Il verbale del Consiglio di Amministrazione che nomina il responsabile della sicurezza è il documento ufficiale che registra la decisione formale del CDA di attribuire a una persona l’incarico di coordinare le attività di salute e sicurezza sul lavoro, solitamente in veste di RSPP o Safety Manager. Ha valore probatorio e organizzativo: formalizza l’incarico indicando data, soggetto nominato, funzioni e limiti dei poteri e serve a dimostrare l’adempimento degli obblighi previsti dal D.lgs. 81/2008 nei confronti di enti di controllo, assicurazioni e terzi. Per avere efficacia pratica deve essere sottoscritto e conservato nei libri sociali insieme all’accettazione scritta dell’incaricato, poiché incide sia sulla responsabilità gestionale che sugli aspetti di compliance aziendale.
Come scrivere un verbale CDA nomina responsabile sicurezza
Nel verbale del Consiglio di Amministrazione che formalizza la nomina del responsabile della sicurezza è fondamentale riportare in modo chiaro e completo tutti gli elementi che permettono di dimostrare la regolarità della procedura, l’identità delle parti coinvolte, la natura e l’estensione dell’incarico conferito, nonché i presupposti giuridici e organizzativi che lo legittimano. È opportuno aprire il testo indicando con precisione la data, l’ora e il luogo della riunione, la composizione del Consiglio presente e il rispetto del quorum di legge e statutario, specificando chi ha presieduto e chi ha verbalizzato: questi dati certificano la validità della delibera e la sua opponibilità. Il verbale deve poi richiamare l’ordine del giorno che ha portato alla decisione, fornendo un breve inquadramento delle ragioni che hanno reso necessaria la nomina, ad esempio adeguamenti normativi, riorganizzazioni aziendali o necessità operative emergenti.
Per quanto riguarda la persona nominata, il verbale dovrà contenere l’identificazione completa con nome, codice fiscale, eventuale ruolo aziendale già ricoperto, e indicare se si tratta di una figura interna o di un consulente esterno. È utile che venga allegata o richiamata la documentazione che attesta le qualifiche e le competenze richieste dalla normativa vigente, come i titoli di studio, le esperienze professionali rilevanti e gli attestati di formazione specifica in materia di salute e sicurezza sul lavoro; la presenza di tali allegati e la loro conservazione rappresentano prova della conformità ai requisiti di legge, in particolare al D.Lgs. 81/2008 e successive modifiche. Nel testo del verbale deve essere esplicitata la dichiarazione di accettazione dell’incarico da parte del nominato, con eventuale dichiarazione di assenza di cause di incompatibilità o di conflitti di interesse, nonché l’eventuale dichiarazione di disponibilità a sottoporsi a ulteriori percorsi formativi richiesti per il ruolo.
La descrizione dell’incarico va redatta con precisione: è necessario specificare la qualifica attribuita (ad esempio responsabile del servizio prevenzione e protezione o altro incarico rilevante in materia di sicurezza), l’ambito di responsabilità e le funzioni operative e di coordinamento che saranno demandate, i limiti e i poteri decisionali concessi, nonché le linee di riporto e le modalità di interfaccia con le altre figure aziendali coinvolte nella sicurezza (datore di lavoro, medici competenti, RLS, dirigenti e preposti). Vanno indicati la durata dell’incarico, la data di inizio dell’efficacia della nomina e le condizioni per la sua eventuale revoca o cessazione anticipata, comprensive di periodi di preavviso e di procedure per la nomina di un sostituto temporaneo. Se la nomina comporta attribuzione di deleghe formali o di poteri di firma, tale fatto deve essere esplicitato, con richiamo ai relativi documenti che disciplinano la delega e, se del caso, alle autorizzazioni del Consiglio a predisporre o approvare determinate misure.
Aspetti economici e logistici associati alla nomina non vanno trascurati: il verbale deve indicare se alla carica sono connesse competenze economiche o un compenso aggiuntivo, le eventuali spese a carico dell’azienda per l’espletamento delle attività (formazione, strumenti, risorse, consulenze), e la previsione di un budget o di uno stanziamento specifico. Occorre inoltre registrare gli impegni dell’azienda a provvedere alla messa a disposizione delle risorse necessarie per consentire l’effettiva esecuzione dei compiti di prevenzione e protezione, con particolare riferimento all’accesso alle informazioni, ai documenti aziendali, agli organigrammi e all’appoggio operativo da parte delle strutture competenti. Se la figura nominata è esterna, il verbale dovrebbe richiamare l’esistenza del contratto di servizio o di consulenza che disciplinerà i rapporti, prevedendo la documentazione contrattuale allegata al verbale o conservata agli atti.
Sul piano formale, il verbale deve contenere l’indicazione della votazione avvenuta, con l’esito della deliberazione e l’eventuale espressione di dissensi o astensioni da parte dei consiglieri; questi elementi sono rilevanti per dimostrare la regolarità della decisione e la conformità alle regole statutarie. Devono essere poi specificati gli adempimenti conseguenti alla nomina: la comunicazione interna prevista, l’aggiornamento dell’organigramma aziendale, la registrazione della delibera nell’apposito libro delle deliberazioni del Consiglio, l’invio di notifiche o comunicazioni agli enti competenti se previsto dalla normativa o dal contratto collettivo, e la conservazione degli allegati probatori quali curriculum, certificati di formazione, copia delle dichiarazioni rese dall’interessato e del contratto, con indicazione del luogo di conservazione della documentazione.
Infine, il verbale dovrebbe contenere una breve previsione sulle modalità di monitoraggio e rendicontazione dell’attività del responsabile della sicurezza, definendo i criteri di valutazione delle prestazioni, la periodicità dei report obbligatori o interni e le modalità di interfaccia con gli organi societari per la rendicontazione di eventi rilevanti, infortuni o non conformità. La presenza della sottoscrizione del presidente del Consiglio e del segretario verbalizzante, nonché dell’eventuale firma del nominato in segno di presa visione e accettazione, conclude il documento dando piena efficacia formale alla nomina e facilitando eventuali futuri controlli di conformità amministrativa e normativa.
Fac simile verbale CDA nomina responsabile sicurezza
VERBALE DELLA RIUNIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
Società: ________________________________________________________________
Sede legale: _____________________________________________________________
Data: ________________________ Ora: ____________________________
Luogo della riunione: _____________________________________________________
Il giorno __________________, alle ore __________________, presso la sede di cui sopra, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della società sopra indicata, regolarmente convocato.
Presiede la riunione il Sig./la Sig.ra __________________________________________ in qualità di Presidente del Consiglio di Amministrazione.
Assume le funzioni di Segretario il Sig./la Sig.ra _______________________________________
Sono presenti i seguenti Consiglieri:
– Sig./Sig.ra _______________________________________________________________
– Sig./Sig.ra _______________________________________________________________
– Sig./Sig.ra _______________________________________________________________
– Sig./Sig.ra _______________________________________________________________
Risultano pertanto presenti n. _______ membri su n. _______ componenti del Consiglio, con conseguente validità della seduta ai sensi dello Statuto sociale.
Ordine del giorno:
1. Nomina del Responsabile della Sicurezza aziendale;
2. Varie ed eventuali.
Il Presidente introduce il primo punto all’ordine del giorno illustrando la necessità di procedere alla nomina del Responsabile della Sicurezza, con riferimento agli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia di salute e sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 e successive modificazioni).
Il Consiglio, dopo aver preso visione del curriculum e delle referenze del candidato proposto, nonché valutati gli obblighi e le responsabilità correlate alla funzione, delibera quanto segue.
Delibera:
1) Di nominare quale Responsabile della Sicurezza aziendale (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione – RSPP) il/la Sig./Sig.ra
_______________________________________________________________,
nato/a a ______________________ il ______________________, codice fiscale ______________________, residente in ____________________________________________________.
2) La nomina ha effetto a partire dal ______________________ ed avrà durata di ______________________ (specificare termine o a tempo indeterminato).
3) Al Responsabile della Sicurezza sono attribuiti i compiti, le responsabilità e i poteri necessari per l’esercizio della funzione, tra cui, a titolo esemplificativo:
– individuazione dei fattori di rischio e predisposizione delle misure preventive e protettive;
– elaborazione e aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) ove di competenza;
– progettazione e programmazione degli interventi formativi e informativi per i lavoratori;
– coordinamento con il Medico Competente, il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) e le altre figure aziendali coinvolte;
– vigilanza sull’applicazione delle misure di prevenzione e protezione;
– segnalazione tempestiva al Consiglio di eventuali risorse necessarie o situazioni di non conformità.
4) Al fine dell’espletamento delle mansioni previste, al Responsabile della Sicurezza sono messi a disposizione i mezzi, le risorse e i poteri necessari, inclusi accesso agli ambienti e documentazione aziendale rilevante.
5) Si stabilisce un compenso per l’incarico pari a Euro ______________________ lordi/annui (o altro dettaglio retributivo: ______________________), nonché eventuali rimborsi spese documentati.
6) La presente nomina è subordinata all’accettazione scritta del nominato, da rendersi entro giorni ______ dalla data odierna, e alla verifica degli eventuali requisiti professionali previsti dalla normativa.
7) Il Consiglio si riserva la facoltà di revocare l’incarico, in qualsiasi momento, per giustificato motivo o per sopravvenute esigenze organizzative, con provvedimento motivato.
Non essendovi ulteriori argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la riunione alle ore __________________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente del CdA
____________________________________
Nome e Cognome: ________________________________________________________
Il Segretario
____________________________________
Nome e Cognome: ________________________________________________________
Il/La nominato/a (per accettazione)
____________________________________
Nome e Cognome: ________________________________________________________
Data accettazione: ______________________
Per presa visione:
Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) (se presente)
____________________________________
Nome e Cognome: ________________________________________________________
Data redazione verbale: ______________________
(Allegati: curriculum del nominato, documentazione relativa ai requisiti professionali, copia della presente delibera)