Il verbale del Consiglio di Amministrazione relativo alla cooptazione di un consigliere è il documento ufficiale che attesta la riunione durante la quale il consiglio ha deliberato di nominare un nuovo membro in sostituzione di un consigliere cessato. Questo processo, chiamato cooptazione, è previsto dalla legge e dallo statuto sociale per garantire la continuità dell’organo amministrativo senza dover attendere l’assemblea dei soci. Nel verbale vengono riportate le motivazioni della cooptazione, i dati del nuovo consigliere, il rispetto delle normative e delle procedure statutarie e la volontà dei membri del consiglio. Il documento viene poi firmato dal presidente e dal segretario della seduta per renderlo ufficiale e valido agli effetti di legge.
Come scrivere un verbale CDA cooptazione consigliere
Un verbale di Consiglio di Amministrazione relativo alla cooptazione di un consigliere deve essere redatto in modo da documentare in maniera precisa e completa l’intero iter della decisione, assicurando la validità delle deliberazioni adottate e la trasparenza dell’operato dell’organo amministrativo. In primo luogo, il verbale deve riportare la data, l’ora e il luogo della riunione, oltre alla modalità con cui questa si è svolta, specificando se in presenza o mediante strumenti di collegamento a distanza, qualora previsto dallo statuto. È necessario identificare tutti i partecipanti, indicando i nominativi dei componenti del consiglio presenti, eventuali assenti giustificati o ingiustificati, nonché chi assume la presidenza e il segretariato della seduta.
La trattazione della cooptazione deve essere introdotta con la descrizione puntuale dell’ordine del giorno, in cui venga esplicitamente menzionata la necessità di procedere alla sostituzione di un consigliere cessato dall’incarico, specificandone le cause (ad esempio, dimissioni, decesso o decadenza) e la data in cui si è verificata tale cessazione. Viene poi esposta la normativa di riferimento, sia statutaria sia legale, che consente la cooptazione, solitamente con un richiamo all’articolo dello statuto societario e all’articolo 2386 del Codice Civile, che disciplina la nomina per cooptazione nei consigli di amministrazione delle società per azioni italiane.
Nel corso della discussione, il verbale deve riportare fedelmente gli interventi dei consiglieri, le motivazioni addotte e le eventuali proposte di candidatura, precisando il nominativo della persona proposta per la cooptazione e le ragioni della scelta, tra cui possono rientrare competenze professionali, esperienze pregresse o eventuali raccomandazioni. È fondamentale evidenziare se la persona proposta possiede i requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza previsti dalla legge e dallo statuto, nonché l’assenza di situazioni di incompatibilità o cause di ineleggibilità o decadenza.
Il verbale deve dare conto delle modalità di voto adottate dal consiglio, che possono essere a scrutinio palese o segreto, e del risultato della votazione, indicando il numero di voti favorevoli, contrari o eventuali astenuti, in modo da documentare che la delibera è stata approvata con la maggioranza richiesta dallo statuto. Successivamente, viene formalizzata la nomina del nuovo consigliere, con la dichiarazione di accettazione da parte dell’interessato e, se presente, la sua immediata partecipazione ai lavori del consiglio. È opportuno precisare anche la durata dell’incarico, che normalmente coincide con quella residua del mandato del consigliere sostituito, in conformità con la normativa vigente.
Infine, il verbale deve essere sottoscritto dal presidente e dal segretario, attestando la veridicità di quanto discusso e deliberato. In alcune circostanze, può essere necessario allegare documenti di supporto, come il curriculum vitae del consigliere cooptato e la dichiarazione di accettazione della carica, da menzionare all’interno del testo. L’intero documento deve essere redatto in modo chiaro, preciso e conforme alle regole formali previste per il libro dei verbali del consiglio di amministrazione, assicurando così la regolarità e la legittimità della procedura di cooptazione.
Fac simile verbale CDA cooptazione consigliere
VERBALE DI RIUNIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
____________________ S.p.A.
L’anno ____________, il giorno ____________ del mese di ____________, alle ore ____________, presso la sede legale della Società in ________________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della ________________ S.p.A.
Sono presenti:
– ____________________
– ____________________
– ____________________
– ____________________
Assume la presidenza il/la Sig./Sig.ra ____________________, che, constatata la regolare convocazione e la presenza del numero legale dei consiglieri, dichiara aperta la seduta.
Il Presidente espone che il Consigliere ____________________, per motivi ____________________, ha rassegnato le proprie dimissioni con decorrenza dal ________________.
Il Consiglio prende atto delle dimissioni e, ai sensi dell’articolo ______________ dello Statuto sociale e dell’articolo 2386 del Codice Civile, si procede alla cooptazione di un nuovo Consigliere.
Il Presidente propone di cooptare il/la Sig./Sig.ra ____________________, nato/a a ____________________ il ________________, codice fiscale ____________________, residente in ____________________, quale nuovo Consigliere fino alla prossima Assemblea.
Il Consiglio, dopo breve discussione, delibera all’unanimità di:
– Prendere atto delle dimissioni del Consigliere ____________________;
– Cooptare il/la Sig./Sig.ra ____________________ quale nuovo Consigliere fino alla prossima Assemblea dei Soci;
– Confermare che il nuovo Consigliere possiede i requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza previsti dalla normativa vigente e dallo Statuto sociale.
Il/la Sig./Sig.ra ____________________, presente, accetta la nomina e dichiara di non trovarsi in alcuna delle situazioni di ineleggibilità o decadenza previste dalla legge.
Null’altro essendovi da deliberare, la seduta viene tolta alle ore ____________.
Letto, confermato e sottoscritto.
__________________________
Il Presidente
__________________________
Il Segretario