Il verbale del Consiglio di Amministrazione relativo al conferimento di procura speciale è un documento ufficiale che attesta la decisione, presa dal consiglio stesso, di attribuire a una o più persone specifici poteri o deleghe per compiere determinati atti a nome della società. In questo contesto, il verbale descrive le motivazioni e le modalità con cui il consiglio ha deliberato di conferire tale procura, precisando quali sono gli ambiti di azione, le limitazioni e la durata dell’incarico affidato. Solitamente, la procura speciale è conferita per gestire situazioni particolari o operazioni che richiedono competenze specifiche o una rappresentanza formale verso terzi, senza coinvolgere l’intero consiglio o gli amministratori in tutte le fasi operative. Il verbale, redatto e sottoscritto secondo le modalità previste dalla legge e dallo statuto societario, costituisce quindi la prova formale della volontà del consiglio e la base giuridica per l’operato del procuratore speciale.
Come scrivere un verbale CDA conferimento procura speciale
Nel redigere un verbale di Consiglio di Amministrazione relativo al conferimento di una procura speciale, è fondamentale che il documento contenga una serie di informazioni precise e dettagliate che permettano di ricostruire in modo inequivocabile il contesto, la volontà e le modalità con cui l’organo ha deliberato.
Il verbale deve innanzitutto individuare con chiarezza la società a cui il Consiglio di Amministrazione fa riferimento, riportando la denominazione sociale, la sede legale e gli estremi identificativi, quali il codice fiscale o la partita IVA. È essenziale che venga specificata la data e il luogo in cui la riunione si è tenuta, nonché l’ora di apertura e, eventualmente, di chiusura della seduta. All’inizio del verbale, si deve indicare chi assume la presidenza della seduta, solitamente il Presidente del Consiglio di Amministrazione, e chi svolge la funzione di segretario verbalizzante.
Deve essere riportata la modalità di convocazione dell’adunanza e la regolarità della stessa, evidenziando se sono stati rispettati i termini e le modalità previste dallo statuto e dalla legge. È necessario accertare e dichiarare la presenza dei membri del Consiglio di Amministrazione, annotando chi è presente, chi assente e, se previsto, la partecipazione di eventuali sindaci, revisori o invitati. Tutto ciò serve a certificare la validità della riunione e la possibilità di deliberare.
Nel corpo del verbale viene data evidenza dell’ordine del giorno, con particolare riferimento al punto relativo al conferimento della procura speciale. È importante che sia riportata la motivazione che conduce il Consiglio a ritenere opportuno o necessario il conferimento della procura, illustrando il contesto, gli obiettivi e le esigenze operative o strategiche che giustificano tale decisione. Si dovrebbero esporre eventuali discussioni avvenute, le posizioni espresse dai consiglieri e le valutazioni emerse nel corso della seduta, così da offrire una traccia della dinamica decisionale e della formazione della volontà dell’organo.
La parte centrale del verbale deve descrivere in modo dettagliato il contenuto della procura che si intende conferire. In questa sezione viene precisata l’identità del soggetto (persona fisica o giuridica) a cui la procura viene attribuita, specificando i dati anagrafici o identificativi necessari a non lasciare dubbi sull’identità del procuratore. Occorre definire in modo compiuto e circostanziato i poteri oggetto della procura, indicando le operazioni, gli atti o le categorie di atti che il procuratore è autorizzato a compiere in nome e per conto della società, specificando eventuali limiti, condizioni, modalità di esercizio e durata della procura stessa. Se la procura è conferita per uno specifico affare o per una serie determinata di operazioni, è necessario che ciò emerga in maniera inequivoca, così come devono essere evidenziate eventuali esclusioni o restrizioni di potere.
Il verbale deve poi riportare la modalità di assunzione della delibera, vale a dire la verifica della sussistenza del quorum costitutivo e deliberativo, il numero di voti favorevoli, contrari e astenuti, nonché l’esito della votazione. È buona prassi evidenziare, laddove sussistano, eventuali dichiarazioni di voto o riserve avanzate da uno o più consiglieri. Al termine, il verbale deve dare atto dell’approvazione della delibera e dell’autorizzazione al Presidente, all’Amministratore Delegato o a un altro soggetto individuato dal Consiglio a sottoscrivere la procura speciale in nome della società, con facoltà di apportare eventuali modifiche formali richieste dalle autorità o dagli enti preposti alla registrazione.
Infine, il verbale si chiude con l’indicazione dell’orario di chiusura della seduta, la conferma che la verbalizzazione è stata letta, approvata e sottoscritta dal Presidente e dal Segretario, con eventuale menzione della successiva trascrizione sul libro delle deliberazioni del Consiglio di Amministrazione, come previsto dalla normativa vigente. Tutte queste informazioni sono indispensabili affinché il verbale sia idoneo a costituire una prova formale della volontà espressa dall’organo amministrativo, nonché legittimare il procuratore all’esercizio dei poteri conferiti.
Fac simile verbale CDA conferimento procura speciale
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
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In data ______________, alle ore ______________, presso la sede legale della società ______________, con sede in ______________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione regolarmente convocato, con la presenza dei seguenti amministratori:
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Assume la presidenza il Sig./la Sig.ra ______________, il quale constata la regolare costituzione del Consiglio e dichiara aperta la seduta.
Il Presidente espone che si rende opportuno conferire una procura speciale al Sig./alla Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________, codice fiscale ______________, affinché possa compiere, in nome e per conto della società, le seguenti operazioni:
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(Descrizione dettagliata degli atti e dei poteri conferiti con la procura)
Dopo ampia discussione, il Consiglio, all’unanimità,
DELIBERA
di conferire al Sig./alla Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________, codice fiscale ______________, la procura speciale per compiere, in nome e per conto della società ______________, i seguenti atti:
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(Elencazione dettagliata dei poteri conferiti)
Il Presidente viene autorizzato a sottoscrivere la relativa procura speciale in nome e per conto della società.
Null’altro essendovi da deliberare, la seduta viene tolta alle ore ______________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente
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Il Segretario
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