Si tratta del documento ufficiale che riporta in forma sintetica ma completa quanto avvenuto durante l’assemblea dei soci della cooperativa in cui si è discussa e deliberata la nomina del revisore dei conti. Il verbale attesta la data e il luogo dell’assemblea, l’identità e la rappresentanza dei partecipanti, il testo della proposta, l’esito della votazione con l’indicazione del nominativo scelto e l’eventuale accettazione da parte del revisore, garantendo così la tracciabilità e la conformità alle norme statutarie e civilistiche; viene sottoscritto da chi ha presieduto e da chi ha verbalizzato e conservato negli atti sociali.
Come scrivere un Verbale assemblea soci cooperativa per nomina revisore conti
La verbalizzazione dell’assemblea dei soci di una cooperativa convocata per la nomina del revisore dei conti deve offrire una ricostruzione formale, completa e verificabile dell’intera procedura decisionale, in modo che da quel documento siano immediatamente desumibili tutti i presupposti di legittimità, i poteri esercitati e gli effetti giuridici prodotti. Il verbale deve quindi aprirsi con l’indicazione precisa del giorno, dell’ora di inizio e della sede dell’adunanza, precisando se la riunione è ordinaria o straordinaria e richiamando la modalità di convocazione utilizzata (avviso ai soci, modalità e termini di pubblicazione o notifica), con la specificazione dell’eventuale seconda convocazione e dei riferimenti statutari o normativi che hanno disciplinato la chiamata. È indispensabile registrare la presenza effettiva dei soci partecipanti, identificandoli con nome, cognome, eventualmente ragione sociale per soci persone giuridiche, domicilio o sede legale, codice fiscale o partita IVA se rilevante, nonché il numero di quote o di voti attribuiti a ciascuno e la somma del capitale o dei diritti di voto rappresentati in assemblea: tali elementi servono a fare piena certezza sul calcolo dei quorum costitutivi e deliberativi applicati. Se sono state conferite deleghe o procure, il verbale deve descrivere il numero e l’oggetto delle deleghe, nonché la conformità delle stesse alle previsioni statutarie, allegando quando necessario le copie o richiamandone l’esibizione in sede di riunione; se la riunione si svolge mediante collegamento telematico o con modalità miste, la verbalizzazione deve altresì rendere conto delle misure adottate per l’identificazione dei partecipanti e per la verifica della continuità della connessione.
Va poi ricostruita la composizione dell’organo assembleare, con l’indicazione di chi ha presieduto l’adunanza e di chi ha svolto le funzioni di segretario o di altro soggetto incaricato della redazione del verbale; se è intervenuto un notaio o un consulente esterno, occorre annotarlo e, se pertinente, allegare i relativi atti o pareri. Il verbale deve riportare integralmente l’ordine del giorno così come è stato posto in discussione, il testo della proposta di nomina sottoposta a voto e ogni documentazione preliminare messa a disposizione dei soci (curriculum del candidato o dei candidati, dichiarazioni di accettazione dell’incarico, autocertificazioni circa i requisiti di onorabilità, indipendenza e incompatibilità, numero di iscrizione al registro professionale ove richiesto, e ogni altro documento probatorio). È importante che siano descritti i contenuti delle dichiarazioni rese in assemblea, in particolare l’eventuale presentazione del candidato, le motivazioni della proposta e le eventuali dichiarazioni dell’interessato circa l’accettazione della nomina, le eventuali incompatibilità o conflitti di interesse rivelati, nonché eventuali osservazioni o richieste formulate dai soci durante la discussione.
La parte decisoria del verbale deve mostrare in modo incontrovertibile la procedura di votazione adottata e gli esiti numerici ottenuti: si dovrà specificare se il voto è avvenuto per appello nominale, per alzata di mano, per scrutinio segreto o con altra modalità prevista dallo statuto, e riportare il computo delle votazioni con l’indicazione dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni, nonché la base sulla quale è stato valutato il quorum (numero di soci o di quote rappresentate e percentuale rispetto al capitale o ai diritti di voto). Nel caso in cui lo statuto preveda soglie particolari o riserve di voto (quote vincolate, soci aventi particolari diritti), il verbale deve richiamare esplicitamente tali previsioni e attestare il loro rispetto. Oltre all’esito numerico, il verbale deve formalizzare la determinazione del termine dell’incarico del revisore, la decorrenza dell’incarico stesso, l’eventuale indennità o compenso stabilito dall’assemblea e ogni clausola relativa alla revoca, alla sostituzione o alle modalità di affidamento del mandato, nonché le eventuali istruzioni particolari affidate al revisore in relazione all’attività di controllo che dovrà svolgere.
Non vanno trascurate le formalità di conformità e di pubblicità: il verbale deve contenere i richiami agli obblighi normativi e statutari cui la nomina è soggetta e l’indicazione degli adempimenti successivi predisposti dall’organo sociale, come la comunicazione o l’iscrizione presso gli organismi competenti e il Registro delle Imprese nella misura e nei termini previsti dalla normativa vigente. Qualsiasi titolo, autorizzazione o parere acquisito in funzione della validità della nomina deve essere menzionato e, se necessario, allegato al verbale. Infine il documento deve essere sottoscritto secondo le modalità previste dallo statuto o dalla legge; normalmente la firma del presidente dell’assemblea e del segretario costituisce la sottoscrizione del verbale, accompagnata dall’indicazione del luogo e della data, e dall’eventuale firma del revisore nominato che attesti l’avvenuta accettazione e l’assenza di condizioni di incompatibilità. È buona prassi, per garantire valore probatorio e trasparenza, allegare al verbale l’elenco dei partecipanti, le copie delle deleghe ricevute, le dichiarazioni di accettazione e le autocertificazioni del candidato; il verbale così redatto deve essere conservato dagli organi sociali nel fascicolo societario e reso disponibile per le verifiche previste dalla normativa sulla trasparenza e sulla responsabilità degli amministratori e dei revisori.
Fac simile Verbale assemblea soci cooperativa per nomina revisore conti
VERBALE DELL’ASSEMBLEA DEI SOCI
della Cooperativa ______________
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________ (Comune) presso la sede sociale in ______________, si è riunita l’Assemblea dei soci della Cooperativa ______________, con sede legale in ______________, codice fiscale/partita IVA ______________, regolarmente convocata mediante avviso del ______________ e secondo le modalità previste dallo Statuto sociale.
Presiede l’Assemblea il Sig./La Sig.ra ______________, nella sua qualità di Presidente del Consiglio di Amministrazione / Socio ______________, che constata e fa constare quanto segue.
Sono presenti e/o rappresentati n. ______________ soci sui complessivi n. ______________, che rappresentano complessivamente n. ______________ quote/azioni e corrispondono a ______________% del capitale sociale. L’elenco dei soci presenti e delle deleghe conferite è allegato al presente verbale per formarne parte integrante (Allegato A: Elenco presenze e deleghe).
Il Presidente nomina per l’assemblea il Sig./La Sig.ra ______________ quale Segretario verbalizzante, il quale accetta.
Il Presidente dichiara che l’Assemblea è validamente costituita e può deliberare sugli argomenti posti all’ordine del giorno, che viene letto e risulta essere il seguente:
Ordine del giorno
1. Nomina del Revisore dei Conti / Revisore Legale dei Conti per il periodo ______________ / per il mandato ______________ e determinazione del compenso;
2. Varie ed eventuali.
Si passa alla trattazione del punto 1 dell’ordine del giorno.
Il Presidente espone ai soci le ragioni e le modalità della nomina del revisore dei conti, proponendo la nomina del/la Dott./Dott.ssa / Rag. ______________, nato/a a ______________ il ______________, codice fiscale ______________, con studio/professione in ______________ (indirizzo), quale Revisore dei Conti / Revisore Legale dei Conti per il periodo / per il mandato indicato.
Dopo ampia discussione, l’Assemblea procede alla votazione sulla proposta di nomina come sopra formulata.
Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Con voti favorevoli ______________, voti contrari ______________ e astenuti ______________, l’Assemblea delibera di nominare quale Revisore dei Conti / Revisore Legale dei Conti della Cooperativa ______________ il/la Sig./Sig.ra ______________ (codice fiscale ______________), per il periodo / per il mandato dal ______________ al ______________ (o per il triennio finanziario ______________), con decorrenza dall’atto e fino a scadenza del mandato.
L’Assemblea delibera altresì di determinare il compenso lordo annuo / forfettario / per singola prestazione in favore del Revisore dei Conti nella misura di ______________ (e/o rimborso spese come da documento allegato / secondo quanto previsto dallo Statuto), da corrispondersi con le modalità concordate.
Il/la Sig./Sig.ra ______________ dichiara di accettare l’incarico con decorrenza ______________, di essere a conoscenza degli obblighi e delle incompatibilità previsti dalle norme vigenti e dallo Statuto sociale e di possedere i requisiti di legge per l’assunzione dell’incarico.
Non essendovi ulteriori interventi, si passa al punto 2 dell’ordine del giorno: Varie ed eventuali. Nessuno chiedendo la parola, esauriti gli argomenti, il Presidente dichiara chiusa la discussione alle ore ______________.
Il presente verbale, steso su carta libera, viene letto, approvato e sottoscritto come segue.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente dell’Assemblea: ________________________________ ______________
Il Segretario verbalizzante: ________________________________ ______________
Il Revisore dei Conti nominato (per presa visione/accettazione): ________________________________ ______________
Allegati:
– Allegato A: Elenco soci presenti e deleghe ______________
– Eventuali documenti di accettazione/incarico ______________
Il presente verbale sarà trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’Assemblea dei soci della Cooperativa ______________ e custodito presso la sede sociale in ______________.