti dallo statuto e dalla normativa vigente, la valutazione di eventuali incompatibilità o precedenti disciplinari, l’esito di accertamenti di natura amministrativa o previdenziale ove richiesto, e la presenza o meno di pareri favorevoli di organi consultivi o commissioni interne. Il verbale dovrà quindi riportare la proposta formale di ammissione, la discussione (sintetizzata) e la formulazione della mozione o della delibera, con la dicitura esatta della decisione adottata, specificando se l’ammissione è stata approvata in via definitiva, condizionata a successivi adempimenti o respinta.
Devono essere registrati in modo inequivocabile i dati relativi alla partecipazione economica del nuovo socio: l’importo della quota sociale o della partecipazione nominativa, la modalità e i termini di versamento del conferimento iniziale (bonifico, assegno, ritenuta, ecc.), eventuali obblighi di versamento periodico o integrazioni future, nonché l’indicazione se la quota è nominativa, indivisibile o soggetta a vincoli particolari previsti dallo statuto. Se la delibera prevede l’emissione di azioni o certificati, il verbale deve precisare il contenuto, la numerazione e le modalità di consegna di tali titoli. Altre informazioni economiche importanti da riportare riguardano l’effetto dell’ammissione sul capitale sociale e sulla eventuale ripartizione di utili o sovrapprezzi, se queste risultano immediatamente rilevanti.
Il verbale dovrà contenere la evidenza del risultato della votazione, con espressa indicazione di come è stato espresso il voto (palese o segreto), il numero dei voti favorevoli, contrari e astenuti o, in alternativa, la maggioranza prevista dallo statuto raggiunta, in modo che sia possibile ricostruire l’iter decisionale. Qualora l’ammissione sia stata decisa da un organo delegato, è opportuno riportare il richiamo alla delega statutaria o alla delibera che autorizzava quell’organo a deliberare in materia di ammissioni. Se la decisione prevede modalità particolari di integrazione della delibera (ad esempio l’adozione di un contratto sociale complementare tra socio e cooperativa), il verbale deve richiamare espressamente tali elementi e gli eventuali documenti allegati.
È importante che il verbale faccia riferimento all’accettazione, da parte del socio ammesso, dello statuto e del regolamento interno, con la dichiarazione esplicita della presa visione e dell’accettazione delle norme statutarie, delle regole mutualistiche e degli obblighi fiscali e contributivi connessi alla qualità di socio. Questa presa d’atto del nuovo socio è utile sia per la tutela della cooperativa sia per la corretta annotazione nel libro dei soci; il verbale dovrebbe altresì attestare l’ottenimento del consenso al trattamento dei dati personali, necessario ai sensi del GDPR, quando siano raccolti dati sensibili o personali per finalità amministrative.
Il documento deve indicare chiaramente l’efficacia temporale dell’ammissione, ossia la data a partire dalla quale la persona acquisisce la qualità di socio e i relativi diritti e doveri; in casi di ammissione condizionata va specificata la scadenza entro la quale devono essere adempiuti i presupposti per la definitiva acquisizione della qualità sociale. Inoltre il verbale deve prevedere l’indicazione delle annotazioni formali da effettuare successivamente: l’iscrizione nel libro dei soci con il numero progressivo eventualmente assegnato, l’aggiornamento del libro delle quote, la trasmissione degli estremi dell’atto agli uffici competenti (Registro delle Imprese, INPS, C.C.I.A.A. o altri enti se richiesto), e la eventuale registrazione e conservazione dei documenti allegati.
In chiusura è imprescindibile che il verbale riporti la sottoscrizione del presidente della seduta e del segretario verbalizzante, o delle figure previste dallo statuto che devono sottoscrivere il verbale, con l’indicazione del loro ruolo e, se del caso, l’attestazione dell’identità di chi ha firmato. Se la normativa o lo statuto prevedono l’intervento di un notaio per determinate tipologie di atti, il verbale dovrà richiamare tale intervento e allegare la relata di notifica o l’atto notarile. Infine è prassi corretta allegare al verbale copia della domanda d’ammissione, delle ricevute di versamento, della documentazione d’identità e di ogni documento probatorio utilizzato per la valutazione, così che il fascicolo conservato dalla cooperativa contenga tutta la documentazione utile a dimostrare la correttezza e trasparenza dell’operazione.
Fac simile Verbale ammissione socio cooperativa
VERBALE N. ______________
VERBALE DI AMMISSIONE SOCIO DELLA COOPERATIVA “__ ______________”
In data ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale in ______________, si è riunito/a ______________ (indicare: Assemblea/Consiglio di Amministrazione/Altro: ______________) della Cooperativa “__ ______________”, con sede legale in ______________, codice fiscale/partita IVA ______________.
Presiede la riunione il/la Sig./Sig.ra ______________, in qualità di ______________, e funge da segretario/notaio il/la Sig./Sig.ra ______________.
Elenco dei presenti (o indicazione dei presenti collegati): ______________
Assume la presidenza il/la Sig./Sig.ra ______________ che, constatata la regolarità della convocazione e la presenza del numero legale, dichiara aperta la seduta.
1) Oggetto della riunione
Il presidente mette in discussione la richiesta di ammissione a socio presentata dal/la Sig./Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________, codice fiscale ______________, documento di identità n. ______________ rilasciato da ______________ in data ______________.
La domanda di ammissione, agli atti sociali, è corredata da: copia documento di identità (__ Sì / __ No), certificato di residenza (__ Sì / __ No), modulo di domanda sottoscritto (__ Sì / __ No), eventuale documentazione aggiuntiva: ______________.
2) Discussione
Si legge e si esamina la domanda di ammissione e si prende atto che il richiedente dichiara di conoscere e di accettare lo Statuto, il Regolamento interno e gli obblighi derivanti dalla qualità di socio, nonché di voler partecipare attivamente alla vita cooperativa.
3) Delibera
A votazione ______________ (per alzata di mano / palese / segreta), espressi n. __ voti favorevoli, n. __ contrari, n. __ astenuti, l’organo deliberante
DELIBERA
– di ammettere il/la Sig./Sig.ra ______________ a socio/a della Cooperativa “__ ______________” con decorrenza dal ______________;
– di attribuire al/la nuovo/a socio/a n. ______________ quote/azioni sociali, per un valore nominale complessivo di Euro ______________ (valore unitario Euro ______________ per quota/azione);
– di far pagare al nuovo socio la quota di ingresso/versamento iniziale pari a Euro ______________ (incassata in data ______________ con modalità: ______________), nonché l’eventuale quota associativa annuale di Euro ______________;
– di iscrivere il/la Sig./Sig.ra ______________ nel Libro dei Soci con numero progressivo ______________, a partire dal ______________.
La presente ammissione è subordinata all’adempimento delle seguenti condizioni: ______________ (eventuali condizioni).
4) Comunicazioni e adempimenti
Si incarica il/la Sig./Sig.ra ______________ di provvedere agli adempimenti conseguenti alla presente delibera, tra cui: aggiornamento del Libro Soci, registrazione contabile dell’ingresso e rilascio della documentazione prevista dallo Statuto.
5) Dichiarazioni del neo socio
Il/la Sig./Sig.ra ______________ dichiara di accettare la qualità di socio/a, di conoscere e di approvare lo Statuto e il Regolamento della Cooperativa e di impegnarsi a rispettarne le disposizioni e a versare le quote deliberate.
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, alle ore ______________ il presidente dichiara chiusa la seduta e il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto come segue.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente: ________________________________ (firma) ______________
Il Segretario: ________________________________ (firma) ______________
Il Neo Socio: ________________________________ (firma) ______________
Data redazione del verbale: ______________
Registrato in data: ______________ al n. ______________ del Registro Soci/Verbali.