Un verbale di assemblea deserta di una cooperativa è il documento formale che attesta che la riunione convocata non ha potuto tenersi per mancanza del numero legale di soci necessario a deliberare. Nel testo vengono registrati i dati essenziali della convocazione e la constatazione della deserta, firmata dalle persone preposte, con la funzione di fissare ufficialmente la situazione e permettere le successive procedure previste dallo statuto e dalla normativa, come la nuova convocazione o gli adempimenti necessari quando le decisioni non possono essere assunte per assenza di quorum.
Come scrivere un Verbale assemblea deserta cooperativa
Nel verbale di un’assemblea deserta di una cooperativa è essenziale ricostruire con precisione cronologica e formale tutti i fatti che hanno determinato l’impossibilità di tenere la riunione, in modo che il documento possa svolgere piena efficacia probatoria e consentire di adottare gli atti successivi in conformità allo statuto e alla normativa vigente. Occorre pertanto indicare innanzitutto il giorno, il luogo e l’ora di convocazione, con la precisazione dell’orario in cui è previsto l’inizio dell’assemblea e dell’ora in cui è stata constatata la mancata presenza del numero legale. Deve essere riportata la dizione della convocazione effettivamente effettuata (ad esempio se ordinaria o straordinaria), la data e le modalità con cui gli avvisi sono stati inviati ai soci (posta, PEC, raccomandata, affissione, e-mail), nonché il contenuto dell’avviso o il riferimento testuale all’ordine del giorno così come risultava dall’avviso di convocazione.
Il verbale dovrebbe poi documentare la verifica della rappresentanza dei soci chiamati a partecipare: vanno annotate, se presenti, le generalità delle persone convenute o la indicazione che non vi è stata alcuna presenza, con riferimento al numero di quote o di voti rappresentati e al mancato raggiungimento del quorum statutario o legale richiesto per l’adunanza. Se sono stati ricevuti poteri di rappresentanza o deleghe, il verbale deve menzionare la loro assenza o la loro eventuale non conformità; se è stata tentata una verifica delle presenze e non è stato possibile costituire l’assemblea, è opportuno descrivere le operazioni compiute e il risultato della verifica.
Va descritta la dichiarazione formale con cui il presidente dell’assemblea o il soggetto che ha convocato prende atto dell’assemblea deserta e dichiara l’impossibilità di procedere alle deliberazioni previste dall’ordine del giorno. Nel verbale si riportano le esatte parole con cui è stata fatta questa constatazione, perché tale formula costituisce l’atto amministrativo che interrompe la procedura assembleare. Se è stata adottata una decisione consequenziale (ad esempio la fissazione di una nuova convocazione in seconda o ulteriore convocazione nei termini statutari o di legge), la proposta e la modalità della nuova convocazione devono essere annotate con precisione: data, ora, luogo e modalità di comunicazione ai soci, nonché il riferimento alla norma statutaria o legale che consente la nuova convocazione. Se invece non si è preso alcun impegno o la competenza per la nuova convocazione è rimessa ad altri organi sociali, va indicato chi dovrà provvedere.
Il verbale deve anche contenere l’indicazione del soggetto incaricato della redazione del verbale stesso e la firma del redattore; in mancanza di soci presenti, è comunque necessario che il verbale sia sottoscritto da chi ha proceduto alla constatazione (il presidente della convocazione, il segretario o altro funzionario), con l’indicazione del ruolo ricoperto. Quando lo statuto o la legge lo richiedono, è opportuno precisare se si è fatto ricorso a un notaio o se il verbale dovrà essere poi verbalizzato in forma notarile. È utile, per completezza, richiamare nel testo le norme statutarie e le disposizioni di legge che regolano la costituzione dell’assemblea e le conseguenze dell’assemblea deserta, in modo che il verbale attesti la conformità delle operazioni svolte alle regole interne ed esterne.
Infine, per garantire la tracciabilità e la conservazione, il verbale dovrebbe essere annotato nel libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’assemblea o nel registro previsto, con riferimento al numero progressivo del verbale e alla data di iscrizione; deve essere chiaro che nessuna deliberazione sull’ordine del giorno è stata assunta a causa della mancanza del quorum, e il documento deve essere conservato fra gli atti societari a disposizione dei soci e degli organi di controllo, avendo valore di piena documentazione dell’evento e delle decisioni consequenziali eventualmente assunte.
Fac simile Verbale assemblea deserta cooperativa
VERBALE DI ASSEMBLEA DESERTA
Cooperativa: ______________
Sede legale: ______________
Via/Piazza, n.: ______________
C.F./P.IVA: ______________
Numero REA: ______________
In data ______________, alle ore ______________, presso la sede/sociale in ______________ (o altro luogo indicato: ______________), si procedeva alla convocazione dell’assemblea della Cooperativa sopra indicata, regolarmente indetta con avviso di convocazione inviato in data ______________ mediante ______________ (es. raccomandata, PEC, posta elettronica, affissione, altro: ______________) ai sensi dello Statuto.
Ordine del giorno:
1) ________________________________________________________________________
2) ________________________________________________________________________
3) ________________________________________________________________________
Risultato della convocazione
Risultano aventi diritto di partecipare all’assemblea n. ______________ soci.
Alle ore ______________ risultano presenti e/o rappresentati n. ______________ soci, per complessive n. ______________ quote/azioni.
Il numero legale richiesto per la validità dell’assemblea, ai sensi dello Statuto/Normativa vigente, è di n. ______________ soci/quote.
Constatato che non è stato raggiunto il numero legale necessario per la validità dell’assemblea, il Presidente/Facente funzioni ______________ dichiara l’assemblea deserta alle ore ______________.
Deliberazioni
Essendo l’assemblea deserta, non si è proceduto alla trattazione e alla votazione degli argomenti posti all’ordine del giorno.
Rinvi e comunicazioni
Si stabilisce di rinviare la trattazione degli argomenti all’assemblea da riconvocare per il giorno ______________ alle ore ______________ presso ______________ (luogo), con convocazione che sarà effettuata mediante ______________ (modalità e termini della nuova convocazione: ______________), ai sensi dello Statuto.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________
Il Presidente: ________________________________ Nome e Cognome: ______________
Il Segretario: ________________________________ Nome e Cognome: ______________
Eventuali annotazioni a verbale:
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