Il verbale del Consiglio di Amministrazione relativo agli adeguati assetti organizzativi è un documento ufficiale che attesta le decisioni prese dagli amministratori in merito all’organizzazione interna dell’azienda. In particolare, si riferisce alla valutazione e all’adozione di misure, procedure e strutture idonee a garantire il funzionamento efficiente, il controllo dei rischi e il rispetto degli obblighi normativi, come previsto dall’articolo 2086 del Codice Civile. Questo verbale serve a dimostrare che il consiglio ha valutato la situazione dell’impresa, ha preso in esame l’adeguatezza degli assetti amministrativi, organizzativi e contabili e ha deliberato eventuali interventi o miglioramenti necessari, offrendo una tutela agli amministratori in caso di contestazioni future sulla gestione societaria.
Come scrivere un verbale CDA adeguati assetti organizzativi
Un verbale del Consiglio di Amministrazione (CDA) che attesti l’adeguatezza degli assetti organizzativi deve essere redatto con attenzione, affinché rifletta correttamente il processo decisionale e le valutazioni svolte dall’organo amministrativo. In primo luogo, il documento deve dare conto della convocazione, della regolare costituzione della riunione e dell’identità dei partecipanti, evidenziando eventuali presenze di soggetti esterni o professionisti chiamati a relazionare sulla materia in oggetto. È fondamentale che emergano dal verbale i riferimenti agli strumenti informativi e documentali messi a disposizione dei consiglieri, come report gestionali, relazioni degli organi di controllo o delle funzioni aziendali preposte.
Nel corso della trattazione, il verbale deve riportare in modo puntuale le argomentazioni sviluppate in merito agli assetti organizzativi dell’impresa, illustrando sia le valutazioni effettuate sull’idoneità della struttura aziendale rispetto alla dimensione, alla natura e alla complessità dell’attività svolta, sia l’analisi di eventuali criticità riscontrate. È importante che traspaiano le considerazioni riguardanti la chiarezza delle deleghe, la struttura gerarchica, la suddivisione di compiti e responsabilità, la presenza di procedure formalizzate e sistemi di controllo interno, nonché la capacità dell’assetto organizzativo di assicurare la continuità aziendale e la tempestiva rilevazione di eventuali segnali di crisi.
Inoltre, il verbale deve documentare le discussioni tra i consiglieri, evidenziando le diverse posizioni eventualmente emerse e le motivazioni sottese alle decisioni adottate. Nel caso siano state proposte modifiche o integrazioni agli assetti, è necessario che venga dato conto delle soluzioni prospettate, dei relativi impatti e delle tempistiche di attuazione. È altresì opportuno che il verbale rifletta la consapevolezza del Consiglio rispetto agli obblighi normativi di cui all’articolo 2086 del Codice Civile, dimostrando che il CDA ha effettivamente valutato la conformità degli assetti organizzativi alle previsioni di legge e alle best practice di governance.
Infine, il verbale deve riportare in maniera chiara e inequivocabile le deliberazioni assunte, specificando se si tratta di una conferma dell’adeguatezza degli assetti esistenti o dell’adozione di provvedimenti correttivi, e indicando le responsabilità attribuite per l’attuazione delle decisioni prese. Tutto ciò deve essere redatto con un livello di dettaglio tale da consentire, anche a posteriori, la ricostruzione del processo decisionale e delle ragioni che hanno condotto alle conclusioni raggiunte dal Consiglio di Amministrazione.
Fac simile verbale CDA adeguati assetti organizzativi
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
Oggi, ______________ (data), alle ore ______________, presso la sede sociale di ______________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della società ______________, regolarmente convocato dal Presidente, ai sensi di statuto.
Sono presenti:
– ______________ (Presidente)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (eventuali altri presenti)
Assume la presidenza il/la Sig./Sig.ra ______________, il quale nomina quale segretario il/la Sig./Sig.ra ______________.
Constatata la regolare costituzione del Consiglio, il Presidente dichiara aperta la seduta ed espone il seguente
ORDINE DEL GIORNO:
1. Adozione degli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili ai sensi dell’art. 2086 c.c.;
2. Varie ed eventuali.
Il Presidente illustra ai presenti la necessità di verificare e, se necessario, adottare idonei assetti organizzativi, amministrativi e contabili al fine di garantire la rilevazione tempestiva della crisi d’impresa e la continuità aziendale, così come previsto dalla normativa vigente.
Dopo ampia discussione, il Consiglio, all’unanimità,
DELIBERA
– di adottare un sistema di assetti organizzativi, amministrativi e contabili adeguati alla natura e alle dimensioni dell’impresa, che prevedano:
– la definizione di procedure e responsabilità interne per il monitoraggio costante dell’andamento economico, finanziario e patrimoniale;
– l’implementazione di strumenti di controllo di gestione idonei a rilevare tempestivamente eventuali segnali di crisi;
– la nomina del/la Sig./Sig.ra ______________ quale responsabile dell’attuazione e del monitoraggio degli assetti organizzativi adottati;
– la periodica revisione degli assetti in relazione all’evoluzione dell’attività aziendale.
Null’altro essendovi da deliberare, la seduta è tolta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente ______________
Il Segretario ______________
_________________________
(firme)