Si tratta del documento ufficiale redatto al termine della riunione del Consiglio di Amministrazione in cui viene registrata la discussione e la decisione formale di approvare il business plan della società. Il verbale riporta elementi essenziali come data, partecipanti, le principali argomentazioni emerse, l’esito della votazione e la delibera adottata, nonché eventuali condizioni o deleghe per l’attuazione; alla firma del presidente e del segretario assume valore probatorio e contabile. Oltre a costituire la prova formale dell’approvazione, il verbale può essere richiesto da revisori, banche o autorità e funge da base per l’esecuzione delle strategie e per la responsabilità degli amministratori.
Come scrivere un verbale CDA approvazione business plan
Nel verbale del consiglio di amministrazione che registra l’approvazione del business plan devono trovare posto, con chiarezza e precisione, gli elementi identificativi che consentano di ricostruire in modo incontrovertibile quando e come la decisione è stata adottata: la data, l’ora e il luogo della riunione, la modalità di convocazione e gli estremi della comunicazione inviata ai consiglieri, nonché l’indicazione formale dell’organo che presiede la seduta e della persona che assume le funzioni di segretario verbalizzante. È altresì essenziale riportare l’elenco completo degli intervenuti con la loro qualifica societaria e l’eventuale rappresentanza per delega, specificando quando siano state esercitate deleghe e allegandone copia o indicandone le modalità di conferimento, in modo da attestare il corretto costituito del consiglio e la sussistenza del quorum necessario per deliberare.
Il contesto e l’ordine del giorno devono essere ricostruiti in modo esaustivo: oltre alla semplice menzione che il business plan è stato all’ordine del giorno, il verbale dovrebbe riferire i documenti posti a base della discussione e consegnati ai consiglieri, indicando titoli, data di redazione, versione del modello finanziario, eventuali memorie di accompagnamento o relazioni degli advisor esterni e l’eventuale parere del collegio sindacale o di altri organi societari. La sintesi della presentazione sostanziale fatta in sede di consiglio, con l’indicazione della persona che ha illustrato il piano (amministratore delegato, direttore finanziario, consulente) e dei punti salienti esposti, è un’altra componente indispensabile: è opportuno che il verbale riporti i presupposti strategici adottati, gli orizzonti temporali considerati, gli obiettivi quantitativi e qualitativi, nonché le ipotesi macroeconomiche e di mercato su cui poggiano le proiezioni.
Deve essere documentata con precisione la natura e il contenuto dei dati economico-finanziari che accompagnano il piano: le principali poste di conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario previsionali, i fabbisogni di investimento e di capitale circolante, le fonti di finanziamento previste, gli indicatori chiave di performance e gli scenari alternativi oggetto di analisi. Il verbale dovrebbe descrivere la presenza e i risultati di studi di sensitività o stress test, le soglie ritenute critiche per le azioni correttive e ogni ipotesi di exit o piano di ristrutturazione collegata al piano. Una trattazione circostanziata dei rischi più significativi e delle strategie di mitigazione proposte contestualizza la decisione e giustifica eventuali deleghe o condizioni poste dall’organo deliberante.
La decisione stessa deve essere riportata con una formulazione precisa della delibera: non basta indicare che il business plan è stato “approvato”, è preferibile riprodurre testualmente la proposizione adottata dal consiglio, specificando per quali esercizi e con quale allegato formale il piano è approvato, eventuali condizioni sospensive o motivate riserve e le conseguenti determinazioni sulle competenze operative. Se il consiglio attribuisce deleghe a specifici amministratori o organi per l’attuazione del piano, per la negoziazione e la sottoscrizione di contratti di finanziamento, per l’assunzione di impegni vincolanti o per la ricerca di partner strategici, il verbale deve stabilire con chiarezza i limiti della delega, i poteri conferiti, i massimali economici e le eventuali necessità di ulteriori comunicazioni o ratifiche da parte del consiglio. Anche l’esito della votazione merita essere riportato fedelmente: è opportuno indicare se la delibera è stata approvata all’unanimità, con maggioranza semplice o qualificata, e registrare eventuali astenuti o dissensi, preferibilmente nominando chi ha espresso voto difforme e la motivazione ove sia stata manifestata.
Il verbale deve altresì contenere gli elementi relativi a conflitti di interesse: qualsiasi amministratore che abbia dichiarato un interesse, diretto o indiretto, in relazione al piano o a singole operazioni ad esso collegate deve vedere riportata nel verbale la dichiarazione e le conseguenti determinazioni dell’organo sul trattamento del conflitto, ivi compresa l’eventuale esclusione dal voto. Sono rilevanti anche le determinazioni relative agli adempimenti successivi all’approvazione: l’indicazione delle azioni operative da porre in essere, il naming dei responsabili interni incaricati dell’implementazione, il calendario delle milestone e la frequenza dei report che dovranno essere sottoposti al consiglio, con la precisazione dei contenuti minimi di tali report (aggiornamenti finanziari, scostamenti rispetto a previsioni, azioni correttive intraprese).
Nel verbale andranno infine specificate le modalità di conservazione e di allegazione della documentazione: l’elenco degli allegati che si intendono incorporare per riferimento, l’eventuale deposito della versione integrale del business plan nel libro delle decisioni del consiglio e la possibilità di accesso da parte degli organi di controllo e dei revisori, nonché eventuali impegni in tema di comunicazione societaria o informativa verso gli azionisti, il mercato o le autorità competenti. È prassi consolidata che il verbale si chiuda con l’indicazione delle firme autenticate del presidente del consiglio e del segretario verbalizzante, la data di redazione definitiva e, se pertinente, la modalità di sottoscrizione digitale o cartacea, elementi che ne garantiscono prova legale e tracciabilità per eventuali verifiche future.
Fac simile verbale CDA approvazione business plan
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
della Società ______________
In data ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale in ______________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della società ______________, regolarmente convocato.
Sono intervenuti:
– ______________ (Presidente)
– ______________ (Amministratore)
– ______________ (Amministratore)
– ______________ (Amministratore)
Sono assenti giustificati: ______________
Funzioni:
– Presiede la riunione il Sig./la Sig.ra ______________ in qualità di Presidente.
– Funzione di Segretario verbalizzante svolta dal Sig./dalla Sig.ra ______________.
Ordine del giorno:
1) Esame e approvazione del Business Plan della società per il periodo ______________ – ______________;
2) Attribuzione di mandate esecutive per l’attuazione del Business Plan;
3) Varie ed eventuali.
Il Presidente, constatato che il numero dei componenti presenti è sufficiente per la validità della riunione e delle deliberazioni ai sensi dello statuto, dichiara aperta la seduta e passa alla trattazione del primo punto all’ordine del giorno.
1) Esame e approvazione del Business Plan
Il Presidente illustra il contenuto del Business Plan redatto da ______________, depositato agli atti e allegato al presente verbale quale Allegato A, illustrando tempi, obiettivi strategici, piani economico-finanziari e fabbisogni di investimento per il periodo ______________ – ______________.
Dopo ampia discussione, il Consiglio prende atto delle informazioni fornite e, con riferimento agli obiettivi e alle risorse indicate, passa alla votazione della seguente proposta di deliberazione:
Delibera n. ______________
Il Consiglio, esaminato il Business Plan sopra richiamato,
– approva il Business Plan della società per il periodo ______________ – ______________, così come presentato / con le modifiche indicate in sede di discussione ______________;
– prende atto dei principali indicatori economico-finanziari riportati nel Business Plan e delle linee strategiche di sviluppo ivi contenute ______________.
Risultato della votazione:
– Favorevoli: ______________
– Contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Esito: ______________ (es. approvata all’unanimità / approvata a maggioranza / respinta).
2) Attribuzione di mandate esecutive
Il Consiglio, con la stessa votazione / con votazione separata (risultato: ______________), delibera di conferire i poteri necessari per l’esecuzione del Business Plan al/alla Sig./Sig.ra ______________ (Amministratore Delegato / Direttore Generale), con i seguenti poteri e limiti:
– sottoscrivere contratti, accordi e impegni necessari all’attuazione degli interventi previsti nel Business Plan, entro il limite di spesa annuo pari a ______________;
– negoziare e sottoscrivere finanziamenti, linee di credito e relativi documenti accessori fino all’importo massimo di ______________, previo tempestivo informativa al Consiglio;
– nominare e revocare procuratori e delegati per specifici ambiti di intervento relativi all’attuazione del Piano ______________;
– compiere tutte le ulteriori operazioni ordinarie e straordinarie consequenziali all’attuazione del Business Plan, nei limiti e secondo le modalità concordate con il Consiglio ______________.
Responsabilità e reporting:
Il Consiglio richiede al/alla Sig./Sig.ra ______________ di presentare rendicontazioni periodiche sullo stato di attuazione del Piano con cadenza ______________ (es. trimestrale), corredate da aggiornamento dei principali indicatori economico-finanziari e da eventuali richieste di adeguamento delle risorse.
3) Varie ed eventuali
Non essendoci altre questioni all’ordine del giorno / Sono state discusse le seguenti ulteriori questioni: ______________.
Non essendovi altri argomenti da trattare, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo ______________, data ______________
Il Presidente: ________________________________ ______________
Il Segretario verbalizzante: ________________________________ ______________
Per presa visione e accettazione:
Amministratore delegato / Consigliere delegato: ________________________________ ______________