È il verbale della riunione del Consiglio di Amministrazione che registra formalmente la dichiarazione di dimissioni di un consigliere: documento ufficiale redatto dal segretario o verbalista che riporta data, identità del dimissionario, il testo della dichiarazione, la presa d’atto da parte del Consiglio e le eventuali decisioni conseguenti sulla composizione e sulla gestione provvisoria degli incarichi. Ha valore probatorio e può determinare effetti immediati o differiti sulla carica a seconda della formulazione della rinuncia e delle norme statutarie o di legge; il verbale viene conservato negli atti sociali e, se richiesto, depositato o comunicato agli organi competenti e agli stakeholder rilevanti per l’adeguato funzionamento della governance aziendale.
Come scrivere un verbale CDA dimissioni consigliere
Nel verbale del Consiglio di Amministrazione che registra le dimissioni di un consigliere devono essere descritte con precisione e in forma completa tutte le informazioni utili a dare prova certa dell’accaduto, delle determinazioni assunte e degli adempimenti conseguenti, in modo che il documento sia opponibile a terzi e valido ai fini societari e di pubblicità legale. È dunque necessario indicare innanzitutto i dati identificativi della società (ragione sociale e forma giuridica, sede legale, numero di iscrizione al Registro delle Imprese e codice fiscale/partita IVA), la data, l’ora e il luogo in cui si è tenuta la riunione, la qualifica della riunione (ordinaria o straordinaria), il nominativo di chi presiede e di chi svolge la funzione di segretario verbalizzante, nonché l’elenco dei presenti e degli eventuali assenti giustificati o rappresentati per delega, con la specificazione del raggiungimento del quorum costitutivo e deliberativo se il verbale registra anche altre deliberazioni. Il testo integrale o la trascrizione fedele della lettera di dimissioni presentata dal consigliere deve essere allegata o riportata nel corpo del verbale, con l’indicazione della data in cui la stessa è stata protocollata o ricevuta dalla società e della data di efficacia delle dimissioni se diversa dalla ricezione; qualora il consigliere abbia formulato motivazioni, dichiarazioni di conflitto di interessi, rinunce o condizioni, queste vanno annotate con precisione così come eventuali comunicazioni rese dallo stesso in sede di seduta. Il verbale deve chiarire se le dimissioni vengono semplicemente prese atto o se il Consiglio le accetta formalmente, e deve riportare le deliberazioni connesse, come la revoca o la sospensione di deleghe, procure o mandati conferiti al consigliere dimissionario, nonché le indicazioni relative alle attività di passaggio consegne, alla restituzione di documenti aziendali, all’eventuale continuazione temporanea di funzioni e all’individuazione di un referente provvisorio per gli obblighi pendenti. Qualsiasi proposta emersa in sede di riunione per la copertura del posto vacante deve essere riportata, con la descrizione della procedura scelta ai sensi dello statuto sociale: se il Consiglio delibera una cooptazione occorrerà verbalizzare la proposta, l’eventuale votazione e l’accettazione del nuovo consigliere; se invece si decide di convocare l’assemblea dei soci per la nomina, il verbale deve precisare i termini e le modalità di convocazione. È importante che il documento faccia espresso riferimento alle norme statutarie e alla normativa vigente applicabile alla materia delle dimissioni e delle sostituzioni, in modo da motivare le scelte procedurali operate. Vanno inoltre annotate le conseguenti attività amministrative e di pubblicità legale che il Consiglio o gli organi delegati si impegnano a compiere, come la comunicazione al Registro delle Imprese e la richiesta di iscrizione delle modifiche cariche sociali, nonché, se prevista per la società, la segnalazione agli organismi di vigilanza competenti e le eventuali comunicazioni ai mercati o al pubblico (ad esempio nel caso di società quotate). Nel verbale devono essere altresì registrate eventuali pendenze economiche o accordi di transazione correlate alla cessazione dell’incarico, la gestione di strumenti di remunerazione differita o incentivi in essere, e ogni altra dichiarazione del consiglio relativa agli effetti patrimoniali e amministrativi della cessazione. Infine il verbale deve terminare con la sottoscrizione del presidente e del segretario verbalizzante, con l’indicazione del luogo e della data di sottoscrizione, e con la precisazione che il documento verrà raccolto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio; la copia della lettera di dimissioni, degli eventuali atti di accettazione e dei documenti allegati deve rimanere agli atti a corredo del verbale e conservata secondo le regole di conservazione previste dalla normativa e dallo statuto.
Fac simile verbale CDA dimissioni consigliere
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________, presso la sede sociale di ______________, Codice Fiscale / P.IVA ______________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione, regolarmente convocato.
Il Presidente del Consiglio è il Sig./la Sig.ra ______________.
Il Segretario verbalizzante è il Sig./la Sig.ra ______________.
Presenti:
– ______________ (Presidente)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Consigliere)
Assenti giustificati:
– ______________
Assenti non giustificati:
– ______________
Constatato che il numero dei presenti è di ______________ su ______________ membri, il Presidente dichiara validamente costituito il Consiglio e apre la seduta.
Ordine del giorno:
1) Dimissioni del consigliere Sig./Sig.ra ______________ e relative determinazioni.
Il Presidente mette in discussione il punto all’ordine del giorno e comunica che in data ______________ è pervenuta alla Società, tramite ______________, formale lettera di dimissioni da parte del consigliere Sig./Sig.ra ______________, datata ______________ e protocollata con n. ______________ (se applicabile). La lettera di dimissioni è stata esibita e letta ai presenti.
Il consigliere interessato, Sig./Sig.ra ______________, dichiara quanto segue: ______________ (eventuale dichiarazione del dimissionario o campo da compilare).
Dopo breve discussione, il Consiglio prende atto delle dimissioni e, all’unanimità / con la seguente maggioranza ______________ (barrare o indicare esito), delibera:
– Di accettare le dimissioni del consigliere Sig./Sig.ra ______________ con decorrenza dal ______________.
– Di procedere, se del caso, a comunicare le dimissioni all’Assemblea dei Soci e agli organi competenti per gli adempimenti statutari e di legge, nonché alla Camera di Commercio per l’aggiornamento del Registro delle Imprese.
– Di incaricare il Presidente/del Segretario ______________ di espletare le formalità necessarie, ivi comprese le comunicazioni e il deposito dei documenti previste dalla normativa vigente.
Il Consiglio, inoltre, delibera di riservarsi di valutare, nella prossima seduta / o sulla base di proposte da presentare entro il ______________, l’eventuale cooptazione del nuovo consigliere / la proposta di sostituzione all’Assemblea dei Soci.
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: ______________
Il Segretario verbalizzante: ______________
Il Consigliere dimissionario: ______________ (se presente per firma)
Data: ______________
Luogo: ______________