La gestione degli ammanchi di cassa rappresenta uno degli aspetti più delicati e complessi nella redazione del bilancio. In presenza di discrepanze tra il conteggio manuale e quello contabile, è fondamentale intervenire tempestivamente per uniformare il valore contabile a quello effettivo. Tale operazione, che coinvolge specifiche scritture contabili e una precisa gestione fiscale, deve essere eseguita con la massima attenzione e nel rispetto dei principi di redazione del bilancio e della normativa vigente, in particolare alla luce della risoluzione AdE 54/E/2010.
Nel momento in cui si evidenzia un ammanco di cassa – fenomeno che può avere origine da una varietà di motivazioni, quali errori operativi, arrotondamenti concessi dopo l’emissione degli scontrini, errori materiali nella restituzione del resto o addirittura furti – il primo intervento riguarda la corretta contabilizzazione della differenza. La scrittura contabile standard prevede la registrazione mediante l’addebito del conto “Ammanchi di cassa” e l’aggregazione in “Cassa e valori”. Tale conto, considerato un costo, viene rilevato tra gli Oneri diversi di gestione, specificamente in B14 del conto economico, e ha il compito di rappresentare la perdita documentata derivante dalla differenza tra il valore fisico e quello registrato.
Una volta effettuata la registrazione contabile, diventa essenziale gestire l’ammanco anche da un punto di vista fiscale. La normativa non prevede un articolo specifico nel Tuir che disciplini la deducibilità o l’indeducibilità degli ammanchi di cassa; pertanto, occorre fare riferimento, oltre ai principi di redazione del bilancio, alla risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 54/E/2010. Secondo tale risoluzione, per poter riconoscere l’ammanco come una posta fiscalmente deducibile, è necessario dimostrare che esso sia fisiologico, inevitabile e connaturato all’attività esercitata. È altrettanto imprescindibile che ogni ammanco sia debitamente documentato tramite un verbale redatto dal responsabile dei controlli interni aziendali insieme al responsabile di cassa. Questa documentazione assume particolare rilievo nei contesti in cui l’azienda opera in settori caratterizzati da un elevato flusso di contanti, come la grande distribuzione, mentre risulta più difficile da produrre in piccole realtà o in attività che non prevedono il contatto diretto con il pubblico.
Nel caso in cui non si riescano a soddisfare i requisiti previsti, l’ammanco verrà considerato indeducibile ai fini dell’IRES e dell’IRAP, rendendo necessaria una ripresa fiscale pari all’importo dell’ammanco registrato. La possibilità di distinguere, sin dall’esercizio annuale, tra ammanchi deducibili e indeducibili può agevolare notevolmente il lavoro in sede di redazione della dichiarazione dei redditi, permettendo di registrare, già nel corso dell’anno, i relativi conti di costo distinti per natura fiscale, pur rimanendo entrambi inclusi nella voce “Oneri diversi di gestione” in B14 del conto economico.
La quotidianità operativa impone di rilevare la presenza di ammanchi di cassa con regolarità, tipicamente a fine giornata, al momento del versamento dei contanti in banca o durante controlli periodici. La prassi operativa suggerisce che, non appena le differenze di incasso vengono identificate, la scrittura contabile correttiva debba essere tempestivamente redatta per evitare che il valore contabile si discosti ulteriormente da quello fisico. Questo approccio consente di mantenere un controllo rigoroso sulla gestione della cassa e garantisce una maggiore trasparenza e affidabilità dei dati contabili.
Oltre alla corretta contabilizzazione degli ammanchi, è fondamentale adottare alcune precauzioni per un controllo ottimale della cassa. La cassa, infatti, non può mai assumere un valore negativo e deve essere gestita nel rispetto dei limiti di circolazione del contante, che, secondo la legge di Stabilità, sono fissati in 2.999,99 euro per i contanti e in 999,99 euro per gli assegni. È altresì importante escludere dalla cassa i movimenti sospesi, ossia quelle operazioni che, pur essendo avvenute, non risultano ancora rilevate contabilmente e che devono essere registrate prima del conteggio di fine anno. La gestione delle valute estere, poi, richiede una valutazione al cambio del giorno di chiusura, con l’imputazione degli eventuali utili o perdite derivanti dalle variazioni del tasso di cambio. Infine, i prelievi effettuati dai soci o dal titolare dell’azienda devono essere adeguatamente giustificati e documentati, al fine di evitare contestazioni in sede di controllo.
Nel corso dell’esercizio, se l’azienda è in grado di distinguere con precisione le poste deducibili da quelle indeducibili, essa potrà procedere a una registrazione separata degli ammanchi di cassa. In tal modo, si potranno evidenziare in maniera distinta i costi fiscalmente deducibili e quelli non deducibili, semplificando in futuro l’elaborazione della dichiarazione dei redditi e la gestione fiscale complessiva. Al termine dell’anno, se questa operazione non è stata effettuata, il conto “Cassa e valori” dovrà essere suddiviso in due componenti: quella destinata al denaro contante e agli altri valori, e quella riservata agli assegni. Nel primo gruppo rientrano non solo il denaro liquido, ma anche le valute estere, le carte di credito, i francobolli e altri valori bollati, in modo da garantire una classificazione corretta e puntuale degli elementi in cassa.
In sintesi, la contabilizzazione degli ammanchi di cassa richiede un approccio metodico e ben documentato. Dalla registrazione contabile della differenza, attraverso la scrittura “Ammanchi di cassa a Cassa e valori”, alla distinzione tra le componenti deducibili e indeducibili in ottica fiscale, ogni fase del processo deve essere eseguita con attenzione. L’adozione di una procedura chiara e trasparente, unitamente alla corretta documentazione e alla suddivisione dei conti, consente non solo di garantire la conformità alle normative vigenti, ma anche di prevenire contestazioni future e di facilitare il lavoro di controllo interno ed esterno. Questo livello di rigore, sebbene particolarmente agevole da applicare in contesti di grande distribuzione, può risultare più impegnativo in realtà di dimensioni ridotte o in attività a basso contatto con il pubblico. Tuttavia, la precisione nella gestione degli ammanchi di cassa costituisce un elemento imprescindibile per mantenere un elevato standard di trasparenza e correttezza nella redazione del bilancio, contribuendo così alla solidità e alla credibilità complessiva dell’azienda.