Si tratta del documento formale redatto al termine della riunione dell’assemblea di una cooperativa in cui viene verbalizzata la delibera di richiedere un finanziamento: il verbale riporta data e luogo, l’identità dei partecipanti e il testo della decisione, comprensivo delle motivazioni, delle condizioni richieste e degli eventuali poteri conferiti agli organi sociali o agli amministratori per negoziare e sottoscrivere il contratto. Ha funzione probatoria e documentale verso terzi, in particolare verso banche o istituti finanziari che lo possono richiedere come prova dell’autorizzazione assembleare, e deve essere redatto e sottoscritto secondo le previsioni statutarie e le norme vigenti, quindi conservato negli atti sociali.
Come scrivere un Verbale assemblea cooperativa richiesta finanziamento
Il verbale di un’assemblea di una cooperativa convocata per deliberare una richiesta di finanziamento deve ricostruire in modo completo, chiaro e verificabile tutta la dinamica formale e sostanziale che ha portato alla decisione, fornendo gli elementi indispensabili per dimostrare la regolarità della procedura, la legittimità delle deliberazioni e la concreta portata dell’impegno assunto. In apertura il documento deve indicare il giorno, il luogo e l’ora della convocazione e dell’effettivo inizio dei lavori, il tipo di assemblea riunita (ordinaria o straordinaria) e il richiamo alle modalità di convocazione seguite; non può mancare l’indicazione del presidente dell’assemblea e della persona designata a svolgere le funzioni di segretario o verbalizzante, nonché l’eventuale nomina di scrutatori. La composizione dell’assemblea va descritta con precisione, riportando i nomi dei soci presenti e di quelli rappresentati per delega, la qualifica o il ruolo di ciascuno (socio, amministratore, sindaco), l’eventuale ruolo di eventuali consulenti o rappresentanti del finanziatore presenti, l’ammontare delle quote o dei diritti di voto rappresentati e il calcolo del quorum costitutivo e deliberativo raggiunto sulla base delle previsioni statutarie: questa ricostruzione è essenziale perché in cooperativa le regole di maggioranza possono variare e la validità della delibera dipende dalla conformità ai requisiti statutari e di legge. Devono inoltre essere menzionate eventuali dichiarazioni di conflitto di interesse e le conseguenti astensioni o partecipazioni limitate alle discussioni e/o alle votazioni, con la specificazione di chi si è astenuto o ha lasciato la sala.
Il verbale deve riportare l’ordine del giorno come posto in convocazione e la sequenza delle operazioni svolte, con una sintesi ragionata delle comunicazioni e degli atti esaminati: in particolare va verbalizzata la presentazione della proposta di finanziamento, chi l’ha illustrata (organo amministrativo, legale rappresentante, consulente), i documenti posti a base della decisione (progetto o business plan, bilanci consuntivi e prospettici, piano di rimborso, relazioni tecniche e legali, pareri o perizie) e le informazioni fornite in merito alla necessità dell’indebitamento, alla destinazione delle risorse e all’impatto sulla situazione patrimoniale, economica e finanziaria della cooperativa. La descrizione della proposta di finanziamento deve essere analitica: il verbale deve riportare l’identità del creditore o dei soggetti eroganti (banca, intermediario, confidi, fondi), l’importo richiesto, la durata, il tasso di interesse o i criteri per la determinazione del tasso, le spese e le commissioni previste, le modalità e la periodicità delle rate, eventuali periodi di preammortamento o di moratoria, eventuali garanzie richieste o offerte dalla cooperativa (ipoteche, pegni, cessione di crediti, fideiussioni, garanzie reali o personali) e le condizioni accessorie come covenant finanziari, obblighi informativi, clausole risolutive e penali. Vanno annotate anche le alternative valutate, le proposte di modifica avanzate nel corso della discussione e le precisazioni fornite dal proponente o dai consulenti su rischi e mitigazioni.
La parte decisoria del verbale deve registrare con chiarezza la proposta posta in votazione, la modalità di votazione adottata (ad esempio voto palese, per delega, eventualmente voto segreto se previsto), il computo dei voti a favore, contrari e delle astensioni, e il risultato formale della deliberazione con l’indicazione che la delibera è stata approvata o respinta secondo i quorum e le maggioranze richieste dallo statuto. Se la delibera comporta attribuzione di poteri esecutivi, il verbale deve riportarne il contenuto: la delega conferita agli amministratori o a soggetti specifici di negoziare, stipulare e sottoscrivere i contratti di finanziamento e gli atti accessori, l’indicazione dei limiti di importo, le eventuali condizioni sospensive o risolutive, la facoltà di apportare modifiche tecniche e l’incarico a espletare formalità pubblicitarie e di trascrizione (ad esempio iscrizione di ipoteche o annotazioni camerali), nonché l’autorità di compiere gestioni accessorie necessarie per dare piena esecuzione alla delibera. Occorre menzionare anche l’obbligo di rendicontazione verso l’assemblea e le modalità di rendicontazione concordate, nonché eventuali pattuizioni in merito alla destinazione dei proventi del finanziamento o alle priorità d’uso dei fondi.
Dal punto di vista formale il verbale deve descrivere l’iter di approvazione dello stesso: la proposta di lettura, le eventuali osservazioni, le richieste di integrazione e la successiva approvazione definitiva. È opportuno che il testo indichi chiaramente dove sono conservati gli allegati che fanno parte integrante del verbale (copia della proposta di finanziamento, proiezioni economiche, perizie, offerte ricevute dal mercato, contratti predisposti, deleghe e procure), specificando se ne siano state depositate copie agli atti sociali e che saranno reperibili per le verifiche. Se la delibera riguarda atti che per legge o per statuto richiedono forme particolari, come la stipula per atto pubblico di mutui ipotecari o modifiche statutarie, il verbale deve contenere la dichiarazione che si procederà alla forma prevista e l’incarico al soggetto competente per l’autenticazione o la presenza notarile. Ugualmente, se la decisione comporta obblighi di iscrizione presso il registro delle imprese o altra pubblicità, va indicato l’incarico e la responsabilità di provvedere alle relative iscrizioni.
Il contenuto del verbale deve inoltre consentire una valutazione della sostenibilità dell’operazione: per questo è utile che riassuma i principali elementi del piano di rimborso e gli indici o le condizioni che il finanziatore ha posto, eventuali garanzie prestate dai soci o da terzi, nonché la valutazione, anche sintetica, dei rischi residui emersi in assemblea. Se sono intervenute dichiarazioni rilevanti di amministratori, sindaci o consulenti legali su profili di responsabilità, opponibilità verso terzi o vincoli statutari, è necessario che queste vengano trascritte o riassunte con sufficiente precisione. Qualora nel corso della discussione siano emerse posizioni dissenzienti degne di nota, il verbale deve riportare la volontà di eventuali soci di far iscrivere a verbale il proprio dissenso o la richiesta di porre a verbale osservazioni specifiche; la loro richiesta e il contenuto delle osservazioni costituiscono parte integrante della prova documentale.
Infine il verbale deve essere sottoscritto secondo le modalità previste dallo statuto e dalla prassi societaria: in genere la firma del presidente dell’assemblea e del segretario o verbalizzante è necessaria per attestare la conformità del resoconto. Se la presenza del revisore o del collegio sindacale è obbligatoria per la materia trattata, la firma o il parere di tali organi dovrà essere riportata o allegata. Deve essere indicato il luogo e la data di sottoscrizione e la collocazione degli originali e delle copie; va segnalata l’eventuale volontà di depositare il verbale presso il registro delle imprese o di trasmetterlo al finanziatore, alle autorità competenti o ad altri soggetti interessati. In sintesi, il verbale deve essere uno strumento probatorio completo che riproduca la regolarità procedurale, la chiarezza delle informazioni economico-finanziarie poste alla base della scelta, la misura e i limiti dell’impegno assunto e le autorizzazioni conferite agli organi esecutivi, corredato da tutti gli allegati necessari a ricostruire in modo incontrovertibile la decisione assembleare.
Fac simile Verbale assemblea cooperativa richiesta finanziamento
VERBALE DELL’ASSEMBLEA ______________ DELLA COOPERATIVA ______________
Data: ______________
Ora: ______________
Luogo: ______________ (sede sociale/altro: ______________)
La sottoscritta Cooperativa ______________, con sede legale in ______________, iscritta al Registro delle Imprese di ______________ con numero REA/CF/P.IVA ______________, si è riunita in assemblea ______________, convocata secondo le modalità statutarie.
Presiede l’assemblea ______________ il/la Sig./Sig.ra ______________ in qualità di Presidente e assume la funzione di segretario verbalizzante il/la Sig./Sig.ra ______________.
Constatato e verificato che:
– I partecipanti presenti materialmente sono: ______________;
– I delegati pervenuti sono: ______________;
– Il totale dei soci rappresentati è di n. ______________, corrispondenti a ______________ (percentuale) del capitale sociale;
– L’assemblea, quindi, è valida per deliberare in merito all’ordine del giorno.
Ordine del giorno:
1) Richiesta di finanziamento presso ______________ (istituto/ente finanziatore);
2) Finalità del finanziamento: ______________;
3) Importo richiesto: € ______________;
4) Durata e condizioni desiderate: ______________ (durata), tasso ______________, garanzie richieste ______________;
5) Autorizzazione al Consiglio di Amministrazione/Presidente per la negoziazione, sottoscrizione e stipula del contratto di finanziamento e di ogni atto connesso e strumentale;
6) Delega per la firma dei relativi documenti e rilascio di garanzie, fideiussioni, pegni, ipoteche, e/o altre forme di garanzia ammissibili: ______________;
7) Varie ed eventuali.
Svolgimento:
Il Presidente apre la discussione illustrando le motivazioni della richiesta di finanziamento, come da documentazione predisposta e allegata al presente verbale: business plan ______________, bilanci e documentazione contabile ______________, preventivi e piani di spesa ______________.
Dopo ampia discussione, l’assemblea passa alla votazione delle proposte all’ordine del giorno.
Delibere:
1) Delibera in merito alla richiesta di finanziamento
– Testo della decisione: “L’assemblea della Cooperativa ______________ autorizza la richiesta di un finanziamento presso ______________ per un importo massimo di € ______________, da destinare a: ______________, alle condizioni economiche e tecniche ritenute congrue e comunque non peggiori delle seguenti: durata ______________, tasso ______________, rimborso ______________.”
– Votazione: Favorevoli ______________; Contrari ______________; Astenuti ______________.
– Esito: La delibera è stata dichiarata ______________ (approvata/non approvata).
2) Delibera in merito all’autorizzazione alla negoziazione e sottoscrizione
– Testo della decisione: “L’assemblea autorizza il Consiglio di Amministrazione/il Presidente ______________ a negoziare, definire e sottoscrivere, anche a mezzo di procuratori, ogni documento, contratto, atto, garanzia e scrittura necessaria o opportuna per la conclusione del finanziamento sopra indicato, con facoltà di compiere ogni operazione accessoria e strumentale, ivi incluse le eventuali modifiche e integrazioni degli accordi.”
– Votazione: Favorevoli ______________; Contrari ______________; Astenuti ______________.
– Esito: La delibera è stata dichiarata ______________ (approvata/non approvata).
3) Delega di poteri
– Testo della decisione: “L’assemblea conferisce piena e ampia delega di poteri a favore del/la Sig./Sig.ra ______________ (ruolo: ______________) per la sottoscrizione di ogni atto necessario, firma di garanzie, rilascio di procure e qualsiasi altro atto relativo al finanziamento, con facoltà di sostituzione.”
– Votazione: Favorevoli ______________; Contrari ______________; Astenuti ______________.
– Esito: La delibera è stata dichiarata ______________ (approvata/non approvata).
Si allegano al presente verbale, per farne parte integrante:
– Business plan e piano finanziario: ______________;
– Bilancio ultimo esercizio: ______________;
– Documentazione integrativa e preventivi: ______________;
– Proposte/condizioni ricevute dagli istituti finanziatori: ______________.
Non essendovi altro da deliberare, il Presidente dichiara chiusa l’assemblea alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Firma del Presidente: ________________________________ ______________
Firma del Segretario verbalizzante: ________________________________ ______________
Firme dei soci presenti (o rappresentanti):
1) Nome e cognome: ______________ – Firma: ________________________________
2) Nome e cognome: ______________ – Firma: ________________________________
3) Nome e cognome: ______________ – Firma: ________________________________
4) Nome e cognome: ______________ – Firma: ________________________________
(Allegare eventuale elenco completo presenze e deleghe: ______________)
Data redazione verbale: ______________
Luogo: ______________
Si deposita copia del presente verbale agli atti sociali in data: ______________