Si tratta del documento redatto come verbale del Consiglio di Amministrazione in cui viene formalizzata la delega a una o più persone per compiere operazioni bancarie per conto della società: il verbale attesta la decisione collegiale, specifica i poteri conferiti, i limiti operativi, le modalità di firma e le eventuali durate o condizioni di revoca, e costituisce prova formale richiesta sia dall’istituto di credito sia, se necessario, per l’iscrizione nelle visure o per l’aggiornamento dei registri societari; perché sia efficace deve rispettare le norme statutarie e di legge applicabili e spesso essere integrato da documenti di identità e dalla certificazione dell’autenticità delle sottoscrizioni richiesta dalla banca.
Come scrivere un verbale CDA delega operazioni bancarie
Il verbale del consiglio di amministrazione che formalizza la delega per operazioni bancarie deve descrivere con precisione e senza ambiguità la situazione societaria e la decisione assunta: pertanto deve indicare in apertura la data, l’ora e il luogo della riunione, la società cui il verbale si riferisce con la sua ragione sociale completa, la sede legale, il numero di iscrizione nel registro delle imprese e il codice fiscale/partita IVA, nonché la composizione del CdA presente e la modalità di convocazione dell’assemblea, evidenziando quorum e maggioranza che ha reso valida la decisione e riportando eventuali astensioni o voti dissenzienti. È inoltre essenziale che il verbale contenga il testo integrale della deliberazione così come è stato formulato, con la dichiarazione esplicita che il consiglio, esercitando i poteri attribuitigli dallo statuto e dalla normativa vigente, conferisce determinate facoltà operative a uno o più soggetti; il testo deve quindi specificare chiaramente chi sono i delegati, riportando il loro nome e cognome, la qualifica societaria (ad esempio amministratore delegato, direttore generale, procuratore), i dati identificativi rilevanti (numero documento di identità e codice fiscale, specialmente quando la banca richiede tali informazioni per la verifica KYC) e ogni eventuale rappresentante esterno investito di poteri.
La portata della delega deve essere descritta in modo concreto e circoscritto: il verbale deve elencare in forma chiara le tipologie di operazioni consentite, per esempio l’apertura e la chiusura di conti correnti o di deposito, l’esecuzione di bonifici e disposizioni di pagamento, l’emissione e l’incasso di effetti e assegni, l’attivazione e l’uso di canali di home banking, la sottoscrizione di contratti di finanziamento, la concessione o l’accettazione di garanzie reali o personali, l’operatività in valuta estera e su strumenti finanziari. Accanto alla descrizione della natura delle operazioni deve essere indicato se la firma per l’esecuzione è singola o congiunta, i limiti monetari per singola operazione e per periodo (se previsti), eventuali condizioni sospensive o necessità di approvazione preventiva del consiglio per operazioni eccedenti determinate soglie, la durata temporale della delega (data di inizio e scadenza o indicazione di revoca) e il potere o meno di subdelega. Questi elementi servono a creare certezza giuridica nei confronti degli intermediari finanziari e a definire i confini della responsabilità dei delegati.
Il verbale deve altresì prevedere disposizioni procedurali e di controllo: è opportuno che riporti l’obbligo per il delegato di riferire periodicamente al consiglio sull’operatività svolta, la frequenza e la forma di tali rendicontazioni, nonché ogni obbligo di informazione immediata in caso di operazioni rilevanti o anomale. Se la delibera prevede l’allegazione di moduli o di un repertorio di firme, il verbale deve menzionare l’esistenza e il contenuto di tali allegati e indicare chi è autorizzato a fornire alla banca copie certificate del verbale o certificazioni di firma; va precisato che le banche possono essere autorizzate a fare affidamento sul verbale fino a formale comunicazione scritta di revoca e come debbano essere effettuate le notifiche di revoca o modifica (ad esempio tramite raccomandata, PEC o documento autenticato). Quando l’operatività riguarda intermediari esteri o strumenti che richiedono formalità aggiuntive, il verbale dovrebbe registrare eventuali modalità di autenticazione o legalizzazione del documento richieste.
Dal punto di vista della forma e della conservazione, il verbale deve essere redatto in modo leggibile e integrare, se necessario, riferimenti a statuto e atti societari che giustificano la possibilità di delegare tali poteri, deve essere sottoscritto dal presidente e dal segretario o dal cancelliere che hanno verbalizzato la seduta e deve essere annotato nel libro dei verbali del consiglio ovvero depositato secondo le procedure previste dalla normativa societaria; la possibilità di produrre alla banca copia conforme all’originale o estratto autenticato va esplicitata, così come l’indicazione delle persone autorizzate a richiedere tali copie. Infine, è buona prassi riportare nel verbale ogni conflitto di interesse rilevato dai partecipanti e le misure adottate per la corretta gestione del conflitto, nonché la raccomandazione di verificare la conformità della delibera alle norme antiriciclaggio e alle disposizioni di legge applicabili, ricorrendo, se necessario, al parere del consulente legale o del revisore.
Fac simile verbale CDA delega operazioni bancarie
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
Società: ______________
Forma giuridica: ______________
Sede legale: ______________
Numero iscrizione Registro Imprese / REA: ______________
Codice fiscale / Partita IVA: ______________
Luogo: ______________
Data: ______________
Ora: ______________
Il giorno ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale sopra indicata, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della società indicata, regolarmente convocato.
Presiede la riunione ______________ in qualità di Presidente del CdA.
Funzione di segretario verbalizzante è svolta da ______________.
Sono presenti i signori:
1) ______________ — carica: ______________
2) ______________ — carica: ______________
3) ______________ — carica: ______________
(aggiungere eventuali altri presenti: ______________)
Assenti giustificati: ______________
Il Presidente, accertato che il numero dei presenti rappresenta il quorum necessario per la validità della seduta, dichiara aperta la riunione e propone il seguente ordine del giorno:
1) Delega di poteri per operazioni bancarie e finanziarie;
2) Varie ed eventuali.
Svolta la discussione sugli argomenti all’ordine del giorno, il Consiglio delibera quanto segue.
Deliberazione:
Il Consiglio, preso atto delle esigenze operative della Società e ritenuto opportuno conferire specifici poteri per la gestione dei rapporti bancari e delle operazioni finanziarie, all’unanimità / con la seguente maggioranza ______________, delibera di conferire, ai sensi dello Statuto sociale e della normativa vigente, i seguenti poteri e deleghe:
1. Oggetto della delega
La delega ha ad oggetto la rappresentanza della Società nei confronti di istituti di credito, intermediari finanziari e altri enti per tutte le operazioni bancarie e finanziarie necessarie alla gestione dell’attività sociale, ivi comprese, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
– apertura, gestione e chiusura di conti correnti bancari e postali, conti deposito, cassette di sicurezza e rapporti finanziari in generale;
– firma e sottoscrizione di ordini di pagamento, bonifici, assegni, Ri.Ba., domiciliazioni, incassi e pagamenti in genere, anche tramite strumenti elettronici e telematici;
– richiesta e gestione di fidi, scoperti di conto, anticipazioni, finanziamenti a breve e medio-lungo termine, mutui e qualsiasi altro tipo di credito, nonché sottoscrizione dei relativi contratti, patti e garanzie accessorie;
– emissione e sottoscrizione di cambiali, fideiussioni, avalli, garanzie reali e personali, pegni e ipoteche;
– adesione e utilizzo di servizi di banking online, trading, treasury e cash management, inclusa la gestione di credenziali, token e dispositivi di sicurezza;
– sottoscrizione di convenzioni, deleghe di firma, procure speciali e altri atti strumentali relativi alle operazioni sopra indicate.
2. Beneficiario della delega
Sono destinatari della presente delega i signori:
– ______________ — carica: ______________ (con firma: ____ firma singola / congiunta)
– ______________ — carica: ______________ (con firma: ____ firma singola / congiunta)
– ______________ — carica: ______________ (con firma: ____ firma singola / congiunta)
(Indicare la modalità di sottoscrizione prevista: ad esempio “firma disgiunta per importi fino a ______________; firma congiunta per importi superiori a ______________”)
3. Poteri di firma
I delegati sono autorizzati a compiere tutti gli atti necessari e utili per l’esecuzione delle operazioni di cui al punto 1, ivi compresa la sottoscrizione dei documenti contrattuali e delle dichiarazioni richieste dagli istituti di credito, nonché a rilasciare quietanze liberatorie.
4. Limiti e condizioni
La presente delega è conferita con i seguenti limiti e condizioni:
– Ammontare massimo per singola operazione senza preventiva autorizzazione del Consiglio: ______________;
– Ammontare massimo complessivo per periodo ______________ (mese/anno): ______________;
– Eventuali operazioni sottoposte a preventiva autorizzazione del CdA: ______________.
5. Durata e revoca
La delega avrà durata a decorrere dal ______________ fino al ______________, salvo revoca anticipata da parte del Consiglio di Amministrazione. Il Consiglio può in qualsiasi momento modificare, integrare o revocare la presente delega.
6. Sub-delega
I delegati possono o non possono (barrare la scelta) ______________ conferire sub-delega ad altri soggetti per l’esecuzione di specifiche operazioni, fermo restando il mantenimento della responsabilità in capo ai delegati originari.
7. Comunicazione agli istituti di credito
Si impartisce mandato al Presidente ed al segretario del CdA affinché trasmettano copia del presente verbale agli istituti di credito e agli intermediari interessati, richiedendo l’aggiornamento delle loro procedure interne e l’annotazione delle firme dei delegati nei relativi moduli di sottoscrizione.
Si autorizza altresì la banca ______________, filiale ______________, a riconoscere come valide le sottoscrizioni dei delegati sopra indicati fino a revoca scritta del Consiglio.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: ______________________________________
Firma: ______________
Data: ______________
Il Segretario: _____________________________________
Firma: ______________
Data: ______________
Per presa visione e accettazione (delegati principali)
1) Nome e cognome: ______________ — Firma: ______________ — Data: ______________
2) Nome e cognome: ______________ — Firma: ______________ — Data: ______________
3) Nome e cognome: ______________ — Firma: ______________ — Data: ______________
Per ricevuta e presa visione (Istituto di credito)
Istituto: ______________ — Filiale: ______________
Rappresentante: ______________ — Firma: ______________ — Data: ______________
Allegati (se presenti):
– Copia documenti di identità dei delegati: ______________
– Moduli bancari: ______________
– Altro: ______________