Quando un orologio viene affidato a un laboratorio per un intervento, il modulo di accettazione registra la presa in carico e la richiesta del cliente. Si usa in una gioielleria o da un orologiaio, per una riparazione già concordata oppure quando serve prima una diagnosi e un preventivo. Lo compila l’addetto che riceve l’orologio, con il cliente che conferma i dati dell’affidamento. Il documento aiuta a distinguere le condizioni in cui il pezzo è stato consegnato da quelle rilevate dopo il lavoro e a ricondurlo al proprietario corretto. Inoltre, chiarisce quale intervento è stato richiesto e riduce gli equivoci su custodia e restituzione.
Come compilare il modello
Compila il modulo al momento della consegna dell’orologio, insieme al cliente, prima di avviare controlli o interventi. Serve a identificare l’oggetto, registrare le condizioni in cui viene affidato e documentare che cosa è stato richiesto e autorizzato. I campi possono variare da un laboratorio all’altro: le indicazioni seguenti sono buone pratiche operative, non un elenco di requisiti legali universali.
Inserisci i dati necessari a ricontattare il cliente e a restituire l’orologio: nome e cognome, recapito telefonico o e-mail e, se utile per la spedizione, indirizzo. Verifica che siano leggibili e concorda quale recapito usare per comunicazioni sul preventivo. Altri dati, come il codice fiscale, sono facoltativi se non servono per la gestione amministrativa. Raccogli solo le informazioni pertinenti e tratta i dati personali secondo le procedure del laboratorio.
Identifica l’orologio nel modo più preciso possibile: marca, modello o referenza e numero di serie, se presente e leggibile. Aggiungi tipologia (per esempio meccanico o al quarzo), materiale o colore della cassa e altri elementi utili a distinguerlo. Se un dato non è disponibile, scrivi “non rilevato” o “non leggibile”, invece di lasciarlo ambiguo o di formulare un’ipotesi. Puoi annotare anche il valore dichiarato dal cliente, specificando che è una sua indicazione.
Descrivi lo stato esterno al momento della presa in carico, registrando graffi, ammaccature, vetro lesionato, cinturino usurato o componenti mancanti. Indica se la verifica è stata solo visiva e non attribuire al cliente un danno senza averlo concordato. Annota separatamente gli accessori consegnati, come scatola, maglie, fibbia o documenti, e la quantità; evita formule generiche come “con accessori”. Fotografie datate possono integrare la descrizione, ma non sostituiscono una registrazione chiara.
Nel campo del guasto riferito, riporta le parole del cliente e i sintomi osservati, distinguendoli dalla diagnosi del tecnico. Per esempio, “il cliente riferisce che si ferma dopo alcune ore” non equivale a dichiarare che la causa sia la batteria. Se esegui un controllo iniziale, indicane l’esito e i limiti; non attestare impermeabilità o precisione senza una verifica adeguata.
Specifica l’intervento richiesto, il costo concordato oppure l’importo del preventivo, chiarendo se si tratta di una stima ancora da confermare. Indica se il lavoro può iniziare subito o richiede l’approvazione del cliente dopo la diagnosi. Definisci come comportarti per eventuali riparazioni aggiuntive o costi superiori: meglio chiedere un’autorizzazione separata, annotandone data e modalità. Una data prevista di riconsegna va presentata come indicativa, se non è certa.
Completa il modulo con data di consegna, numero progressivo della pratica e nominativo dell’addetto che riceve il bene. Fai firmare il cliente per confermare la consegna e le condizioni descritte, non per attestare una diagnosi non ancora eseguita. La firma dell’addetto e una copia rilasciata al cliente migliorano la tracciabilità. Correggi eventuali errori in modo leggibile e condiviso, senza modifiche non concordate dopo la sottoscrizione.
Fac simile Modulo accettazione orologio per riparazione
SCHEDA DI ACCETTAZIONE OROLOGIO PER RIPARAZIONE
| Laboratorio / esercizio | ____________________________ | Riferimento pratica | ________________ |
| Indirizzo | ____________________________ | Data di accettazione | ____ / ____ / ________ |
| Telefono / e-mail | ____________________________ | Addetto all’accettazione | ________________ |
DATI DEL CLIENTE
| Nome e cognome / Ragione sociale | ________________________________________________ | ||
| Indirizzo | ________________________________________________ | ||
| Codice fiscale / Partita IVA | ____________________________ | Telefono | ________________ |
| ________________________________________________ | Contatto preferito | ☐ Telefono ☐ E-mail |
IDENTIFICAZIONE DELL’OROLOGIO
| Marca | ____________________________ | Modello | ____________________________ |
| Numero di referenza | ____________________________ | Numero di serie | ____________________________ |
| Tipologia | ☐ Polso ☐ Tasca ☐ Altro: __________ | Movimento | ☐ Meccanico manuale ☐ Automatico ☐ Quarzo ☐ Altro: __________ |
| Materiale cassa / bracciale | ________________________________________________ | Altri elementi identificativi | ____________________________ |
ACCESSORI E DOCUMENTI CONSEGNATI
| ☐ Orologio senza bracciale/cinturino | ☐ Scatola | ☐ Garanzia / documenti |
| ☐ Bracciale / cinturino aggiuntivo | ☐ Maglie aggiuntive, quantità: ______ | ☐ Altro: ____________________ |
| Descrizione degli accessori e dei documenti ricevuti ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
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CONDIZIONI RILEVATE AL MOMENTO DELLA CONSEGNA
| Stato di funzionamento | ☐ Funzionante ☐ Funzionante con anomalie ☐ Non funzionante ☐ Non verificato |
| Carica / indicazione osservata | ________________________________________________ |
| Cassa e fondello | ☐ Senza danni evidenti ☐ Graffi / segni ☐ Ammaccature ☐ Altro: __________ |
| Vetro / quadrante / lancette | ________________________________________________ |
| Corona / pulsanti / lunetta | ________________________________________________ |
| Bracciale / cinturino / chiusura | ________________________________________________ |
| Segni di urto, umidità o manomissione visibili | ________________________________________________ |
| Anomalie o danni riscontrati | ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
| Riferimento a fotografie o allegati | ________________________________________________ |
SEGNALAZIONE DEL CLIENTE E INTERVENTO RICHIESTO
| Problema riscontrato / circostanze in cui si manifesta ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
| Intervento richiesto ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
| Eventuali urti, contatti con acqua o interventi precedenti dichiarati ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
DIAGNOSI, PREVENTIVO E AUTORIZZAZIONE
| Attività autorizzata al momento dell’accettazione | ☐ Sola diagnosi e preventivo ☐ Riparazione indicata nella presente scheda, entro il limite economico sotto indicato ☐ Altra attività: ________________________________ |
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| Importo massimo autorizzato, IVA inclusa | € ____________________ ☐ Non autorizzo interventi prima dell’approvazione del preventivo | ||
| Corrispettivo per diagnosi / preventivo, se previsto | € ____________________ ☐ Non previsto | ||
| Preventivo comunicato il | ____ / ____ / ________ | Importo preventivato, IVA inclusa | € ____________________ |
| Esito del preventivo | ☐ Accettato ☐ Rifiutato ☐ In attesa di decisione | Data della decisione | ____ / ____ / ________ |
| Interventi e componenti autorizzati ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
Firma del cliente per approvazione ____________________________ |
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| Ulteriori lavorazioni autorizzate successivamente Descrizione: ________________________________________________________________ Importo aggiuntivo, IVA inclusa: € ____________________ Data: ____ / ____ / ________ |
Firma del cliente ____________________________ |
TEMPI E RICONSEGNA
| Data indicativa di completamento | ____ / ____ / ________ | Modalità di riconsegna | ☐ Ritiro in sede ☐ Spedizione, se concordata |
| Note su tempi o modalità di riconsegna | ________________________________________________________________________________ | ||
DICHIARAZIONI E CONDIZIONI DI ACCETTAZIONE
Il cliente dichiara di consegnare l’orologio identificato nella presente scheda e conferma, per quanto a propria conoscenza, la correttezza delle informazioni fornite. Il laboratorio prende in carico l’orologio e gli eventuali accessori elencati, per la diagnosi e/o gli interventi espressamente autorizzati.
Eventuali lavorazioni o costi ulteriori rispetto a quanto autorizzato saranno sottoposti al cliente per approvazione prima di essere eseguiti. In assenza di approvazione, il laboratorio procederà secondo quanto concordato con il cliente per la restituzione dell’orologio; gli eventuali costi di diagnosi o preventivo sono quelli indicati nella presente scheda.
La data di completamento è indicativa e potrà variare in relazione agli accertamenti, alla disponibilità dei componenti e agli interventi necessari; eventuali aggiornamenti saranno comunicati al cliente. La resistenza all’acqua non si intende verificata o garantita dal solo intervento di riparazione: eventuali controlli e relativo esito saranno indicati nella scheda di riconsegna o nella documentazione di lavorazione.
Il cliente dichiara di aver letto e accettato quanto riportato nella presente scheda e di riceverne copia.
| Luogo e data ____________________________ |
Firma del cliente per accettazione e autorizzazione
________________________________________ |
| Firma dell’addetto all’accettazione
________________________________________ |
Numero pratica ____________________________ |
SEZIONE RISERVATA ALLA RICONSEGNA
| Data di riconsegna | ____ / ____ / ________ | Importo finale, IVA inclusa | € ____________________ |
| Interventi eseguiti ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
Componenti sostituiti ________________________________________________________________________________ |
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| Prove e controlli effettuati | ☐ Funzionamento ☐ Riserva di carica ☐ Cronometria ☐ Tenuta all’acqua ☐ Altro: ____________________ ☐ Non eseguiti |
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| Esito dei controlli / anomalie residue ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
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| Note sulla garanzia dell’intervento, se applicabile ________________________________________________________________________________ |
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| Orologio e accessori restituiti | ☐ Orologio ☐ Scatola ☐ Documenti ☐ Maglie / accessori ☐ Altro: __________ | ||
| Firma del cliente per ricevuta
________________________________________ |
Firma dell’addetto
________________________________________ |