Il “verbale CDA approvazione bilancio consolidato” è il documento redatto a seguito della riunione del Consiglio di Amministrazione in cui viene formalmente approvato il bilancio consolidato del gruppo. In esso si riportano data, partecipanti, quorum e la formulazione della delibera con le motivazioni essenziali, si richiamano i documenti esaminati (relazione gestionale, prospetti consolidati, pareri dei sindaci o del collegio sindacale e dei revisori) e si attestano eventuali deleghe o condizioni poste all’approvazione; il verbale, firmato dal presidente e dal segretario o da chi ne fa le veci, funge da prova formale dell’avvenuta approvazione ed è rilevante ai fini di adempimenti societari, depositi e verifiche di conformità normativa.
Come scrivere un verbale CDA approvazione bilancio consolidato
Nel redigere il verbale del consiglio di amministrazione relativo all’approvazione del bilancio consolidato è necessario registrare in modo chiaro, completo e documentabile tutti gli elementi che consentano di ricostruire il processo decisionale, la legittimità della riunione e il contenuto tecnico e giuridico della deliberazione. Il verbale deve quindi aprire con l’indicazione del giorno, dell’ora e del luogo della riunione, della modalità di svolgimento (presenziale, da remoto o mista) e dell’elenco formale dei partecipanti presenti e assenti, con l’esplicita constatazione del raggiungimento del quorum richiesto dallo statuto per deliberare; deve altresì riportare la presenza, se intervenuti, dei sindaci effettivi e supplenti, del collegio sindacale, del revisore legale o della società di revisione e di eventuali consulenti esterni chiamati a fornire chiarimenti tecnici.
Il contenuto istruttorio posto all’esame del Consiglio deve essere richiamato nel verbale con indicazione degli allegati esaminati e del materiale fornito ai consiglieri, quali il progetto di bilancio consolidato, il conto economico e lo stato patrimoniale consolidati, le note integrative, la relazione sulla gestione consolidata, l’elenco e la descrizione delle società incluse nell’area di consolidamento, le politiche e i principi contabili adottati (specificando se si è adottato il principio contabile nazionale ovvero gli IFRS/IAS), nonché il prospetto delle operazioni infragruppo e delle operazioni con parti correlate, le informazioni su eventi successivi alla chiusura e ogni altra documentazione valutata rilevante per l’approvazione. Nel verbale va esplicitato quali aspetti particolarmente significativi siano stati oggetto di illustrazione e discussione: le politiche di consolidamento adottate (esempio: metodo integrale, proporzionale, patrimonio netto), le principali stime e valutazioni soggettive effettuate dalla direzione, le rettifiche di consolidamento e le eliminazioni infragruppo, nonché le poste di bilancio che hanno comportato valutazioni più rilevanti o incertezza maggiore.
Deve essere riportata in modo sintetico ma esaustivo la ricostruzione del dibattito fra i consiglieri: le osservazioni formulate, le richieste di chiarimento rivolte ai responsabili dell’area amministrazione e controllo o ai revisori, le risposte fornite e ogni integrazione documentale decisa in corso di seduta. Il verbale dovrebbe altresì contenere la manifestazione della valutazione del Consiglio circa la congruità e l’adeguatezza dell’organizzazione amministrativa, contabile e dei sistemi di controllo interni rispetto alla predisposizione del bilancio consolidato, incluse eventuali dichiarazioni sull’esistenza di procedure interne di controllo e verifica e sull’idoneità dei flussi informativi provenienti dalle società consolidate. Se esistono pareri formali del collegio sindacale o della società di revisione, il verbale deve richiamarli e allegarli, annotando se i sindaci hanno espresso rilievi, osservazioni o riserve e se il revisore ha espresso opinioni, rilievi o richieste di chiarimento, nonché la risposta del management a tali rilievi.
La parte decisionale del verbale deve contenere la proposta formale di approvazione formulata dall’organo competente e il testo della deliberazione adottata, con l’indicazione esplicita che il bilancio consolidato è stato approvato in quella sede, le eventuali condizioni o modifiche approvate e l’indicazione di chi è incaricato di sottoscrivere e depositare i documenti contabili a seguito dell’approvazione. È opportuno riportare nel verbale i risultati della votazione, specificando i voti favorevoli, contrari e le astensioni, nonché eventuali dichiarazioni di voto dissenzienti o di voto con riserva; qualora vi siano conflitti di interesse di amministratori, il verbale deve riportare la natura del conflitto, l’astensione o il voto espresso e le azioni adottate per gestire la situazione nel rispetto delle previsioni statutarie e normative.
In relazione agli adempimenti successivi all’approvazione, il verbale deve indicare le determinazioni assunte in merito alla sottoscrizione del bilancio consolidato da parte degli amministratori e delle persone autorizzate, nonché l’incarico di predisporre e depositare presso gli uffici competenti la documentazione richiesta dalla normativa vigente e di curarne la pubblicazione ove prevista. Va inoltre richiamata ogni determinazione concernente la successiva convocazione dell’assemblea dei soci, se prevista, e l’eventuale trasmissione alle società del gruppo degli elementi informativi necessari per l’adempimento dei loro obblighi.
Infine il verbale deve chiudersi con l’indicazione dell’ora di chiusura della seduta e con la sottoscrizione del presidente della riunione e del segretario verbalizzante (o di chi abbia svolto tale funzione), nonché l’eventuale firma dei partecipanti o la registrazione della verbalizzazione in modalità elettronica conformemente alle disposizioni statutarie e alle prassi societarie. Il verbale dovrà essere custodito nel libro delle deliberazioni del consiglio e corredato, in allegato, da tutte le evidenze documentali richiamate in sede di approvazione per consentire una completa ricostruzione sia ai soci sia agli organi di controllo e agli eventuali organi istituzionali o ispettivi.
Fac simile verbale CDA approvazione bilancio consolidato
VERBALE DELLA RIUNIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
______________________________ (Denominazione sociale)
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________ (sede della società o luogo della riunione), si è riunito il Consiglio di Amministrazione della società sopra indicata.
Presiede la riunione il Sig./la Sig.ra ______________, nella sua qualità di Presidente del Consiglio di Amministrazione. Assume la funzione di segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra ______________, che provvede alla redazione del presente verbale.
Sono presenti i signori:
– ______________ (Carica)
– ______________ (Carica)
– ______________ (Carica)
– ______________ (Carica)
– ______________ (Carica)
Sono assenti:
– ______________ (Carica)
– ______________ (Carica)
Il Presidente dichiara validamente costituito il Consiglio di Amministrazione, verificata la regolarità della convocazione e la sussistenza del numero legale per la validità delle deliberazioni.
Ordine del giorno:
1. Approvazione del bilancio consolidato relativo all’esercizio chiuso al ______________;
2. Relazioni e documenti collegati: relazione sulla gestione consolidata, nota integrativa consolidata, rendiconto finanziario consolidato, relazione della società di revisione indipendente;
3. Deliberazioni correlate e conferimento di deleghe per la sottoscrizione, deposito e pubblicazione dei documenti approvati;
4. Varie ed eventuali.
Il Presidente introduce il primo punto all’ordine del giorno e illustra ai presenti i prospetti e la documentazione relativi al bilancio consolidato dell’esercizio chiuso al ______________, predisposti dalla Direzione Amministrativa/Contabile e dal Collegio dei Revisori/Organo di controllo. Sono altresì allegati alla documentazione: la relazione sulla gestione consolidata, la nota integrativa consolidata, il rendiconto finanziario consolidato e la relazione della società di revisione indipendente.
Segue discussione fra i membri del Consiglio di Amministrazione su valori, criteri di consolidamento, politiche contabili adottate, eventi successivi alla chiusura dell’esercizio e informazioni richieste dalla normativa vigente. Dopo ampia disamina i membri dichiarano di aver preso visione della documentazione sopra indicata.
Il Presidente pone quindi in votazione la proposta di deliberazione di approvazione del bilancio consolidato relativo all’esercizio chiuso al ______________, composto da: stato patrimoniale consolidato, conto economico consolidato, rendiconto finanziario consolidato, nota integrativa consolidata, e relativi allegati e relazioni.
Delibera
Il Consiglio di Amministrazione, con il seguente esito della votazione:
– Favorevoli: ______________
– Contrari: ______________
– Astenuti: ______________
delibera di approvare, per quanto esposto e nelle forme e nei termini così come risultano dalla documentazione sottoposta, il bilancio consolidato della Capogruppo per l’esercizio chiuso al ______________, composto dai prospetti contabili e dalla documentazione elencata in premessa, unitamente alla relazione sulla gestione consolidata e alla relazione dei revisori.
Il Consiglio, altresì, delibera:
– di incaricare il/la Presidente del Consiglio di Amministrazione e/o il/la Amministratore Delegato/Dirigente competente, con poteri di rappresentanza disgiunti o congiunti ______________ (indicare modalità), a sottoscrivere a nome della società il bilancio consolidato approvato e ogni documento inerente, nonché a compiere tutte le formalità previste dalla normativa vigente per il deposito, la pubblicazione, la comunicazione e l’iscrizione dei documenti approvati presso gli uffici competenti e i registri pubblici;
– di autorizzare il compimento di tutti gli adempimenti necessari per la presentazione del bilancio consolidato agli organi di controllo, agli azionisti e agli enti pubblici competenti, ivi compresi il deposito presso la sede sociale, il deposito presso il Registro delle Imprese e la pubblicazione ove previsto dalla legge;
– di dare mandato al/la ______________ (Responsabile amministrativo/contabile) per predisporre ed effettuare le necessarie comunicazioni e per curare l’eventuale allegazione dei documenti richiesti dalle procedure di vigilanza e controllo.
Si prende atto che la documentazione relativa al bilancio consolidato approvato sarà messa a disposizione nei termini di legge degli interessati e che la società provvederà agli adempimenti previsti dalla normativa vigente.
Non essendovi ulteriori punti all’ordine del giorno, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la riunione.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: ________________________________
Il Segretario verbalizzante: ________________________________
Per presa visione e adesione (se richiesto):
Il Consigliere: ________________________________
Il Consigliere: ________________________________
Il Consigliere: ________________________________
Allegati:
– Bilancio consolidato al ______________ (prospetti contabili)
– Nota integrativa consolidata
– Relazione sulla gestione consolidata
– Rendiconto finanziario consolidato
– Relazione della società di revisione indipendente
– Elenco società consolidate e criteri di consolidamento
– Eventuali altri documenti: ______________